Hàng trả về là chi phí ẩn mà nhiều chủ shop tính sai, hoặc không tính gì cả. Khi bán hàng nhập từ 1688 trên TikTok Shop, một đơn bị trả về không chỉ mất tiền công ship, nó còn có thể phá vỡ biên lãi của cả mã hàng nếu bạn chưa đưa nó vào phép tính từ đầu.
Tại sao hàng nhập 1688 bị trả nhiều hơn hàng nội địa
Không phải hàng 1688 nào cũng bị trả nhiều. Nhưng có mấy đặc điểm của nhóm hàng này khiến tỉ lệ trả cao hơn so với hàng nội địa nếu không kiểm soát kỹ.
Mô tả và thực tế lệch nhau. Khi bạn dùng ảnh gốc từ xưởng 1688, ảnh thường được chụp trong điều kiện lý tưởng, màu sắc xử lý, kích thước đôi khi bị hiểu sai. Người mua nhận hàng thực tế khác ảnh, hoặc kích thước không như kỳ vọng, trả về. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất.
Chất lượng không đều giữa các lô. Một xưởng giao lô đầu tốt, lô sau kém hơn vì đổi nguyên liệu hoặc vì đơn lớn họ đẩy nhanh. Người mua nhận hàng lỗi, trả ngay. Nếu không theo dõi tỉ lệ lỗi theo từng lô nhập, bạn sẽ không biết vấn đề đến từ đâu cho đến khi đã bị hàng loạt đơn trả về.
Lead time dài nên hàng về chậm sau khi đặt. Một số shop bán hàng khi chưa về kho rồi xảy ra chênh lệch giữa mô tả và hàng thật khi hàng về. Việc nhập lô lớn mà không có mẫu kiểm trước cũng tăng rủi ro tương tự.
Chính sách trả hàng của TikTok Shop tương đối mở. Người mua có thể yêu cầu trả trong nhiều trường hợp. Điều này không thay đổi được, nhưng bạn có thể tác động vào tần suất bằng cách giảm lý do để họ trả.
Các nguyên nhân trả hàng chính và cách giảm từng cái
Hiểu đúng nguyên nhân mới giảm được. Trả hàng không phải một khối đồng nhất, mỗi lý do có cách xử lý riêng.
Lý do 1: Hàng không giống mô tả hoặc ảnh. Đây là nhóm chiếm tỉ lệ lớn nhất. Cách giảm: chụp lại ảnh thật thay vì dùng ảnh xưởng, quay video thực tế sản phẩm trong tay, ghi rõ kích thước theo cm chứ không chỉ size S/M/L. Nếu màu sắc dễ chênh trên màn hình, ghi chú thẳng "màu thực tế có thể nhạt hơn ảnh một chút" để đặt đúng kỳ vọng trước. Đây là bước tốn ít công nhất để giảm trả hàng đáng kể.
Lý do 2: Hàng lỗi hoặc kém chất lượng. Cần giải quyết từ gốc: tăng QC khi hàng về kho và theo dõi tỉ lệ lỗi theo từng lô nhập. Nếu một lô có tỉ lệ lỗi cao hơn bình thường, bạn biết sớm để chọn lọc trước khi giao. Với nhà cung cấp có lỗi tái diễn, dùng dữ liệu đó để đàm phán bù trừ hoặc chuyển nguồn. Tỉ lệ trả vì lỗi không giảm được về không, nhưng giữ dưới 3 đến 5 phần trăm là mức quản lý được với hầu hết mã hàng phổ thông.
Lý do 3: Sai size hoặc thông số. Với hàng có nhiều biến thể (size, màu, dung tích), lỗi chọn sai phần lớn do bảng size không rõ hoặc ảnh biến thể trông giống nhau quá. Thêm bảng quy đổi size rõ ràng vào listing, ghi kích thước thực của từng biến thể bằng số, và kiểm tra lại tên biến thể không bị nhầm khi nhập kho.
Lý do 4: Mua bốc đồng rồi không muốn nữa. Nhóm này khó tác động hơn vì người mua quyết định vì cảm xúc. Giá thấp quá, sale quá mạnh, hoặc livestream tạo áp lực mua nhanh đều tăng trả hàng nhóm này. Không phải lúc nào cũng giảm được, nhưng biết để tính vào chi phí khi chạy campaign giá mạnh.
Quy trình xử lý hàng về kho sau khi bị trả
Hàng trả về là tài sản, không phải rác. Xử lý đúng thì thu hồi được phần lớn giá trị.
Bước 1: Nhận và kiểm ngay khi hàng về. Mở ra kiểm ngay, không để chất đống. Phân thành ba nhóm: hàng còn nguyên tốt, hàng cần sửa nhỏ hoặc đóng gói lại, hàng hỏng không tái bán được. Ghi lại số lượng từng nhóm theo đơn trả về để có dữ liệu tỉ lệ thật.
Bước 2: Quyết định theo từng nhóm.
- Còn nguyên tốt: Đóng gói lại đúng chuẩn, đưa về tồn kho, bán tiếp. Đây là trường hợp lý tưởng và chiếm phần lớn với hàng không dễ hỏng như phụ kiện, đồ dùng cứng.
