Hải quan áp giá là tình huống xảy ra nhiều hơn người mới nhập hàng thường biết. Bạn khai giá hàng theo hóa đơn thật, nhưng hải quan tra cơ sở dữ liệu riêng, thấy giá tham chiếu cao hơn, và ra quyết định áp giá tính thuế theo con số của họ. Kết quả là bạn đóng thuế nhiều hơn dự tính, hoặc hàng bị giữ chờ xử lý. Bài này nói về lý do chuyện đó xảy ra, cách chuẩn bị để hạn chế, và quy trình khiếu nại khi đã bị áp.
Hải quan áp giá vì lý do gì
Cơ quan hải quan không chỉ tin vào con số ghi trên hóa đơn người nhập cung cấp. Họ có hệ thống dữ liệu giá tham chiếu riêng, xây dựng từ lịch sử khai báo của các lô hàng tương tự đã nhập qua cửa khẩu. Nếu giá bạn khai thấp hơn đáng kể so với mức tham chiếu cho cùng nhóm hàng và xuất xứ, họ có quyền đặt nghi vấn và yêu cầu giải trình hoặc điều chỉnh.
Có ba nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc bị áp giá:
- Giá khai thấp hơn mức tham chiếu trong cơ sở dữ liệu. Hải quan so sánh với giá nhập khẩu trung bình của mặt hàng đó từ Trung Quốc về Việt Nam. Nếu bạn nhập với giá thực sự tốt hơn mặt bằng thị trường (do đặt số lượng lớn, nhà cung cấp xả hàng, hoặc bạn tìm được xưởng gốc), bạn vẫn cần chứng minh điều đó.
- Chứng từ không đủ thuyết phục. Hóa đơn từ 1688 không phải lúc nào cũng là chứng từ hải quan đủ mạnh, đặc biệt khi mức giá trên đó bất thường so với thị trường. Nếu không có thêm bằng chứng về giao dịch thật, hải quan có lý do để nghi ngờ.
- Mã HS hoặc mô tả hàng hóa không khớp. Một số trường hợp bị áp giá không phải vì con số thấp, mà vì hải quan phân loại hàng vào nhóm khác có giá tham chiếu cao hơn. Mô tả hàng mơ hồ làm tăng xác suất bị phân loại sai.
Quan trọng là áp giá không có nghĩa là bạn làm sai. Nó có nghĩa là hải quan chưa có đủ thông tin để xác nhận giá bạn khai là hợp lý.
Chuẩn bị chứng từ từ trước
Cách hiệu quả nhất để xử lý áp giá là ngăn nó xảy ra. Điều đó đòi hỏi chứng từ đầy đủ ngay từ khi đặt hàng.
Hóa đơn thương mại (commercial invoice) đầy đủ thông tin. Hóa đơn cần ghi rõ tên hàng theo cách khớp với mã HS bạn khai, số lượng, đơn giá, tổng giá, điều kiện giao hàng (FOB, CIF...) và thông tin cả hai bên mua bán. Hóa đơn in ra từ ứng dụng 1688 thường thiếu một số trường, cần bổ sung hoặc xin thêm từ nhà cung cấp.
Chứng từ thanh toán. Lịch sử giao dịch qua Alipay, chuyển khoản ngân hàng hoặc dịch vụ thanh toán trung gian là bằng chứng giao dịch thật. Xuất ký lược sao kê, giữ cùng với hóa đơn theo từng lô hàng.
Báo giá gốc và lịch sử chat với xưởng. Nếu bạn có thỏa thuận giá qua chat hoặc có email xác nhận giá, lưu lại. Đây là bằng chứng giá đó đến từ thương lượng thực, không phải kê khai giả.
Phiếu đóng gói (packing list). Liệt kê đầy đủ từng SKU, số lượng, trọng lượng từng kiện. Packing list không khớp với hóa đơn là dấu hiệu đỏ với hải quan.
Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có. Một số mặt hàng được hưởng thuế ưu đãi nếu có C/O đúng form. Nếu không xin được C/O, ít nhất phải khai đúng xuất xứ và không để mâu thuẫn với các chứng từ khác.
Bộ chứng từ tốt không đảm bảo bạn không bị hỏi, nhưng giúp bạn trả lời nhanh và thuyết phục khi bị hỏi.
Khi đã nhận quyết định áp giá
Nếu hải quan ra quyết định áp giá, bạn sẽ nhận thông báo yêu cầu nộp thêm thuế theo mức giá họ xác định, hoặc hàng bị giữ chờ xử lý. Đây là quy trình cần theo từng bước.
