Mùa cao điểm là thời điểm bán được nhiều nhất trong năm, nhưng cũng là lúc hàng về trễ nhất. Nếu bạn không tính kỹ ngày đặt, rất có thể hàng vẫn còn kẹt cửa khẩu hoặc nằm chờ thông quan trong khi khách đã hết mua.
Vì sao thông quan chậm đúng lúc bạn cần nhanh nhất
Có hai đợt cao điểm chính trong năm mà chủ shop bán hàng 1688 cần theo dõi sát: Tết Nguyên Đán và đợt 11/11. Cả hai đều tạo ra hiệu ứng dồn ứ tương tự nhau, dù theo những cơ chế hơi khác nhau.
Tết Nguyên Đán. Phía Trung Quốc nghỉ Tết từ một đến hai tuần, đôi khi dài hơn tùy năm. Xưởng không sản xuất, kho gom đóng cửa hoặc hoạt động cầm chừng, hãng vận chuyển cạn nhân công. Nhưng vấn đề không chỉ nằm trong kỳ nghỉ: ba đến bốn tuần trước Tết, cả hệ thống logistics Trung Quốc đã bắt đầu tắc vì lượng hàng tăng đột biến. Mọi shop đều cố gom hàng trước khi xưởng đóng, nên cước tàu tăng, container căng, và xưởng giao chậm hơn bình thường. Phía Việt Nam thì cán bộ hải quan cũng nghỉ hoặc làm cầm chừng. Một lô hàng vốn thông quan trong hai đến ba ngày có thể kéo dài thành một tuần hoặc hơn nếu nằm đúng đợt.
11/11 và các đợt flash sale lớn. Ở đây vấn đề không phải nghỉ lễ mà là tắc do khối lượng. Lượng kiện hàng xuất đi từ Trung Quốc trong tuần 11/11 tăng gấp bội so với ngày thường. Cảng, kho gom, hãng bay và đơn vị vận chuyển đường bộ đều chịu tải nặng đột ngột. Kết quả: lịch bay bị dồn, kiện hàng xếp hàng chờ, và thời gian từ kho gom về đến Việt Nam kéo dài thêm ba đến bảy ngày so với thường. Cộng thêm lượng hồ sơ thông quan tăng đột biến cùng lúc, cửa khẩu Việt Nam cũng xử lý chậm hơn.
Tóm lại: đúng lúc bạn muốn hàng về nhanh nhất, cả hệ thống đang chậm lại vì cùng một lý do với bạn.
Tính ngược từ ngày cần hàng
Cách đúng để chuẩn bị là bắt đầu từ ngày bạn cần hàng trong kho để bán, rồi tính ngược lại về ngày đặt lệnh mua.
Ví dụ bạn muốn hàng có mặt tại kho Việt Nam để chuẩn bị cho chiến dịch Tết từ mùng 1 tháng Chạp âm lịch (khoảng đầu tháng 1 dương lịch):
- Ngày cần hàng trong kho: 1 tháng Chạp âm.
- Thời gian thông quan và nhận hàng tại Việt Nam: thông thường một đến ba ngày, nhưng mùa cao điểm cộng thêm ba đến bảy ngày đệm.
- Thời gian vận chuyển từ Trung Quốc về Việt Nam: đường biển khoảng 18 đến 30 ngày, đường bộ tiểu ngạch nhanh hơn nhưng cũng khoảng năm đến mười ngày, còn đường hàng không nhanh hơn nhưng đắt hơn nhiều.
- Thời gian xưởng sản xuất và đóng gói: nếu là hàng có sẵn thì hai đến bảy ngày. Nếu là hàng sản xuất theo đơn (OEM, đóng gói riêng) thì có thể hai đến bốn tuần.
- Khoảng đệm cho rủi ro: ít nhất một tuần dự phòng cho sự cố không lường trước.
Cộng tất cả lại, một lô hàng đường biển bình thường đã mất khoảng bốn đến sáu tuần từ lúc đặt lệnh đến khi vào kho. Vào mùa cao điểm, cộng thêm một đến hai tuần nữa. Nghĩa là bạn cần đặt hàng từ ít nhất sáu đến tám tuần trước ngày cần hàng, không phải ba đến bốn tuần như ngày thường.
Nếu đợi cảm thấy "gần Tết rồi" mới đặt thì thường là đã trễ mất hai đến ba tuần.
Xưởng Trung Quốc đóng cửa: mốc nào cần biết
Không phải tất cả xưởng nghỉ cùng lúc, và thời điểm thực tế thay đổi theo năm. Nhưng có một số mốc chung bạn nên hỏi trực tiếp nhà cung cấp ngay khi lên kế hoạch nhập.
- Trước Tết Trung Quốc hai đến ba tuần: đây là lúc xưởng bắt đầu nhận ít đơn mới hơn vì công nhân đã bắt đầu về quê. Năng lực sản xuất giảm dần. Nếu bạn cần xưởng sản xuất hàng tháng 12, đặt lệnh từ cuối tháng 10 đầu tháng 11 là an toàn hơn.