- Cần sửa nhỏ: Đánh giá xem công sửa có đáng không. Nếu sửa tốn dưới 10 đến 15 phần trăm giá bán thì vẫn lời hơn bỏ đi. Một số shop có quy trình tái kiểm và đóng gói lại hàng trả nhẹ rất nhanh, giúp thu hồi phần lớn giá trị.
- Hàng hỏng: Hoặc xả kho theo giá rất thấp để thu hồi một phần vốn, hoặc ghi nhận là mất, không để nằm chờ. Hàng hỏng để lâu không bán được chỉ chiếm diện tích kho và đọng vốn.
Bước 3: Ghi nhận chi phí trả về vào hệ thống. Mỗi đơn trả về phát sinh chi phí: ship chiều đi, đôi khi ship chiều về nếu shop trả phí, công xử lý, và phần hàng hỏng không thu hồi được. Ghi đủ để cuối kỳ biết tỉ lệ trả thật và chi phí trả thật theo từng mã.
Tính chi phí trả hàng vào biên lãi thật
Đây là điểm nhiều chủ shop bỏ qua nhất. Biên lãi tính trên giấy không có dòng "chi phí trả hàng", nên khi tỉ lệ trả cao, lãi thực thấp hơn nhiều so với ước tính.
Cách tính đơn giản: nếu tỉ lệ trả của một mã là 5 phần trăm, nghĩa là cứ 100 đơn thì 5 đơn bị trả về. Mỗi đơn trả phát sinh chi phí trung bình, bao gồm cả phần hàng mất giá trị sau khi xử lý. Lấy tổng chi phí trả trung bình chia cho 100, rồi trừ thêm ra khỏi biên lãi mỗi đơn. Con số đó mới là biên lãi thực tế.
Ví dụ cụ thể với một mã giả định: biên lãi gộp sau phí sàn là 35.000 đồng một đơn. Tỉ lệ trả 6 phần trăm. Chi phí mỗi đơn trả về (ship + công + hàng hỏng một phần) khoảng 80.000 đồng. Thì chi phí trả chia xuống từng đơn bán là 80.000 nhân 0,06 bằng khoảng 4.800 đồng. Biên lãi sau khi điều chỉnh còn 35.000 trừ 4.800 bằng 30.200 đồng. Chênh lệch không khổng lồ, nhưng nếu tỉ lệ trả lên 15 đến 20 phần trăm thì con số sẽ khác hẳn.
Với hàng có tỉ lệ trả cao tự nhiên như quần áo, giày dép, đồ điện tử giá rẻ, cần đặt ngưỡng chấp nhận được trước khi nhập và đưa vào bài toán lãi ngay từ đầu, không phải sau khi hàng đã về kho.
Ngưỡng tỉ lệ trả và khi nào cần hành động
Không có một con số tuyệt đối đúng cho mọi ngành hàng, nhưng có thể tham khảo mức sau:
- Dưới 3 phần trăm: Bình thường, quản lý trong chi phí vận hành.
- 3 đến 7 phần trăm: Cần theo dõi lý do, có thể cải thiện được bằng listing tốt hơn hoặc QC chặt hơn.
- Trên 7 phần trăm: Cần hành động ngay. Tìm nguyên nhân gốc (mô tả sai, chất lượng lô, sai size), sửa trước khi tiếp tục nhập lô sau.
- Trên 15 phần trăm với hàng không phải quần áo: Dấu hiệu nghiêm trọng, cần xem xét lại cả sản phẩm lẫn nhà cung cấp.
Theo dõi tỉ lệ trả theo từng mã, không gộp chung. Một mã trả nhiều kéo xuống cả nhóm trong báo cáo tổng, bạn sẽ không thấy vấn đề nằm ở đâu.
Đòi bù từ nhà cung cấp khi lỗi từ phía xưởng
Khi hàng trả về vì lỗi sản phẩm (hàng hỏng, sai quy cách, thiếu phụ kiện), phần chi phí đó không nên chỉ bạn gánh. Ghi nhận từng lô có lỗi với ảnh chụp và số lượng cụ thể. Khi tổng hợp đủ bằng chứng, mở cuộc đàm phán với nhà cung cấp theo hướng bù trừ vào đơn sau hoặc giảm giá lô tiếp theo.
Nhà cung cấp quen thường dễ điều đình hơn người mới gặp lần đầu. Nếu đang làm việc qua đơn vị order trung gian, họ thường hỗ trợ khiếu nại với xưởng thay bạn, miễn là bạn có ảnh chứng minh.
Không phải lúc nào cũng đòi được 100 phần trăm, nhưng giảm được 30 đến 50 phần trăm chi phí lỗi từ xưởng vẫn tác động đáng kể vào biên lãi thực của mã đó.
Tạm kết
Hàng trả về là một phần tất yếu khi bán online, đặc biệt với hàng nhập từ 1688 bán trên TikTok Shop. Quan trọng là biết nguyên nhân nào chiếm phần lớn tỉ lệ trả của mình, xử lý hàng về đúng để thu hồi tối đa giá trị, và quan trọng nhất: đưa chi phí trả hàng vào biên lãi ngay từ khi tính giá vốn. Một mã có tỉ lệ trả cao mà không được tính đủ sẽ ăn lãi âm thầm cho đến khi bạn cộng lại cuối tháng mới thấy.