Nhiều chủ shop biết mình có lãi, nhưng không biết lãi từ mã nào. Khi danh mục lên vài chục SKU, cảm giác "tháng này được" có thể che đi thực tế rằng ba mã đang bù lỗ cho bảy mã còn lại. Bài này hướng dẫn dựng một bảng đơn giản để biết từng mã đang lãi hay lỗ, và đọc nó ra quyết định nhập tiếp hay dừng.
Vì sao cần theo dõi từng mã riêng
Khi nhập nhiều SKU, tổng doanh thu che đi rất nhiều thứ. Một tháng bán được 50 triệu có thể đến từ hai mã thắng lớn và tám mã kéo xuống. Nếu bạn chỉ nhìn tổng, bạn sẽ tiếp tục đổ vốn vào cả mười mã, thay vì dồn vào hai mã đang chạy tốt và cắt những mã đang ăn tiền mà không trả lại.
Vấn đề thứ hai là quyết định nhập lại. Khi hàng sắp hết tồn, câu hỏi không phải là "mình có tiền không", mà là "mã này có đáng nhập thêm không". Câu trả lời nằm ở lịch sử lãi lỗ của mã đó, không phải ở cảm giác bán chạy. Bán chạy nhưng lãi mỏng vì phí sàn và ads cao có thể không đáng nhập thêm, trong khi một mã bán chậm hơn nhưng không cần quảng cáo lại lành mạnh hơn nhiều.
Bảng theo dõi từng mã giải quyết cả hai vấn đề này. Nó không cần phức tạp, nhưng cần đúng cột.
Các cột cần có trong bảng
Một bảng tối giản nhưng đủ dùng có các cột sau:
- Tên SKU / mã hàng. Ghi cả tên mô tả và mã nội bộ nếu bạn dùng. Ví dụ: "Giá đỡ điện thoại gấp, màu đen, mã GT-01".
- Giá vốn thật (một đơn vị). Đây là số quan trọng nhất. Không phải giá trên 1688. Giá vốn thật bao gồm giá hàng quy về tiền Việt (tỷ giá khoảng 3.600 đồng một tệ, nhớ kiểm tra lại lúc tính), cước vận chuyển về kho, phí dịch vụ đặt hàng nếu đi qua đơn vị trung gian, thuế và phí thông quan chia cho số lượng lô, cộng thêm ước tính hao hụt do hàng lỗi hoặc trả lại. Tất cả chia đều cho số lượng nhập để ra giá vốn một đơn.
- Giá bán trung bình thực tế. Không phải giá niêm yết, mà là giá bán thật qua mỗi tháng, tính cả đơn giảm giá và đơn flash sale nếu có.
- Phí sàn và phí vận chuyển nội địa (một đơn). Các sàn lấy phần trăm khác nhau tùy danh mục và cấp shop, cộng thêm phí vận chuyển người mua hoặc shop trả. Con số này thay đổi theo chương trình, nên ghi số trung bình trong kỳ thay vì một con số cố định.
- Chi phí quảng cáo trên mỗi đơn bán được (CPS). Lấy tổng tiền ads đã tiêu trong tháng cho mã đó chia cho số đơn bán được từ ads. Nếu bạn chạy ads chung cho nhiều mã, có thể ước lượng bằng cách tách theo tỉ trọng doanh thu. Không lý tưởng nhưng vẫn tốt hơn là bỏ qua hoàn toàn.
- Lãi gộp thực tế (một đơn). Giá bán trừ đi giá vốn, trừ phí sàn, trừ chi phí quảng cáo trên đơn. Con số này là tiền thật còn lại sau khi trừ hết các chi phí trực tiếp.
- Số đơn bán trong tháng. Cần để tính tổng lãi của mã trong tháng.
- Tổng lãi tháng. Lãi gộp một đơn nhân với số đơn bán. Đây là thứ bạn nhìn để so sánh giữa các mã.
- Tồn kho hiện tại. Số lượng còn trong kho. Quan trọng để biết khi nào cần nhập lại.
- Ghi chú. Ô để ghi lý do bất thường: tháng này giảm giá mạnh, có đợt hoàn hàng nhiều, hoặc nhà cung cấp tăng giá.
Cách điền và giữ bảng sống
Điền bảng một lần mỗi tháng sau khi có đủ dữ liệu từ sàn. Không cần điền theo ngày, vì dữ liệu theo ngày quá lẻ để thấy xu hướng.
Nguồn số liệu:
- Giá vốn: lấy từ đơn nhập hoặc phiếu quyết toán với đơn vị vận chuyển, chia đều cho số lượng lô. Nếu giá nhập lần này khác lần trước thì ghi theo lô mới nhất đang bán.
- Doanh thu và số đơn: xuất từ phần báo cáo bán hàng của sàn, lọc theo từng mã.
- Phí sàn: nhiều sàn cung cấp báo cáo thanh toán chi tiết theo đơn, trong đó ghi rõ phí hoa hồng và phí vận chuyển. Lấy tổng phí chia cho tổng đơn của mã đó.
- Chi phí ads: từ bảng điều khiển quảng cáo của sàn, lọc theo mã hoặc nhóm quảng cáo chứa mã đó.
