Khi bạn chỉ nhập từ một nhà cung cấp, bạn không cần ghi chép gì nhiều. Nhưng khi danh mục mở rộng lên năm, mười mã hàng, mỗi mã lại từ một xưởng khác nhau, và bạn phải nhớ ai cho giá nào, MOQ là bao nhiêu, hàng về mất bao lâu: đó là lúc việc thiếu một chỗ tổng hợp bắt đầu gây hại trực tiếp đến lợi nhuận.
Tại sao cần một bảng riêng cho nhà cung cấp
Nhiều chu shop quản lý nhà cung cấp theo cách ngẫu nhiên: lưu số điện thoại trong danh bạ, lưu link 1688 trong bookmark trình duyệt, nhớ giá bằng ký ức. Cách này ổn khi bạn chỉ có hai hoặc ba xưởng. Khi danh sách lên đến tám hay mười, bộ nhớ bắt đầu sai.
Hậu quả thực tế: đặt lại hàng từ xưởng quen vì không nhớ xưởng kia cho giá tốt hơn. Bỏ qua xưởng B vì không nhớ MOQ của họ thấp hơn. Không nhận ra xưởng C có tỉ lệ hàng lỗi cao vì chưa bao giờ ghi lại số liệu đó. Tất cả những chuyện này là tiền rò ra mà bạn không thấy.
Một bảng so sánh nhà cung cấp không phải một hệ thống phức tạp. Nó chỉ cần có đủ bốn thứ để bạn ra quyết định nhanh: giá, MOQ, lead time và tỉ lệ lỗi. Bốn cột đó, được cập nhật sau mỗi lần nhập, đủ để biến việc chọn xưởng từ đoán mò thành so sánh bằng số.
Bốn cột cần có trong bảng
Bảng không cần phức tạp. Mỗi dòng là một nhà cung cấp. Mỗi cột là một thông số ra quyết định.
Giá đơn vị theo từng bậc số lượng. Đừng ghi một mức giá duy nhất. Trên 1688, xưởng nào cũng có bảng giá bậc thang: mua 50 cái một giá, mua 200 cái giá khác, mua 500 cái khác nữa. Ghi lại ít nhất hai mức: mức bạn thường nhập và mức kế tiếp. Điều này cho bạn biết sẽ tiết kiệm được bao nhiêu nếu dồn đơn.
MOQ thực tế, không phải MOQ trên trang. MOQ trên trang là điểm khởi đầu đàm phán, không phải con số cứng. Sau mỗi lần thử hỏi xưởng về MOQ thấp hơn, ghi lại kết quả thật: họ có chịu không, ở mức nào. Xưởng quen thường linh hoạt hơn MOQ niêm yết. Biết được điều này giúp bạn quyết định khi cần nhập thử lô nhỏ.
Lead time thực tế, không phải lead time hứa hẹn. Xưởng hứa bảy ngày sản xuất và ba ngày đóng gói. Thực tế từ lúc bạn chốt đơn đến lúc hàng rời kho xưởng thường mất mười hai đến mười sáu ngày, chưa kể ngày vận chuyển về. Ghi lại thời gian thật từ lúc chuyển tiền đến lúc hàng về đến kho gom, sau mỗi đơn. Trung bình của ba đến bốn lần nhập gần nhất là con số đáng tin nhất bạn có.
Tỉ lệ hàng lỗi theo từng lô. Đây là cột mà phần lớn chu shop bỏ qua, và là cột tốn tiền nhất khi không có. Mỗi khi hàng về, kiểm và ghi lại: lô này bao nhiêu cái, có bao nhiêu cái lỗi. Tính ra tỉ lệ phần trăm. Ghi vào bảng. Sau vài lô, bạn có đủ dữ liệu để biết xưởng nào ổn định và xưởng nào cần đặt hàng nhiều hơn để bù hao hụt.
Cách cập nhật bảng mà không mất công
Điểm chết của nhiều bảng theo dõi là quá nhiều cột, quá nhiều trường không cần thiết, và sau một tháng không ai còn mở nó nữa. Giữ bảng đơn giản nhất có thể.
Một cách thực tế: sau mỗi lô hàng về, dành năm phút cập nhật đúng hai chỗ. Thứ nhất là lead time thực tế của lô vừa xong. Thứ hai là tỉ lệ lỗi của lô vừa xong. Hai thông số kia (giá và MOQ) chỉ cập nhật khi có thay đổi: xưởng thông báo tăng giá, bạn vừa đàm phán được MOQ thấp hơn, hoặc bạn vừa thử xưởng mới.
Về phần mềm: bảng tính thông thường như Google Sheets hoặc Excel là đủ. Không cần phần mềm quản lý nhà cung cấp hay hệ thống nào đặc biệt ở giai đoạn này. Mục tiêu là có số liệu đủ để so sánh, không phải có hệ thống đẹp.
So sánh nhà cung cấp khi cần đặt đơn mới
Bảng có giá trị nhất khi bạn đang chuẩn bị đặt một lô lớn hoặc khi bạn đang mở một mã hàng mới.
