Bán Tết là cơ hội lớn nhất trong năm với nhiều shop online, nhưng cũng là thời điểm hàng về trễ hoặc không về nhiều nhất. Lý do gần như lúc nào cũng giống nhau: xưởng Trung Quốc nghỉ sớm hơn bạn nghĩ, và chặng vận chuyển dài hơn bạn tính.
Tết là thời điểm chuỗi cung ứng dễ vỡ nhất
Tết Nguyên Đán ở Việt Nam và Tết Nguyên Đán ở Trung Quốc gần như trùng nhau. Nghĩa là khi nhu cầu mua sắm của người Việt tăng mạnh nhất, xưởng bên Trung Quốc lại đóng cửa đồng loạt.
Xưởng thường ngừng nhận đơn mới từ 10 đến 15 ngày trước Tết âm lịch. Một số xưởng nhỏ đóng cửa sớm hơn, từ hai đến ba tuần trước, để công nhân về quê kịp. Sau Tết, xưởng mở lại không đồng đều: một số mở từ mùng 5 đến mùng 7, số khác đến rằm tháng Giêng hoặc muộn hơn, tùy xưởng và tùy tỉnh. Không có con số chính xác chung cho tất cả, bạn cần hỏi thẳng từng xưởng.
Tóm lại: cửa sổ nhập hàng kịp Tết hẹp hơn nhiều so với những đợt bình thường trong năm.
Tính ngược lịch từ ngày bán, không từ ngày đặt
Sai lầm phổ biến nhất là tính xuôi: đặt hàng hôm nay rồi ước lượng khi nào về. Cách làm đúng là tính ngược: bắt đầu từ ngày bạn cần hàng trong tay để bán, rồi trừ dần từng chặng.
Ví dụ cụ thể cho lô hàng cần bán trong tháng Chạp (tháng 12 âm lịch):
- Ngày bán đầu tiên cần tồn kho: tầm 10 tháng 12 âm lịch (khoảng giữa tháng 1 dương lịch).
- Trừ thời gian kiểm hàng và nhập kho phía Việt Nam: cộng thêm 1 đến 2 ngày sau khi hàng về.
- Trừ thời gian vận chuyển đường biển Trung Quốc về Việt Nam: khoảng 18 đến 30 ngày tùy tuyến và đơn vị vận chuyển. Đường hàng không nhanh hơn nhưng cước cao hơn nhiều.
- Trừ thời gian thông quan phía Việt Nam: thường 1 đến 3 ngày, nhưng mùa cao điểm Tết hay bị ùn ứ tại cảng, có thể kéo dài thêm vài ngày.
- Trừ thời gian xưởng sản xuất và đóng gói: 5 đến 10 ngày với hàng có sẵn, lâu hơn với hàng cần gia công hoặc gắn nhãn.
- Trừ thêm 5 đến 7 ngày làm bộ đệm cho những sự cố không lường trước: hàng bị giữ ở cảng, xưởng chậm tiến độ, hay đơn vị vận chuyển kẹt hàng.
Cộng tất cả lại, lô hàng bán tháng Chạp thường phải được đặt từ tháng 10 đến đầu tháng 11 dương lịch, tức trước Tết khoảng ba đến bốn tháng. Nếu bạn đang đọc bài này vào tháng 11 hoặc muộn hơn, một số lô hàng đã cần đặt rồi.
Rủi ro nghỉ lễ xưởng và cách giảm thiểu
Nghỉ Tết xưởng không chỉ là "đóng cửa rồi mở lại". Có vài rủi ro cụ thể cần chuẩn bị cho.
Xưởng không giao hàng đúng cam kết trước nghỉ. Khi xưởng gần đến thời điểm nghỉ, họ thường có nhiều đơn dồn lại, nhân công bắt đầu xin về sớm, và tiến độ sản xuất chậm lại. Đơn bạn đặt tháng 11 và được hứa giao trong tuần đó có thể trễ 5 đến 10 ngày. Giải pháp: đặt sớm hơn và không để lô quan trọng rơi vào khung hai tuần cuối trước Tết Trung Quốc.
Hàng tồn kho phía Trung Quốc bị giữ trong kho gom qua Tết. Nếu hàng về kho gom ở Trung Quốc trước khi đơn vị vận chuyển khởi chuyến, và chuyến đó rơi ngay vào kỳ nghỉ, hàng nằm đó đến khi họ mở lại. Hỏi trước lịch khởi chuyến cuối cùng trước Tết của đơn vị vận chuyển bạn đang dùng.