Cập nhật mỗi tháng một lần, giữ dữ liệu ít nhất ba tháng gần nhất. Ba tháng đủ để thấy xu hướng: mã đang cải thiện, mã đang đi ngang, hay mã đang xấu dần.
Đọc bảng ra quyết định nhập
Khi bảng có dữ liệu ba tháng trở lên, bạn có thể đọc ra một số quyết định cụ thể.
Nhập thêm hay không. Câu trả lời dễ nhất: nếu lãi gộp một đơn dương, tổng lãi tháng đủ lớn, và tốc độ bán đang ổn định hoặc tăng, nhập thêm là hợp lý. Nếu lãi gộp một đơn âm hoặc gần bằng không, nhập thêm chỉ là đổ thêm vốn vào chỗ đang mất.
Phát hiện mã ăn vốn không nói. Có những mã bán được đơn đều đặn, nhìn có vẻ ổn, nhưng khi tính đủ giá vốn và ads thì lãi một đơn chỉ vài ngàn đồng hoặc thậm chí âm. Bảng này giúp bạn nhìn thấy những mã đó thay vì để chúng âm thầm kéo lợi nhuận xuống cả năm.
So sánh hiệu quả vốn giữa các mã. Không phải mã lãi nhiều nhất là mã tốt nhất. Quan trọng hơn là lãi trên mỗi đồng vốn bỏ ra. Một mã lãi 5 triệu từ 10 triệu vốn tốt hơn một mã lãi 8 triệu từ 40 triệu vốn, vì cùng 10 triệu đó bạn có thể chạy bốn vòng mã đầu thay vì một vòng lẻ mã sau.
Để tính hiệu quả vốn đơn giản, ước lượng vốn đang nằm trong kho của từng mã (tồn kho nhân giá vốn) và chia tổng lãi tháng cho con số đó. Tỉ số này so sánh được giữa các mã, dù quy mô khác nhau.
Thời điểm nhập lại. Từ tốc độ bán trung bình mỗi tháng và tồn kho hiện tại, bạn tính được còn bao nhiêu tuần hàng. Nếu lead time nhập từ 1688 về thường mất bốn đến sáu tuần (đặt hàng, sản xuất nếu có, vận chuyển biển khoảng 18 đến 30 ngày, thông quan), thì ngưỡng đặt lại là khi tồn còn đủ bán trong sáu đến tám tuần, chứ không phải khi gần hết.
Lỗi phổ biến khi dùng bảng
Có một số chỗ hay sai khi mới bắt đầu theo dõi.
Tính giá vốn thiếu một lớp phí. Hay gặp nhất là quên tính phí dịch vụ đặt hàng của đơn vị trung gian (thường vài phần trăm trên giá hàng), hoặc quên tính hao hụt. Một lô 100 cái mà về được 93 cái dùng được thì giá vốn thật phải tính trên 93, không phải 100. Bỏ sót một lớp phí nhỏ trên nhiều mã cộng lại thành sai lệch lớn.
Dùng giá bán niêm yết thay vì giá bán thực tế. Nếu tháng đó bạn chạy flash sale hay giảm giá theo chương trình của sàn, giá bán thực tế thấp hơn giá hiển thị. Nên lấy số từ báo cáo doanh thu thực tế, không phải từ trang sản phẩm.
Bỏ qua chi phí ads vì khó tách. Đây là phần hay bị bỏ qua nhất, và nó làm lãi trông đẹp hơn thực tế. Ngay cả ước lượng thô cũng tốt hơn là không có. Nếu bạn tiêu 5 triệu ads mà bán được 200 đơn từ ads, chi phí ads mỗi đơn là 25.000 đồng. Con số đó phải nằm trong bảng.
Chỉ giữ một tháng dữ liệu. Một tháng không đủ để thấy mã nào đang tốt hơn hay xấu hơn theo thời gian. Ít nhất ba tháng mới thấy xu hướng.
Khi nào bảng cần nâng cấp
Bảng đơn giản này đủ dùng cho shop dưới 30 đến 40 SKU active. Khi danh mục lớn hơn, bạn sẽ cần gộp dữ liệu từ nhiều sàn cùng lúc cho một mã, hoặc tách theo kênh bán (TikTok Shop riêng, Shopee riêng, Lazada riêng). Lúc đó bảng tay bắt đầu mất kiểm soát, và cần công cụ tổng hợp tự động hơn.
Nhưng ngay cả khi bạn dùng công cụ mạnh hơn sau này, logic vẫn như cũ: giá vốn thật, giá bán thực tế, phí sàn, phí ads, lãi trên từng đơn, tổng lãi trên từng mã. Hiểu từng cột trong bảng đơn giản này trước là nền tốt nhất để đọc bất kỳ báo cáo phức tạp nào sau này.
Tạm kết
Theo dõi lãi lỗ từng mã không cần phần mềm phức tạp. Một bảng với đủ cột đúng, điền đều mỗi tháng, đã đủ để biết mã nào đang kéo lợi nhuận lên và mã nào đang ngốn vốn âm thầm. Quyết định nhập lại, dồn vốn hay cắt mã đều trở nên rõ ràng hơn khi con số thật nằm trước mắt, thay vì nằm rải rác trong cảm giác bán được nhiều hay ít.