Với mã hàng đang chạy, bạn không chỉ hỏi xưởng đang dùng. Bạn mở bảng, xem có xưởng nào khác cũng bán mã đó với điều kiện tốt hơn không. Giá thấp hơn ba đến năm phần trăm nghe không nhiều, nhưng trên một nghìn đơn một tháng thì rất khác nhau.
Với mã hàng mới, bảng giúp bạn đặt câu hỏi đúng khi liên hệ xưởng mới: giá ở hai hoặc ba bậc số lượng khác nhau, MOQ thật sau đàm phán, thời gian sản xuất và đóng gói riêng, và chính sách đổi bù hàng lỗi. Ghi kết quả vào cùng bảng đó ngay, đừng để trong inbox của ứng dụng chat.
Dùng tỉ lệ lỗi để đàm phán hoặc thay nguồn
Tỉ lệ lỗi không chỉ là con số để tính vào giá vốn. Nó là đòn bẩy đàm phán.
Khi bạn có số liệu của bốn đến năm lô liên tiếp từ cùng một xưởng và tỉ lệ lỗi đang ở mức ba đến bốn phần trăm trở lên, bạn có cơ sở để yêu cầu xưởng cải thiện quy trình kiểm hàng trước khi xuất, hoặc yêu cầu họ bù bằng cách gửi thêm hàng trong lô tiếp theo. Yêu cầu kiểu này rất khác với than phiền chung chung. Bạn đến với số liệu cụ thể: lô ngày đó, số lượng bao nhiêu, lỗi bao nhiêu cái, tỉ lệ bao nhiêu phần trăm. Xưởng khó phủ nhận khi bạn có bằng chứng.
Nếu tỉ lệ lỗi vẫn cao sau hai lần phản ánh, bảng theo dõi của bạn cũng cho bạn biết có xưởng nào khác đang cung cấp cùng mặt hàng với điều kiện tốt hơn không. Việc chuyển nguồn trở thành quyết định dựa trên so sánh, không phải phản ứng bột phát.
Khi nào nên thêm cột mới
Bốn cột cơ bản là đủ để bắt đầu. Sau một thời gian làm việc với bảng, bạn sẽ thấy có những thông số bổ sung đáng ghi:
Điều khoản thanh toán. Có xưởng yêu cầu đặt cọc 30 phần trăm, có xưởng yêu cầu 50 phần trăm, có xưởng quen cho trả sau khi nhận hàng ở mức nhỏ. Biết trước giúp bạn lên kế hoạch tiền mặt đúng hơn.
Phí ship nội địa Trung. Xưởng ở các tỉnh khác nhau có cước nội địa về kho gom khác nhau. Xưởng ở tỉnh xa trung tâm logistics có thể đẩy giá vốn thật cao hơn so với xưởng ở các vùng sản xuất tập trung. Đây là phí hay bị bỏ quên khi tính giá vốn.
Khả năng làm OEM hoặc đóng gói riêng. Nếu về sau bạn muốn gắn nhãn riêng hoặc đổi bao bì, biết trước xưởng nào hỗ trợ điều đó và MOQ OEM là bao nhiêu tiết kiệm một vòng liên lạc khi bạn cần.
Chỉ thêm cột khi thông tin đó thực sự ảnh hưởng đến quyết định nhập của bạn. Bảng dài và không ai đọc thì không khác gì không có bảng.
Chạy bảng song song với bảng lãi lỗ SKU
Bảng nhà cung cấp và bảng lãi lỗ theo SKU là hai thứ khác nhau nhưng bổ trợ cho nhau. Bảng lãi lỗ SKU cho bạn biết mã nào đang có biên lãi tốt. Bảng nhà cung cấp cho bạn biết biên lãi đó đang đến từ xưởng nào, và có thể được cải thiện thêm không nếu bạn chuyển sang xưởng rẻ hơn hoặc ổn định hơn.
Ví dụ thực tế: bạn thấy một mã hàng trong bảng lãi lỗ đang dần co biên lãi theo từng tháng. Thay vì chỉ nhìn vào giá bán, bạn mở bảng nhà cung cấp và thấy xưởng đang dùng vừa tăng giá ba lần trong sáu tháng qua. Trong danh sách xưởng, bạn có một xưởng khác bán cùng mặt hàng với tỉ lệ lỗi tương đương nhưng giá thấp hơn. Đây là thông tin chỉ có nếu bạn ghi lại. Nếu chỉ nhớ trong đầu, bạn sẽ không thấy được xu hướng và cũng không ra được quyết định đúng lúc.
Tạm kết
Không cần hệ thống phức tạp để theo dõi nhà cung cấp 1688. Một bảng với bốn cột cơ bản, giá, MOQ, lead time thực tế và tỉ lệ lỗi, được cập nhật đều đặn sau mỗi lô hàng, là đủ để chuyển việc chọn xưởng từ ký ức sang số liệu. Khi bạn có số liệu, đàm phán tốt hơn, chuyển nguồn có cơ sở hơn, và tính giá vốn chính xác hơn. Tất cả đều dẫn về cùng một chỗ: ít tiền rò, nhiều lãi hơn.