Chuyển tiền cho xưởng 1688 luôn là khoảnh khắc rủi ro nhất của cả lần nhập hàng. Hàng chưa về, tiền đã đi. Cách bạn cấu trúc điều khoản thanh toán quyết định trực tiếp bạn giữ được bao nhiêu đòn bẩy cho đến khi nhận đúng hàng.
Các kiểu đặt cọc phổ biến trên 1688
Không có một chuẩn duy nhất. Mỗi xưởng đặt điều khoản theo thói quen và theo mức họ tin tưởng người mua. Nhưng có vài mô hình hay gặp nhất.
- 30/70: Đặt trước 30%, thanh toán 70% còn lại khi hàng xong và đã xác nhận trước khi giao hoặc giao xong. Đây là mô hình cân bằng nhất cho cả hai bên và cũng là mức đàm phán hợp lý nhất cho người mua mới.
- 50/50: Nửa trước, nửa sau khi giao. Xưởng hay đề xuất cái này khi giá trị đơn lớn hoặc khi xưởng cần vốn mua nguyên liệu. Không xấu, nhưng bạn cần đảm bảo phần 50% sau được neo rõ vào một mốc cụ thể, không phải "khi tôi thấy hàng xong".
- 100% trả trước: Xưởng yêu cầu toàn bộ tiền trước khi bắt đầu sản xuất hoặc đóng gói. Mô hình này tồn tại và không tự động là dấu hiệu xấu, đặc biệt với hàng tiêu chuẩn sẵn kho. Nhưng với đơn OEM hoặc đặt riêng, trả 100% trước là bỏ toàn bộ đòn bẩy trước khi bạn thấy gì.
- Chỉ trả sau khi nhận hàng (net on delivery): Hiếm gặp ở 1688 với người mua mới. Thường chỉ được với quan hệ lâu năm hoặc qua nền tảng có bảo đảm thanh toán. Đừng kỳ vọng điều này ở lần đầu.
Ngoài ra có mô hình tín dụng thương mại qua Alipay hoặc 1688 Trade Assurance (bảo đảm giao dịch), trong đó tiền giữ ở nền tảng trung gian và giải ngân khi có xác nhận giao hàng. Cái này bảo vệ tốt hơn chuyển khoản thẳng, nhưng không phải xưởng nào cũng tham gia.
Mức cọc an toàn là bao nhiêu
Không có con số tuyệt đối, nhưng có ngưỡng để dùng làm điểm xuất phát.
Với xưởng lần đầu hợp tác, giữ phần trả trước ở mức thấp nhất xưởng chấp nhận, và thường là không nên vượt quá 30 đến 40% giá trị đơn. Lý do: bạn chưa có dữ liệu thực tế về xưởng này. Số liệu trên 1688, đánh giá, hình ảnh đều có thể được tô vẽ. Phần tiền chưa trả là thứ giữ xưởng có động lực làm đúng và giao đúng.
Với xưởng đã hợp tác nhiều đơn, bạn có thể linh hoạt hơn. Xưởng biết bạn, bạn biết xưởng, tỉ lệ cọc 50/50 hay thậm chí trả trước nhiều hơn để đổi lấy ưu tiên sản xuất là hoàn toàn có lý.
Với đơn hàng giá trị lớn (thường từ vài chục triệu đồng trở lên), mức cọc tuyệt đối theo đó cũng lớn. Khi con số cọc đã vượt ngưỡng bạn có thể chịu mất, đó là lúc cần cẩn thận hơn về cả cơ chế giải ngân lẫn bằng chứng giao hàng yêu cầu.
Điều khoản thanh toán phần còn lại
Phần cọc là một chuyện. Quan trọng không kém là điều kiện giải ngân phần còn lại. Đây là chỗ nhiều người làm mơ hồ rồi mất đòn bẩy.
Có ba cách neo phần thanh toán cuối:
- Trước khi giao (pre-shipment): Xưởng yêu cầu thanh toán nốt sau khi hàng đóng gói xong, trước khi đẩy ra xe hoặc gửi đi kho gom. Nếu bạn có người ở Trung Quốc kiểm hàng trực tiếp tại xưởng trước khi giao, cái này ổn. Nếu không, bạn đang trả tiền dựa trên ảnh xưởng gửi cho bạn xem.
- Sau khi về kho gom: Bạn trả nốt khi hàng vào kho gom và đơn vị gom xác nhận đủ số lượng. Tốt hơn, vì kho gom là bên thứ ba không phải xưởng. Nhưng cần rõ ràng trong thỏa thuận rằng xác nhận số lượng của kho gom là điều kiện giải ngân, không phải chỉ "hàng đến kho".
- Sau khi nhận hàng tại Việt Nam và QC xong: Lý tưởng nhất về đòn bẩy cho người mua, nhưng xưởng thường không đồng ý với người mua mới. Cái này thực tế hơn với quan hệ lâu và đơn lặp lại.
