Khi nhập nhiều đơn từ nhiều xưởng khác nhau trên 1688, bạn không thể để từng kiện hàng tự bay về Việt Nam riêng lẻ. Chi phí sẽ nhân lên rất nhanh. Kho gom hàng (hay còn gọi là kho tổng) là mắt xích giải quyết vấn đề đó, và hiểu nó hoạt động ra sao sẽ giúp bạn kiểm soát được cước và tránh những khoản phí không ngờ.
Kho gom là gì và tại sao cần
Khi bạn đặt hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau trên 1688, mỗi xưởng giao hàng theo lịch của họ. Đơn A về ngày thứ ba, đơn B về ngày thứ bảy, đơn C chưa xong vì đang làm khuôn. Nếu bạn cứ để từng kiện về theo từng lúc, bạn trả cước từng kiện nhỏ, tốn nhiều lần thông quan, và khó theo dõi tình trạng.
Kho gom là một địa điểm tập kết ở Trung Quốc, thường ở các đầu mối gần cửa khẩu hoặc sân bay hàng hóa lớn như Quảng Châu, Nghĩa Ô, hay Thâm Quyến. Bạn dùng địa chỉ kho gom đó làm địa chỉ nhận hàng cho tất cả đơn trên 1688. Hàng từ các xưởng dồn về một chỗ, kho gom chờ đủ, đóng lại thành một lô, rồi mới vận chuyển tổng về Việt Nam.
Kết quả thực tế: bạn trả một lần cước lô lớn thay vì nhiều lần cước kiện nhỏ. Với hầu hết tuyến biển và đường bộ, cước trên mỗi kilogram giảm rõ rệt khi khối lượng lô tăng lên.
Luồng hoạt động từ lúc đặt đến lúc hàng về
Để dễ hình dung, đây là các bước thông thường của một lô hàng qua kho gom:
- Bước 1: Đặt hàng và cung cấp địa chỉ kho gom. Khi thanh toán trên 1688, bạn điền địa chỉ kho gom thay vì địa chỉ nhà. Bước này đơn giản, kho gom thường cho bạn một mã khách hàng để gắn vào địa chỉ, giúp phân biệt kiện của từng người.
- Bước 2: Hàng từ xưởng về kho gom. Mỗi xưởng tự giao hàng đến kho theo lịch sản xuất của họ. Kho nhận, cân, kiểm đếm sơ bộ và ghi nhận vào hệ thống. Bạn thường nhận thông báo hoặc xem được trong bảng quản lý online khi từng kiện vào kho.
- Bước 3: Chờ hàng đủ lô rồi gom. Bạn quyết định khi nào gom tùy theo lịch của bạn. Muốn gom gấp thì gom những gì đã về, muốn tiết kiệm cước thì chờ thêm đơn. Kho gom đóng gói lại, có thể kẹp màng bọc hoặc gia cố thêm nếu bạn yêu cầu.
- Bước 4: Vận chuyển về Việt Nam. Lô hàng đi theo tuyến bạn chọn (đường biển, đường bộ, hàng không). Thời gian tùy tuyến: biển thường khoảng 18 đến 30 ngày, đường bộ thường nhanh hơn vài ngày đến một tuần, hàng không vài ba ngày nhưng chi phí cao hơn nhiều.
- Bước 5: Thông quan và nhận hàng tại Việt Nam. Lô về đến cửa khẩu, khai báo hải quan, đóng thuế nếu có, rồi chuyển về kho bạn hoặc điểm giao đã chỉ định.
Kho gom tiết kiệm cước thế nào
Cước vận chuyển quốc tế thường tính theo hai cách: theo cân thực hoặc theo cân thể tích (khối lượng quy đổi). Hàng nặng chắc thì thường tính cân thực. Hàng to nhẹ, nhiều bọt khí hoặc cồng kềnh thì thường bị tính theo khối, có thể đắt hơn nhiều so với cân thực.
Khi gom nhiều kiện lại, tỷ lệ cân thực so với thể tích thường cân bằng hơn. Một kiện nhỏ nhẹ đi riêng bị tính khối rất đắt. Ghép chung với các kiện đặc, nặng, thì toàn lô có thể tính về cân thực rẻ hơn.
Ngoài ra, khi gom thành lô lớn bạn cũng thương lượng được cước tốt hơn với đơn vị vận chuyển. Đơn vị vận chuyển ưu tiên lô lớn và thường cho giá kg thấp hơn so với nhiều kiện nhỏ lẻ.
Mức tiết kiệm cụ thể thay đổi theo tuyến và loại hàng, khó nói con số cố định. Nhưng trong thực tế, người chơi lâu năm thường thấy chi phí cước mỗi kg giảm rõ ràng khi chuyển từ gửi lẻ sang gom lô, đặc biệt với hàng có thể tích lớn.
