Nhiều chủ shop nhập hàng 1688 biết mình có hàng lỗi, nhưng không biết lỗi từ nhà cung cấp nào, mức độ bao nhiêu, và nó đang ăn mất bao nhiêu tiền mỗi tháng. Khi biết chính xác con số đó theo từng nguồn, bạn có đủ bằng chứng để đàm phán bồi thường, ép giá xuống, hoặc quyết định đổi nguồn mà không phải đoán mò.
Tại sao theo dõi theo nhà cung cấp, không phải theo tổng
Nếu bạn nhập từ nhiều nhà cung cấp trên 1688 và chỉ ghi nhận tổng số hàng lỗi, bạn biết mình đang lỗ nhưng không biết lỗ từ đâu. Tháng này trả về 30 đơn vì lỗi sản phẩm: là từ nhà cung cấp A, hay B, hay trải đều? Câu hỏi đó không trả lời được nếu bạn chỉ có một con số gộp.
Tách dữ liệu theo từng nhà cung cấp giải quyết được ba vấn đề cụ thể:
- Định vị nguồn gốc. Một nhà cung cấp có tỉ lệ lỗi cao liên tục qua nhiều lô là vấn đề hệ thống, không phải xui rủi. Nhà cung cấp khác có một lô xấu rồi lại tốt nhiều tháng là sự cố đơn lẻ có thể chấp nhận.
- Tạo đòn bẩy đàm phán. Khi bạn nhắn cho nhà cung cấp "lô tháng trước lỗi 4,2%, tương đương X tệ hàng hỏng", họ không thể phủ nhận bằng cảm giác. Số cụ thể mở được cuộc thảo luận mà số mờ không mở được.
- Ra quyết định có căn cứ. Thay vì đổi nguồn vì "hình như hay bị lỗi", bạn đổi vì dữ liệu ba tháng liền cho thấy tỉ lệ lỗi vượt ngưỡng chịu đựng của mình.
Những loại lỗi cần ghi nhận
Không phải mọi hàng trả về đều là lỗi nhà cung cấp. Trước khi đo, phân rõ ba nhóm để không tính nhầm:
- Lỗi sản xuất: sản phẩm không đạt chất lượng khi về tới kho của bạn. Vỡ, sứt, sai quy cách, thiếu linh kiện, không hoạt động. Nhóm này tính vào nhà cung cấp.
- Lỗi vận chuyển: hàng tốt khi xuất xưởng nhưng hỏng dọc đường do đóng gói không đủ hoặc do đơn vị vận chuyển làm rơi. Nhóm này thường trách nhiệm nằm ở đơn vị vận tải hoặc cách đóng gói.
- Lỗi khách trả: khách trả không phải vì sản phẩm hỏng mà vì không thích, mua nhầm, hoặc mô tả listing sai. Nhóm này không tính vào nhà cung cấp.
Khi kiểm hàng nhập về, ghi rõ từng đơn vị bị loại thuộc nhóm nào. Nếu bỏ qua bước phân loại này, bạn sẽ vô tình đổ tội cho nhà cung cấp những lỗi thực ra đến từ chỗ khác, và mất đi cơ hội ép họ chịu trách nhiệm những lỗi thật sự là của họ.
Cách xây bảng theo dõi đơn giản
Bạn không cần phần mềm phức tạp. Một bảng tính với mấy cột sau là đủ để bắt đầu:
- Tên hoặc mã nhà cung cấp trên 1688
- Mã SKU đặt từ nhà cung cấp đó
- Ngày hàng về kho
- Số lượng nhận thực tế
- Số đơn vị lỗi sản xuất
- Tỉ lệ lỗi của lô đó (số lỗi chia tổng nhận)
- Ghi chú kiểu lỗi (vỡ, sai quy cách, thiếu linh kiện, v.v.)
Mỗi lần hàng về làm một dòng. Sau ba đến bốn lô, bạn đã có đủ dữ liệu để tính tỉ lệ lỗi trung bình của từng nhà cung cấp.
Quy tắc tính tỉ lệ lỗi trung bình: cộng tổng đơn vị lỗi của tất cả các lô từ nhà cung cấp đó, chia cho tổng đơn vị nhận từ họ trong cùng kỳ. Không lấy trung bình của các tỉ lệ lô riêng lẻ vì lô lớn và lô nhỏ sẽ bị tính như nhau, dễ sai lệch.
Ngưỡng nào là chấp nhận được
Không có ngưỡng chung áp dụng cho mọi ngành hàng. Hàng điện tử nhỏ như phụ kiện điện thoại, ngưỡng 1 đến 2 phần trăm đã cao. Hàng đồ dùng nhà bếp gốm sứ dễ vỡ khi vận chuyển, 3 đến 5 phần trăm có thể là bình thường nếu đóng gói không lý tưởng. Bạn cần tự đặt ngưỡng dựa trên:
- Biên lãi mỗi đơn. Sản phẩm lãi mỏng thì ngưỡng chịu đựng thấp hơn. Một lô 500 đơn lãi 20.000 đồng mỗi cái, tỉ lệ lỗi 3% là 15 đơn hỏng, đã mất 300.000 đồng tiền hàng cộng chi phí xử lý. Đủ để xóa lãi cả tuần bán.
- Chi phí xử lý hàng lỗi. Mỗi đơn lỗi tốn thêm thời gian kiểm, đổi trả với khách nếu đã giao, và chi phí hủy hoặc thanh lý. Tính thêm khoản này vào khi đánh giá tổng tác động.
- Khả năng ảnh hưởng đến điểm shop. Hàng lỗi đến tay khách kéo review xấu, kéo điểm shop xuống, và tệ hơn là ảnh hưởng hiển thị listing. Một shop bán hàng 1688 với tỉ lệ hoàn cao sẽ bị sàn giới hạn hiển thị, và thiệt hại này khó đo ngay nhưng rất thật.