Trong hầu hết trường hợp thực tế với xưởng mới, mô hình khả thi nhất là: 30% trước, 70% sau khi kho gom xác nhận số lượng và ảnh hàng đóng gói. Bạn chưa hoàn toàn an toàn, nhưng đòn bẩy vẫn còn đủ để xưởng không cẩu thả.
Giữ đòn bẩy cho đến khi nhận đúng hàng
Đòn bẩy trong đàm phán thanh toán là phần tiền chưa thanh toán. Khi bạn trả hết tiền, xưởng không còn lý do gì đặc biệt để giải quyết khiếu nại của bạn nhanh chóng. Đây là nguyên tắc cần nhớ.
Không chuyển hết trước khi có xác nhận rõ ràng. Xác nhận ở đây không phải ảnh đẹp xưởng gửi. Xác nhận là: số lượng đúng (đếm hoặc kho gom xác nhận), chất lượng khớp mẫu, đóng gói đúng yêu cầu. Nếu bạn không có người ở Trung Quốc kiểm, kho gom đóng vai trò kiểm tra đầu tiên và thông thường cũng là điểm giải ngân hợp lý.
Không vội giải ngân khi xưởng giục. Xưởng giục nhanh là chuyện bình thường. Nhưng áp lực thanh toán không phải lý do để bỏ bước xác nhận. Nếu hàng đúng như cam kết, không có lý gì xưởng không cho bạn thêm một ngày để kho gom xác nhận.
Đàm phán điều khoản trước khi đặt, không phải sau khi hàng xong. Khi hàng đã đóng gói xong, thế thương lượng của bạn yếu hơn vì xưởng biết bạn không muốn lô hàng đó mắc kẹt. Điều khoản nên rõ từ lúc đặt đơn: bao nhiêu phần trăm trước, phần còn lại trả khi nào, ai xác nhận, kênh thanh toán nào.
Ghi lại thỏa thuận bằng văn bản
Nền tảng 1688 có hệ thống đặt hàng và chat nội bộ. Những gì được thống nhất trong chat đó tốt hơn là qua WeChat hay Zalo vì dễ tra lại và có dấu thời gian.
Khi điều khoản đã thống nhất, nhắc lại ngắn gọn trong chat 1688 trước khi bấm đặt, ví dụ: "Chúng ta đã đồng ý: đặt cọc 30%, phần còn lại trả khi kho gom xác nhận số lượng và gửi ảnh đóng gói. Đúng vậy không?" Đợi xưởng xác nhận lại. Đây không phải hợp đồng pháp lý, nhưng là bằng chứng thực tế khi có tranh chấp sau.
Nếu thanh toán qua Trade Assurance trên 1688, nền tảng giữ tiền tạm thời và giải ngân theo điều kiện đã set trong đơn. Cái này bảo vệ tốt hơn chuyển khoản thẳng, nhưng không phải xưởng nào cũng tham gia và đơn hàng qua đây thường bị giới hạn giá trị.
Khi xưởng không chịu điều khoản bạn đề xuất
Đôi khi xưởng chỉ chấp nhận trả trước nhiều hơn, đặc biệt với người mua mới và đơn nhỏ. Không nhất thiết phải bỏ xưởng đó ngay, nhưng có vài cách giảm rủi ro trong tình huống đó.
- Đặt lô nhỏ hơn lần đầu. Nếu xưởng yêu cầu 70% trước, bạn có thể giảm quy mô đơn đầu để tổng tiền cọc ở mức bạn chịu được nếu có sự cố. Mục tiêu lần đầu là kiểm chứng xưởng, không phải tối ưu giá sỉ.
- Sử dụng dịch vụ order agent có bảo đảm. Một số dịch vụ order trung gian uy tín đứng ra ràng buộc với xưởng về chất lượng và tiến độ. Phí dịch vụ thêm vài phần trăm, nhưng đổi lại bạn có thêm một lớp bảo vệ.
- Xin mẫu trước khi đặt đơn lớn. Nếu xưởng từ chối linh hoạt thanh toán nhưng sẵn lòng gửi mẫu với giá phải chăng, đó vẫn là cách giảm rủi ro trước khi cam kết số lượng lớn.
Không có điều khoản nào hoàn hảo, nhất là khi quan hệ còn mới. Nguyên tắc cốt lõi vẫn là: tiền chưa trả là đòn bẩy, và bạn không nên bỏ đòn bẩy đó trước khi có xác nhận rõ ràng về hàng.
Tạm kết
Đặt cọc và điều khoản thanh toán không phải thủ tục. Đó là cách bạn phân bổ rủi ro trong một giao dịch xuyên biên giới chưa có nhiều cơ chế bảo vệ. Với xưởng mới, giữ phần trả trước thấp, neo phần còn lại vào mốc xác nhận cụ thể, và ghi lại thỏa thuận trước khi bấm đặt. Khi hàng về đúng và chất lượng khớp, mọi chuyện xuôi. Khi có vấn đề, phần tiền chưa trả là thứ duy nhất khiến xưởng ngồi xuống bàn.