Nhiều chủ shop bán hàng nhập 1688 một thời gian khá dài mà vẫn chưa đăng ký kinh doanh. Không phải vì không biết, mà vì cứ tưởng "quy mô còn nhỏ thì chưa cần". Thực tế là ngưỡng bắt buộc thấp hơn nhiều người nghĩ, và một số lợi ích của việc đăng ký ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nhập và khả năng mở rộng.
Bán ở quy mô nào thì cần đăng ký
Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hàng hóa, dịch vụ trên 100 triệu đồng mỗi năm phải nộp thuế. Mốc 100 triệu là ngưỡng thuế, không phải ngưỡng đăng ký kinh doanh, nhưng trong thực tế hai cái đi liền nhau. Một shop bán hàng nhập 1688 ở mức trung bình 10 đến 15 triệu doanh thu mỗi tháng là đã đến vùng cần tính.
Ngoài ngưỡng thuế, các sàn như TikTok Shop, Shopee và Lazada đang dần siết yêu cầu pháp lý với người bán. TikTok Shop hiện yêu cầu giấy tờ doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh để mở một số tính năng, đặc biệt với người bán muốn vào chương trình thương hiệu hoặc mở shop chính hãng. Shopee Mall bắt buộc có giấy phép kinh doanh. Nếu sau này bạn muốn lên Mall hoặc dùng các kênh quảng bá nâng cao trên sàn, việc đã có đăng ký sẽ không mất thêm thời gian.
Hai hình thức đăng ký phổ biến nhất
Người bán hàng nhập 1688 thường có hai lựa chọn chính.
Hộ kinh doanh cá thể là dạng phổ biến nhất. Đăng ký tại UBND phường hoặc quận, thủ tục đơn giản, lệ phí thấp. Hộ kinh doanh chịu thuế khoán hoặc thuế theo doanh thu thực tế tùy ngành và địa phương. Phù hợp với shop quy mô một đến năm người, doanh thu dưới khoảng 10 tỷ đồng một năm.
Doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH phù hợp khi quy mô lớn hơn, khi bạn muốn có hóa đơn VAT đầu ra để bán cho khách doanh nghiệp, hoặc khi cần tài khoản ngân hàng công ty để thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài theo kênh chính ngạch. Thành lập công ty phức tạp hơn hộ kinh doanh một chút về mặt thủ tục, nhưng không quá khó nếu dùng dịch vụ kế toán bên ngoài.
Với phần lớn chủ shop nhập 1688 đang ở giai đoạn đầu đến trung, hộ kinh doanh là điểm bắt đầu thực tế nhất. Nâng lên công ty sau này khi cần, không phải từ đầu.
Lợi ích cụ thể ảnh hưởng đến việc nhập hàng
Đây là phần nhiều người không tính đến khi nghĩ đến đăng ký kinh doanh, nhưng lại là phần ảnh hưởng trực tiếp nhất đến chi phí nhập.
Nhập hàng chính ngạch có hóa đơn đầu vào. Khi đã có mã số thuế, bạn có thể yêu cầu hóa đơn VAT đầu vào cho lô hàng nhập chính ngạch. Hóa đơn này cho phép khấu trừ thuế VAT đầu vào khi tính thuế phải nộp, tức là giá vốn thực tế thấp hơn so với không có hóa đơn. Không phải lô nào cũng làm chính ngạch, nhưng nếu quy mô tăng, con đường đó mở ra cho bạn.
Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, minh bạch dòng tiền. Nhiều chủ shop dùng tài khoản cá nhân để thu tiền bán hàng và trả tiền hàng lẫn lộn với sinh hoạt phí. Khi doanh thu lên cao, hỗn hợp này làm tính thuế sai, làm khó quản lý biên lãi thật và khó chứng minh lịch sử giao dịch khi cần vay vốn. Tài khoản công ty hoặc hộ kinh doanh tách biệt ra, làm số liệu sạch hơn nhiều.
Đăng ký thương hiệu dễ hơn. Nếu bạn đang xây dựng nhãn riêng trên hàng nhập 1688, đăng ký nhãn hiệu yêu cầu có tư cách pháp nhân hoặc hộ kinh doanh. Không thể đăng ký nhãn hiệu với tư cách cá nhân trong lĩnh vực kinh doanh thông thường.