Một cách thực tế: đặt ngưỡng cảnh báo và ngưỡng hành động riêng. Ví dụ, vượt 3% liên tiếp hai lô thì hỏi nhà cung cấp, vượt 5% hoặc lỗi tăng theo chiều đi lên qua ba lô thì cân nhắc đổi nguồn. Con số cụ thể là do bạn tự quyết theo ngành hàng và biên lãi, nhưng phải có ngưỡng thì mới biết bao giờ cần hành động.
Dùng dữ liệu để đàm phán
Khi tỉ lệ lỗi của một nhà cung cấp vượt ngưỡng, bước tiếp theo là trao đổi. Dữ liệu ghi chép tốt thay đổi hoàn toàn cuộc trò chuyện đó.
Thay vì nhắn "hàng hay bị lỗi", bạn nhắn: "Trong ba lô gần nhất, tổng 420 đơn vị nhận, 19 đơn vị lỗi sản xuất, tỉ lệ 4,5%. Chủ yếu là lỗi X. Ảnh đính kèm." Kiểu thông tin này buộc nhà cung cấp phải trả lời nghiêm túc. Họ không thể nói "hàng tốt mà" khi bạn cầm số.
Một số hướng đàm phán phổ biến:
- Bồi thường bù hàng. Nhà cung cấp bù số hàng lỗi vào lô tiếp theo hoặc giảm giá lô sau. Phổ biến nhất với quan hệ đã có.
- Yêu cầu cải thiện quy trình. Nếu lỗi tập trung vào một kiểu cụ thể (vd: bao bì vỡ do đóng gói yếu), yêu cầu họ thay đổi khâu đó và xác nhận bằng hình ảnh lô tiếp.
- Thương lượng giá thấp hơn. Khi tỉ lệ lỗi kéo dài, phần chi phí xử lý đó thực ra là bạn đang trả cho sự kém chất lượng. Đó là lý do hợp lý để đàm phán giảm giá đặt hàng.
Quan hệ dài hạn với nhà cung cấp 1688 phần lớn được xây bằng đơn hàng đều và thanh toán đúng hẹn. Nhưng khi có vấn đề, dữ liệu rõ ràng bảo vệ bạn và tạo áp lực đúng chỗ.
Khi nào nên đổi nhà cung cấp
Đàm phán không phải lúc nào cũng hiệu quả. Một số nhà cung cấp cải thiện sau một lần nhắc. Số khác thì không, và tiếp tục giao hàng kém đều đặn.
Các dấu hiệu nên cân nhắc đổi nguồn:
- Tỉ lệ lỗi không giảm sau hai đến ba lần phản ánh. Họ đã biết vấn đề nhưng không sửa, nghĩa là không ưu tiên chất lượng với bạn.
- Tỉ lệ lỗi tăng theo thời gian. Lô đầu 2%, lô hai 3%, lô ba 4,5% là xu hướng xấu, không phải ngẫu nhiên.
- Lỗi ảnh hưởng trực tiếp đến khách. Nếu hàng lỗi đã qua được kiểm của bạn và đến tay khách, chi phí thật sự đã bao gồm cả review xấu, hoàn tiền cho sàn, và mất uy tín shop. Loại thiệt hại này nặng hơn nhiều so với thiệt hại kho.
- Trên 1688 có nhà cung cấp khác bán cùng mặt hàng với điểm đánh giá và tỉ lệ mua lại tốt hơn. Khi có lựa chọn rõ ràng hơn thì không cần trung thành mà thiệt thòi.
Đổi nhà cung cấp cho một SKU quan trọng nên làm thận trọng: đặt lô test nhỏ từ nhà cung cấp mới, so sánh chất lượng thực tế, rồi mới chuyển toàn bộ. Không nên hủy quan hệ cũ trong khi chưa xác nhận nguồn mới đủ tin.
Tần suất và quy trình kiểm
Theo dõi tỉ lệ lỗi chỉ có ý nghĩa nếu bạn kiểm hàng đúng cách ngay khi về kho. Một quy trình đơn giản:
Khi hàng về: đếm đủ số lượng trước, sau đó mở kiểm ngẫu nhiên theo mẫu. Không cần kiểm 100% mỗi lô, nhưng cần nhất quán. Ví dụ, kiểm 10 đến 15% số lượng mỗi lô và ghi kết quả. Với lô nhỏ dưới 50 đơn thì kiểm toàn bộ. Với lô lớn từ 200 đơn trở lên, kiểm ngẫu nhiên 30 đến 40 đơn thường đủ để phát hiện vấn đề hệ thống.
Chụp ảnh hàng lỗi ngay lúc kiểm. Đây là bằng chứng quan trọng nhất khi làm việc với nhà cung cấp sau. Hình ảnh có ngày chụp và cho thấy rõ kiểu lỗi. Không có ảnh thì nhà cung cấp dễ phủ nhận hoặc trì hoãn xử lý.
Ghi vào bảng ngay trong ngày hàng về. Để lại làm sau thường không bao giờ làm. Dữ liệu ghi trễ cũng mất đi phần chính xác về thời điểm và số lô.
Tạm kết
Tỉ lệ hàng lỗi là chi phí ẩn ăn thẳng vào biên lãi của mỗi SKU. Ghi nhận nó theo từng nhà cung cấp biến một con số mờ thành thông tin có thể dùng được: để đàm phán, để quyết định ở lại hay đổi nguồn, và để biết thật sự mình đang trả bao nhiêu cho chất lượng kém. Ba tháng dữ liệu tốt hơn ba năm cảm tính.