Khi bán nhiều mã hàng cùng lúc, vốn luôn có hạn nhưng sự chú ý thì còn hạn hơn. Nếu bạn trải đều công sức và tiền nhập lên toàn bộ danh mục, những mã đang kéo doanh thu sẽ bị thiếu hàng trong khi những mã chết vẫn chiếm đầy kho. Phân loại ABC là cách nhìn thẳng vào danh mục của mình để biết mã nào đáng được ưu tiên vốn, và mã nào nên cắt.
ABC là gì và tại sao dùng nó
ABC là cách chia danh mục thành ba nhóm dựa trên đóng góp doanh thu, không phải số lượng bán hay số lô đã nhập. Ý tưởng xuất phát từ nguyên tắc 80/20: trong hầu hết các shop, khoảng 20 phần trăm số mã tạo ra 80 phần trăm doanh thu.
- Nhóm A: khoảng 10 đến 20 phần trăm số SKU, tạo ra 70 đến 80 phần trăm tổng doanh thu. Đây là nhóm nuôi cả shop.
- Nhóm B: khoảng 30 phần trăm số SKU, đóng góp 15 đến 20 phần trăm doanh thu. Nhóm trung gian, có thể lên A hoặc xuống C.
- Nhóm C: phần còn lại, thường 50 đến 60 phần trăm số SKU, chỉ đóng góp 5 đến 10 phần trăm doanh thu. Nhóm ăn vốn nhiều nhất so với giá trị tạo ra.
Phân loại này không phải một lần rồi thôi. Danh mục thay đổi theo mùa, theo trend và theo thị trường. Nên xem lại mỗi tháng hoặc tối thiểu mỗi quý.
Cách tính phân loại trong thực tế
Không cần phần mềm phức tạp. Một bảng tính đơn giản là đủ nếu bạn có dữ liệu bán hàng từ sàn.
Bước 1: Lấy doanh thu từng mã trong kỳ. Chọn một khung thời gian cố định, ví dụ 30 ngày hoặc 90 ngày gần nhất. Dùng doanh thu (giá bán nhân số đơn) chứ không phải số đơn thuần, vì một mã bán 500 đơn giá 30.000 đồng đóng góp khác hẳn với mã bán 50 đơn giá 500.000 đồng.
Bước 2: Sắp xếp giảm dần và tính tỷ trọng. Xếp tất cả mã từ cao nhất xuống thấp nhất theo doanh thu. Tính phần trăm đóng góp từng mã so với tổng, rồi cộng dồn. Những mã đầu tiên cộng lại đến 70 đến 80 phần trăm là nhóm A. Tiếp theo đến khoảng 95 phần trăm là nhóm B. Phần còn lại là nhóm C.
Bước 3: Gán nhãn và lưu lại. Việc này mất 30 đến 60 phút lần đầu, và nhanh hơn sau đó vì bạn chỉ cập nhật con số mới vào bảng cũ.
Ví dụ đơn giản: bạn có 20 SKU, tổng doanh thu tháng vừa rồi là 50 triệu đồng. Sau khi xếp giảm dần, 4 mã đầu tiên đã chiếm 38 triệu (76 phần trăm), đó là nhóm A. 6 mã tiếp theo cộng thêm 9 triệu (18 phần trăm), đó là nhóm B. 10 mã cuối chỉ đóng góp 3 triệu (6 phần trăm), đó là nhóm C.
Nhóm A: dồn vốn, đừng để thiếu hàng
Nhóm A là nơi tiền của bạn phải làm việc hiệu quả nhất. Nếu một mã nhóm A hết hàng, bạn không chỉ mất doanh thu ngay hôm đó mà còn có thể bị sàn hạ xếp hạng listing vì tỷ lệ thực hiện đơn thấp.
Một vài điều cần chú ý với nhóm A:
- Tồn an toàn cao hơn. Vì mã A bán nhanh và lead time từ 1688 thường dài (18 đến 30 ngày đường biển, hoặc 7 đến 14 ngày đường bộ), bạn cần giữ đệm tồn lớn hơn so với nhóm B và C. Tính reorder point dựa trên tốc độ bán thực và toàn bộ thời gian từ lúc đặt đến lúc hàng về kho sẵn để bán.
- Ưu tiên nguồn vốn khi phân bổ ngân sách nhập. Nếu tháng này chỉ có đủ tiền nhập một phần danh mục, mã A phải được đảm bảo đủ hàng trước. Nhóm B và C đứng sau.
- Theo dõi sát hơn. Biến động nhỏ ở nhóm A, ví dụ tốc độ bán chậm lại đột ngột hay một nhà cung cấp giao chậm, cần được phát hiện sớm hơn vì hậu quả lớn hơn.