Sau Tết hàng ùn ào về cùng lúc. Nhiều shop đặt cùng lúc, nhiều lô về cùng lúc, cảng tắc. Thời gian thông quan sau Tết thường chậm hơn bình thường 3 đến 5 ngày. Lô hàng nào muốn bán đầu tháng 2 nhưng bị về chung đợt hàng hậu Tết sẽ bị kẹt.
Sau Tết xưởng thiếu nhân công. Một số công nhân không quay lại ngay sau nghỉ hoặc không quay lại hẳn. Xưởng vận hành dưới công suất trong tháng đầu sau Tết, nghĩa là đơn đặt ngay sau Tết thường có lead time dài hơn bình thường. Nếu bạn cần nhập tiếp cho hàng Rằm tháng Giêng hoặc chuẩn bị cho 8/3, đừng tính xưởng chạy full ngay từ mùng 5.
Chọn SKU nào để nhập trước Tết
Không phải mọi hàng đều phù hợp để nhập số lượng lớn cho Tết. Trước khi lên lịch, lọc danh sách SKU theo hai tiêu chí.
Tiêu chí 1: Nhu cầu Tết có thể dự đoán được không? Đồ trang trí Tết, đồ lì xì, quà tặng, đồ dùng nấu ăn dịp lễ, quần áo mùa đông ở miền Bắc là những ngành có nhu cầu tăng rõ ràng trước Tết. Phụ kiện điện thoại, đồ gia dụng thông thường, văn phòng phẩm không có cú hích Tết rõ ràng, nhập thêm không hẳn hợp lý.
Tiêu chí 2: SKU đã bán ổn định trước đó chưa? Nhập số lượng lớn cho Tết với một mã chưa bán bao giờ là rủi ro kép: vừa không biết thị trường phản ứng ra sao, vừa không có cửa ra hàng nếu Tết không bán được. Tốt nhất là tăng lượng nhập những SKU đã chứng minh được tốc độ bán ổn định trong ba tháng gần nhất.
Với hàng Tết theo mùa (đồ trang trí, phong bao), hãy tính trước kế hoạch xả sau Tết nếu còn tồn. Hàng có tính mùa vụ cao tồn lại rất khó xử lý.
Tính lượng nhập cho Tết
Một cách ước lượng thực tế:
- Lấy tốc độ bán trung bình hàng tuần trong 4 tuần gần nhất (tính đơn trên tuần).
- Nhân với hệ số mùa vụ Tết cho ngành hàng của bạn. Không có con số chuẩn cho tất cả, nhưng nhiều shop ghi nhận doanh số tháng Chạp gấp 1,5 đến 2,5 lần tháng bình thường với hàng có tính mùa vụ. Hãy dùng tốc độ bán từ Tết năm ngoái nếu bạn đã có dữ liệu đó.
- Cộng thêm tồn kho an toàn để đệm cho trường hợp bán nhanh hơn dự kiến.
- Trừ đi tồn kho hiện tại bạn đang có.
- Phần còn lại là lượng cần nhập thêm.
Đừng nhập quá tay với hàng có tính mùa vụ cao. Tồn kho sau Tết với đồ trang trí hay phong bao đỏ sẽ nằm đó cả năm. Thà nhập vừa và cháy hàng sớm còn hơn ôm tồn.
Quản lý dòng tiền trong đợt nhập Tết
Nhập Tết đòi hỏi vốn lớn, và vốn đó bị kẹt trong kho trong khi bạn vẫn phải trả tiền ads, phí sàn, và các chi phí vận hành khác.
Một vài nguyên tắc thực tế:
- Không dồn toàn bộ vốn vào một lô duy nhất. Chia ra hai đến ba đợt nhập, đợt đầu sớm hơn và đợt sau nhỏ hơn để bổ sung khi biết nhu cầu thực tế.
- Tính giá vốn theo tỷ giá thực tế khi đặt. Tỷ giá tệ sang đồng dao động, nên tính theo mức hiện tại khi bạn đặt đơn, khoảng 3.600 đồng một tệ, và cập nhật lại nếu thấy biến động lớn.
- Dự phòng phí thông quan và lưu kho tăng. Mùa cao điểm, một số đơn vị vận chuyển và kho gom có phụ phí thêm. Hỏi trước để tránh ngạc nhiên khi tính giá vốn.
Tạm kết
Hàng kịp về trước Tết không phải chuyện may rủi, mà là chuyện tính toán ngược từ ngày bán. Xưởng nghỉ sớm, vận chuyển đông đúc, thông quan chậm: ba yếu tố này cộng lại dễ đẩy hàng về trễ hai đến ba tuần so với dự kiến. Người nhập thành công qua Tết là người đặt hàng khi người khác chưa nghĩ đến, và giữ lại đủ tồn an toàn để không cháy hàng giữa đỉnh cầu.