Bước 1: Đọc kỹ quyết định. Hải quan thường ghi lý do áp giá và mức giá tham chiếu họ dùng. Xác định rõ họ áp theo cơ sở nào, nhóm hàng nào, và chênh lệch bao nhiêu so với giá bạn khai.
Bước 2: Đánh giá xem có đáng khiếu nại không. Nếu giá bị áp chênh lệch nhỏ, và số thuế phát sinh không quá lớn, đôi khi chấp nhận nộp bổ sung rồi rút kinh nghiệm cho lần sau lại nhanh hơn là khiếu nại. Nhưng nếu chênh lệch lớn, hoặc bạn chắc chắn giá giao dịch thật và có chứng từ, khiếu nại là con đường cần đi.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ khiếu nại. Hồ sơ gồm:
- Đơn khiếu nại ghi rõ căn cứ (giá giao dịch thực tế có chứng từ, điều luật hoặc quy định hải quan áp dụng sai, hoặc sai mã HS dẫn đến giá tham chiếu không phù hợp)
- Toàn bộ chứng từ giao dịch: hóa đơn, chứng từ thanh toán, packing list, báo giá gốc
- Ảnh hàng hóa nếu tranh luận về phân loại mã HS
- Thông tin nhà cung cấp và thông tin đăng ký kinh doanh của bên bán trên 1688 nếu có thể lấy được
Bước 4: Nộp khiếu nại đúng cấp. Khiếu nại lần đầu nộp lên Chi cục hải quan cửa khẩu nơi phát sinh quyết định. Thời hạn thường là 90 ngày kể từ ngày nhận quyết định hành chính, nhưng nên kiểm tra lại vì quy định có thể thay đổi. Nếu không được giải quyết, bước tiếp theo là khiếu nại lên Cục hải quan tỉnh/thành phố.
Bước 5: Theo dõi và phản hồi đúng hạn. Khiếu nại hải quan có thời hạn xử lý và thời hạn phản hồi. Không theo dõi là mất quyền.
Những sai lầm hay gặp khi bị áp giá
Không giữ chứng từ gốc sau khi thông quan. Nhiều chủ shop chỉ lưu số liệu mà không lưu file chứng từ. Khi bị hải quan hỏi lại sau đó, không còn bằng chứng.
Để dịch vụ order tự lo toàn bộ giấy tờ mà không kiểm tra lại. Dịch vụ order giúp tiện, nhưng họ lo cho nhiều khách, không thể cẩn thận cho từng lô như chính bạn. Kiểm tra lại hóa đơn và packing list trước khi hàng qua cửa khẩu.
Khai mô tả hàng quá chung chung. "Hàng tiêu dùng", "đồ gia dụng", "phụ kiện" mà không ghi rõ loại cụ thể tạo điều kiện cho hải quan phân loại theo mức cao hơn. Khai cụ thể, khớp với thực tế, khớp với mã HS.
Tin vào giá tham chiếu trên mạng mà không cộng đúng. Một số chủ shop tưởng mình khai đúng vì tra giá internet, nhưng giá tham chiếu của hải quan lấy từ cơ sở dữ liệu nội bộ, không phải giá Google. Cách duy nhất để biết mức của họ là hỏi thẳng khi làm việc tại cửa khẩu.
Khi nào nên dùng công ty dịch vụ thủ tục hải quan
Nếu lô hàng có giá trị lớn, bị áp giá với chênh lệch đáng kể, hoặc bị áp do tranh luận mã HS phức tạp, thuê công ty dịch vụ thủ tục hải quan (customs broker) làm đại diện là lựa chọn hợp lý. Họ biết quy trình khiếu nại, biết ngôn ngữ pháp lý cần dùng, và có mối quan hệ làm việc với cán bộ hải quan tại cửa khẩu.
Chi phí dịch vụ tính theo lô, thường tùy vào mức độ phức tạp. Nên so con số đó với khoản thuế đang tranh chấp. Nếu thuế bị áp thêm gấp nhiều lần chi phí dịch vụ, thuê đại diện thường có lợi hơn tự làm.
Tạm kết
Bị hải quan áp giá không có nghĩa là thua. Nó có nghĩa là bạn cần chứng minh giá giao dịch thật của mình bằng hồ sơ đầy đủ. Người chuẩn bị chứng từ từ trước giải quyết nhanh hơn nhiều so với người phải đi thu thập lại sau khi đã bị áp. Và nếu đã bị áp, khiếu nại đúng quy trình, đúng thời hạn, với bằng chứng cụ thể là con đường có kết quả nhất.