Các loại phí kho gom cần hỏi trước
Đây là phần quan trọng nhất và cũng là chỗ người mới hay bị bất ngờ. Phí kho gom không chỉ là cước vận chuyển. Trước khi chọn đơn vị kho gom, hỏi thẳng từng khoản:
- Phí nhận hàng (nhập kho). Một số kho tính phí mỗi lần nhận một kiện từ xưởng. Thường nhỏ nhưng cộng lại đáng kể nếu bạn có nhiều đơn nhỏ.
- Phí lưu kho. Hàng ngồi trong kho bao nhiêu ngày miễn phí, sau đó tính phí thế nào mỗi ngày hoặc mỗi ngày theo cân. Nếu bạn hay chờ hàng lâu, khoản này có thể cộng thêm đáng kể.
- Phí đóng gói và gia cố. Gom lại và đóng lại thường tính thêm, có thể theo kiện hoặc theo cân. Nếu bạn yêu cầu gia cố thêm (quấn màng, đóng cạnh) sẽ có thêm phụ phí.
- Phí chụp ảnh hoặc kiểm hàng. Một số kho cung cấp dịch vụ chụp ảnh kiện hàng khi vào kho, có thể chụp theo yêu cầu hoặc thu phí thêm. Nếu bạn muốn mở kiểm hàng trước khi gom, hỏi thêm phí dịch vụ này.
- Phí xử lý hàng cồng kềnh hoặc quá khổ. Hàng vượt kích thước tiêu chuẩn thường bị tính phụ phí riêng, hoặc không nhận. Hỏi giới hạn trước nếu hàng của bạn có chiều dài hoặc trọng lượng lớn bất thường.
- Phí dịch vụ order (nếu kho kiêm luôn dịch vụ mua hàng). Một số đơn vị vừa làm kho gom vừa đặt hàng thay bạn trên 1688. Nếu dùng dịch vụ này, có phí dịch vụ order thêm, thường vài phần trăm trên giá trị đơn. Hỏi rõ để tính vào giá vốn.
- Tỷ giá áp dụng khi thanh toán. Khi thanh toán cho kho gom, tỷ giá tệ ra đồng ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn. Hỏi kho tính theo tỷ giá nào và vào thời điểm nào.
Chọn kho gom theo loại hàng và tần suất
Không phải mọi kho gom đều giống nhau. Có kho chuyên hàng nhỏ nhẹ (phụ kiện, văn phòng phẩm), có kho xử lý được hàng cồng kềnh, nặng. Có kho chỉ làm tuyến biển, có kho làm cả đường bộ và hàng không.
Một vài điểm cần cân nhắc khi chọn:
- Kho có hệ thống theo dõi online không? Bạn cần biết từng kiện đã vào kho chưa, trọng lượng thực bao nhiêu, lô hàng đang ở đâu. Kho thiếu hệ thống theo dõi sẽ khiến bạn phải nhắn hỏi thủ công liên tục.
- Kho xử lý được hàng của bạn không? Nếu bạn nhập đồ dễ vỡ, cần gia cố đặc biệt, hỏi trước xem kho có làm được không và phí ra sao. Đừng giả định.
- Thời gian xử lý lô từ lúc hàng đủ đến lúc xuất là bao lâu? Một số kho chậm ở bước này và ăn vào tổng lead time của bạn.
- Giới hạn hàng cấm hoặc hạn chế? Kho gom không nhận hàng lỏng, pin lithium số lượng lớn, hay một số mặt hàng nhất định. Kiểm tra danh sách hàng hạn chế của kho trước khi nhập những mã này.
Tính phí kho gom vào giá vốn thật
Đây là điểm người mới hay sót. Phí kho gom là một phần của giá vốn thật mỗi đơn, không phải chi phí tách riêng.
Cách tính đơn giản: cộng tổng phí kho gom cho cả lô (nhập kho, lưu kho, đóng gói) với cước vận chuyển về Việt Nam, rồi chia cho tổng số đơn vị sản phẩm trong lô đó. Kết quả là chi phí vận chuyển thật trên mỗi đơn vị. Cộng số này vào giá hàng trên 1688 cộng thuế thì mới ra giá vốn thật.
Nếu bỏ qua bước này, bạn sẽ thấy lãi trên giấy tờ nhưng thực ra hòa hoặc lỗ khi trừ đủ.
Tạm kết
Kho gom không phải thứ phức tạp, nhưng hiểu sai hoặc chọn nhầm đơn vị thì sẽ bị tính phí không rõ ràng và mất kiểm soát chi phí. Hỏi đủ các khoản phí trước khi gửi đơn đầu tiên, tính phí kho gom vào giá vốn thật, và chọn kho có hệ thống theo dõi để bạn biết lô đang ở đâu mà không phải nhắn tin hỏi mỗi ngày.