Mở rộng kênh bán dễ hơn. Shopee Mall, một số kênh B2B, hoặc bán lại cho chuỗi bán lẻ đều yêu cầu hồ sơ doanh nghiệp. Nếu sau này muốn đi theo hướng đó, đã có sẵn giấy tờ thì không mất thêm thời gian xử lý.
Rủi ro khi bán không đăng ký ở quy mô lớn
Bán không đăng ký ở quy mô nhỏ là chuyện rất phổ biến và thường không có vấn đề gì ngay. Nhưng khi doanh thu tăng lên, rủi ro cũng tăng theo.
Truy thu thuế và phạt. Cơ quan thuế ngày càng dùng dữ liệu từ sàn thương mại điện tử để rà soát người bán có doanh thu lớn nhưng không kê khai. Nếu bị truy thu, bạn sẽ phải trả thuế cho nhiều năm trước cộng thêm tiền phạt. Khoản này có thể bằng nhiều tháng lãi của shop.
Bị khóa tài khoản sàn. Một số sàn đã bắt đầu yêu cầu xác minh thuế hoặc giấy phép kinh doanh với người bán vượt ngưỡng doanh thu. Nếu không đáp ứng kịp, tài khoản có thể bị hạn chế hoặc dừng hoạt động trong lúc đang chạy chiến dịch.
Không thể chứng minh thu nhập. Khi cần vay vốn kinh doanh để mở rộng quy mô nhập hoặc đa dạng hóa sản phẩm, ngân hàng và quỹ tín dụng yêu cầu sao kê tài khoản doanh nghiệp và hồ sơ thuế. Bán không đăng ký thì không có thứ đó.
Quy trình đăng ký hộ kinh doanh trông như thế nào
Thủ tục thực tế không phức tạp. Dưới đây là các bước chính.
- Chuẩn bị hồ sơ: CMND/CCCD, địa chỉ kinh doanh (có thể là địa chỉ nhà), tên hộ kinh doanh và ngành nghề đăng ký. Ngành nghề cần khai rõ, ví dụ "bán lẻ hàng hóa qua mạng" hoặc "bán lẻ hàng tiêu dùng".
- Nộp hồ sơ: tại UBND quận/huyện hoặc phòng tài chính kế hoạch, hoặc nộp online qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia (dangkykinhdoanh.gov.vn) nếu tỉnh thành bạn đã hỗ trợ.
- Thời gian xử lý: thường 3 đến 5 ngày làm việc nếu hồ sơ đủ. Một số nơi có thể dài hơn.
- Lệ phí: theo quy định hiện hành thường ở mức vài trăm nghìn đồng, tùy địa phương.
- Đăng ký mã số thuế: sau khi có giấy chứng nhận hộ kinh doanh, đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế địa phương. Đây là bước cần làm để xuất hóa đơn hoặc khấu trừ thuế đầu vào.
Nếu không quen thủ tục, có thể nhờ dịch vụ kế toán làm hộ, chi phí thường từ vài trăm đến một triệu đồng cho trọn gói đăng ký.
Sau khi đăng ký, nghĩa vụ thực tế là gì
Đăng ký xong không phải là hết việc. Có vài thứ cần duy trì.
Kê khai và nộp thuế định kỳ. Hộ kinh doanh thường nộp thuế môn bài hàng năm và thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế khoán tùy ngành và quy mô. Mức cụ thể phụ thuộc vào doanh thu và ngành nghề đăng ký. Nên hỏi kế toán địa phương để biết con số thực cho ngành hàng bạn bán.
Lưu chứng từ mua bán. Giữ hóa đơn đầu vào, phiếu xuất kho, và chứng từ thanh toán. Đây là thứ bạn cần xuất trình khi bị kiểm tra.
Cập nhật thông tin khi thay đổi. Đổi địa chỉ, thêm ngành nghề hoặc dừng hoạt động đều cần thông báo cho cơ quan đăng ký. Không thông báo dừng mà mã số thuế vẫn hoạt động thì nghĩa vụ vẫn phát sinh.
Tạm kết
Đăng ký kinh doanh không phải để cho có, mà là để không phải trả giá khi quy mô tăng. Mốc 100 triệu doanh thu năm đến nhanh hơn nhiều người nghĩ khi shop đang chạy tốt. Bắt đầu bằng hộ kinh doanh, tách tài khoản ra, và làm kế toán sạch từ đầu. Nâng lên công ty sau này khi thật sự cần. Làm theo thứ tự đó ít tốn công hơn nhiều so với gỡ rối ngược lại.