Nhóm B: quan sát và quyết định
Nhóm B là nhóm ở giữa, không phải ưu tiên cao nhất nhưng cũng chưa đến mức cắt. Điều quan trọng là đặt câu hỏi đúng cho từng mã trong nhóm này.
Mã B đang đi lên. Nếu một mã B đang tăng đều doanh thu, tốc độ bán mỗi tuần cao hơn tuần trước, có khả năng nó sẽ lên nhóm A trong vài tháng nữa. Với mã này, nên đầu tư thêm chút chú ý: thêm quảng cáo thử, cải thiện listing, xem tốc độ phản hồi của nhà cung cấp. Đây là mã đáng nuôi.
Mã B đang đi ngang hoặc xuống. Nếu doanh thu đã flat ba tháng liên tiếp hoặc đang giảm nhẹ, mã này có thể đang trên đường về nhóm C. Không cần cắt ngay, nhưng cũng đừng dồn thêm vốn. Bán hết lô hiện tại, đánh giá lại trước khi nhập tiếp.
Nhóm C: đừng để vốn chết ở đây
Nhóm C là nơi vốn hay bị chôn nhất và ít ai để ý nhất. Nhiều shop giữ hàng chục mã nhóm C vì "lỡ đã nhập rồi", "biết đâu bán được", hoặc "xả thì lỗ quá". Kết quả là một lượng vốn không nhỏ nằm yên trong kho tháng này qua tháng khác.
Với nhóm C, cần nhìn thẳng vào từng mã:
- Bao nhiêu tháng tồn so với tốc độ bán hiện tại? Nếu một mã có tồn đủ bán 6 tháng với tốc độ hiện tại, và cả 6 tháng đó bạn không thể dùng vốn đó cho nhóm A, đó là vốn chết.
- Chi phí giữ tồn có hơn chi phí xả không? Kho có phí, vốn có chi phí cơ hội. Đôi khi xả với giá hòa vốn hoặc lỗ nhẹ còn tốt hơn giữ 6 tháng không sinh ra gì.
- Mã này có vấn đề gốc không? Biên lãi quá mỏng, nhà cung cấp không ổn định, hay thị trường đã bão hòa từ lâu? Nếu có, đừng nhập lại dù lần xả trước "bán hết" vì lý do khuyến mãi. Bán hết không có nghĩa là mã đó đáng nhập.
Không phải mọi mã C đều cần cắt ngay. Một số mã bán chậm nhưng biên lãi tốt và không tốn nhiều vốn vẫn có thể giữ. Vấn đề là chủ động quyết định, không phải để tự nhiên.
Giữ vốn chảy về nhóm thắng
Lợi ích lớn nhất của phân loại ABC không phải là biết nhóm nào thắng nhóm nào thua. Điều đó bạn có thể cảm nhận được sau vài tháng bán hàng. Lợi ích thật sự là có một cơ chế buộc bạn phải phân bổ vốn có chủ đích, thay vì nhập theo quán tính.
Chu kỳ lý tưởng là: mỗi tháng (hoặc mỗi quý) cập nhật phân loại, dồn tồn an toàn cao cho nhóm A, theo dõi sát nhóm B để phát hiện mã đang lên, và tích cực dọn dẹp nhóm C để vốn không bị chôn. Vốn giải phóng từ nhóm C sẽ là ngân sách nhập tiếp cho nhóm A hoặc thử mã mới có triển vọng.
Một điều cần nhớ: phân loại ABC dựa trên doanh thu, không phải lợi nhuận. Một mã A có thể bán nhiều nhưng biên lãi mỏng vì phí sàn cao hoặc tỷ lệ trả hàng lớn. Nếu bạn đã có số lãi thực tế từng mã (sau phí và quảng cáo), dùng lợi nhuận thay vì doanh thu để phân loại sẽ chính xác hơn nhiều. Doanh thu là điểm bắt đầu tốt khi chưa có số chi tiết hơn.
Tạm kết
Phân loại ABC không giải được bài toán chọn hàng, nhưng nó giải bài toán phân bổ vốn: bạn biết mã nào xứng đáng được ưu tiên tồn an toàn cao, mã nào cần theo dõi để quyết định tiếp, và mã nào đang chiếm vốn mà không trả lại tương xứng. Với shop bán nhiều mã, đây là công cụ đơn giản nhưng có tác dụng thực: không để vốn nằm yên ở những chỗ không sinh ra gì, và luôn có đủ hàng ở những chỗ đang bán chạy.