- Kỳ nghỉ chính thức: thường kéo dài bảy đến mười lăm ngày, đôi khi hơn. Hỏi xưởng cụ thể năm đó họ nghỉ từ ngày nào đến ngày nào, đừng ước đoán.
- Sau Tết hai đến ba tuần: xưởng mở cửa nhưng chưa đủ nhân công vì công nhân về quê chưa lên đủ. Đơn hàng đặt ngay sau Tết thường giao chậm hơn mức xưởng cam kết.
Với 11/11: không có nghỉ lễ nhưng từ cuối tháng 10 đến giữa tháng 11, kho gom và hãng vận chuyển đều căng. Nếu bạn cần hàng cho chiến dịch 11/11, lô hàng phải rời Trung Quốc trước ngày 25 đến 31 tháng 10. Đặt lệnh trước đó ba đến bốn tuần nữa, tùy thời gian sản xuất.
Đặt ít lô hơn, mỗi lô đúng lúc hơn
Một cạm bẫy phổ biến là chờ đến sát cao điểm rồi đặt một lô lớn. Chiến lược này gộp mọi rủi ro vào một thời điểm duy nhất. Nếu lô đó bị trễ hoặc bị giữ ở cửa khẩu, bạn không có hàng để bán đúng dịp.
Một cách tiếp cận tốt hơn là chia nhỏ:
- Lô đầu: đặt sớm nhất có thể, khoảng bảy đến tám tuần trước cao điểm, chứa các mã bán chạy nhất và cần đủ hàng nhất. Đây là lô quan trọng nhất, không muốn rủi ro chậm trễ.
- Lô bổ sung: đặt sau khoảng hai đến ba tuần, khi bạn đã có tín hiệu đầu tiên về tốc độ bán của lô đầu. Nếu bán nhanh, lô bổ sung về kịp. Nếu bán chậm hơn dự kiến, bạn vẫn có thể điều chỉnh số lượng.
Mô hình này cũng giúp bạn không ôm quá nhiều tồn sau cao điểm. Hàng Tết bán ế sang năm sau là rủi ro thật, đặc biệt với hàng theo mùa hoặc hàng trang trí.
Cước vận chuyển tăng mùa cao điểm
Ngoài thời gian, giá cũng thay đổi. Trong hai mùa cao điểm này, cước vận chuyển có thể cao hơn 20 đến 50 phần trăm so với ngày thường, tùy tuyến và tùy hãng. Một phần vì nhu cầu cao hơn, một phần vì năng lực vận chuyển bị căng.
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn nhập hàng của bạn. Nếu bạn tính biên lãi dựa trên cước ngày thường, lô hàng cao điểm sẽ có biên lãi thấp hơn thực tế. Cần hỏi đơn vị vận chuyển hoặc dịch vụ order về mức cước dự kiến cho đợt đó, hoặc cộng thêm biên độ an toàn khoảng 20 đến 30 phần trăm vào phần cước khi tính giá vốn.
Nếu hàng không quá gấp và bạn đặt đủ sớm, đường biển vẫn là lựa chọn tiết kiệm hơn nhiều so với đường hàng không, dù mùa cao điểm cước biển cũng lên. Hàng không chỉ đáng cân nhắc khi giá trị lô cao và bạn thực sự không còn thời gian.
Hồ sơ thông quan: chuẩn bị trước để không kẹt vì giấy tờ
Một điểm ít người để ý: hàng bị giữ ở cửa khẩu không phải lúc nào cũng vì tắc vật lý. Đôi khi chỉ vì thiếu một tờ khai, thiếu hóa đơn, hoặc khai sai mã HS, và cán bộ hải quan không có thời gian xử lý nhanh vì hồ sơ đang nhiều.
Mùa cao điểm, sai sót nhỏ mà ngày thường hải quan có thể bỏ qua hoặc cho bổ sung nhanh sẽ bị xếp vào hàng chờ xử lý lâu hơn. Vì vậy:
- Kiểm tra kỹ hóa đơn thương mại (commercial invoice) từ xưởng: mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá phải khớp với thực tế.
- Xác nhận mã HS với đơn vị làm thủ tục thông quan của bạn trước khi hàng lên đường, không phải khi hàng đã về đến cửa khẩu.
- Nếu đi qua dịch vụ order agent, yêu cầu họ cung cấp bộ chứng từ đầy đủ trước khi hàng rời kho Trung Quốc.
Giấy tờ đúng không đảm bảo hàng về nhanh hơn thị trường, nhưng tránh được tình huống hàng bị giữ thêm ba đến năm ngày chỉ vì bổ sung chứng từ đúng lúc cửa khẩu đông nhất.
Tạm kết
Hai quy tắc đơn giản nhất cho mùa cao điểm: đặt sớm hơn bạn nghĩ là cần thiết, và tính ngược từ ngày cần hàng thay vì tính xuôi từ ngày muốn đặt. Mùa Tết và 11/11 không tha cho ai đặt hàng theo thói quen ngày thường. Thời gian thông quan giãn, cước tăng, và hàng về trễ đúng lúc bạn cần bán nhất. Cộng đủ các chặng, thêm đệm rủi ro, và chốt ngày đặt hàng trước khi mùa đến là cách duy nhất để hàng kịp lên kệ.