Shopee phạt listing hết hàng bằng cách giảm rank ngay lập tức. Rank không tự hồi phục khi hàng về. Trong khi shop nội địa có thể bổ hàng trong 1-2 ngày, shop nhập 1688 mất trung bình 14-22 ngày air freight để có hàng mới trong kho. Khoảng cách đó là lý do bạn cần một con số kích hoạt đặt hàng cụ thể, không phải nhìn tồn kho thủ công mỗi ngày rồi quyết định theo cảm giác.
Hết hàng trên Shopee tốn kém hơn bạn nghĩ
Thuật toán Shopee ghi nhận tình trạng hết hàng vào điểm lịch sử của listing. Khi bạn bổ hàng xong, listing phải leo lại từ vị trí thấp hơn, không phải từ chỗ bị hạ. Đây là thiệt hại kép: mất doanh thu trong thời gian hết hàng và mất rank tích lũy.
Shop nhập 1688 bị tổn thương nặng hơn vì thời gian phục hồi dài gấp 2-3 lần nguồn nội địa. Và nếu hàng hết đúng vào 11.11, 12.12, hay cao điểm Tết Việt Nam, bạn mất đỉnh doanh thu của cả năm trong khoảng thời gian không thể cứu vãn.
Giải pháp không phải giữ tồn kho thật cao (tốn vốn) hay nhìn dashboard mỗi ngày (tốn thời gian). Giải pháp là có một con số kích hoạt rõ ràng để đặt đơn đúng lúc.
Điểm đặt hàng lại là gì và khác gì với tồn kho an toàn
Reorder point (ROP) là mức tồn kho mà khi xuống đến đó, bạn phải đặt đơn mới ngay hôm đó. Không phải ngày mai, không phải cuối tuần.
Nhiều chủ shop nhầm ROP với safety stock. Đây là hai khái niệm khác nhau. Safety stock là vùng đệm nằm phía dưới ROP, chỉ được dùng khi xảy ra sự cố ngoài kế hoạch như nhà cung cấp giao trễ hoặc nhu cầu đột biến. Còn tồn kho tối thiểu chỉ là ngưỡng cảnh báo bạn tự đặt ra để nhắc nhở, không gắn với lịch trình thực tế của đơn hàng.
ROP là điểm kích hoạt hành động. Khi số tồn kho chạm mức này, đơn hàng phải đi trong ngày. Bài này là phần thứ ba trong chuỗi inventory planning cho shop nhập 1688, cùng với bài phân tích vòng quay tồn kho hàng nhập 1688 và bài tính safety stock đã xuất bản trước đó.
Công thức tính điểm đặt hàng lại hàng 1688
ROP = (Doanh số trung bình/ngày × Lead time thực tế) + Safety stock
Ba biến số này phải lấy từ lịch sử thực tế của shop, không lấy từ benchmark ngành mà không kiểm tra lại.
Doanh số trung bình/ngày: Lấy 30-60 ngày gần nhất. Loại bỏ các tuần chạy flash sale hoặc voucher Shopee mạnh để tránh thổi phồng số. Nếu tuần đó doanh số vọt 3-4 lần bình thường, bỏ ra ngoài trước khi tính trung bình.
Lead time thực tế: Tính từ ngày bấm đặt đơn trên 1688 đến ngày hàng vào kho của bạn ở Việt Nam. Không phải thời gian transit nhà cung cấp niêm yết. Phần tiếp theo giải thích tại sao hai con số này khác nhau đáng kể.
Safety stock: Nếu chưa có số liệu đủ, dùng tạm buffer 15-20% doanh số trong lead time. Về sau nên tính riêng dựa trên độ biến động nhu cầu thực tế của từng SKU.
Lead time thực tế khi nhập 1688 (con số bạn phải tự đo)
Khi đặt đơn 1688 qua air freight, lead time thực tế phân rã như sau:
- Xử lý tại xưởng: 3-5 ngày (xác nhận đơn, đóng gói, xuất kho nội địa TQ)
- Tập kết tại kho freight forwarder: 2-4 ngày
- Vận chuyển quốc tế: 5-10 ngày (air)
- Thông quan và giao nội địa tại Việt Nam: 1-3 ngày
Tổng air freight thực tế: 12-22 ngày. Sea freight: 28-45 ngày.
Nhà cung cấp thường niêm yết "3-5 ngày giao hàng". Đó chỉ là thời gian transit nội địa Trung Quốc, không tính hai đầu logistics. Nếu bạn đang dùng con số đó để tính ROP, kết quả thấp hơn thực tế cần ít nhất 7-10 ngày. Việc chọn đúng đơn vị vận chuyển ảnh hưởng lớn đến tổng lead time, xem thêm bài ship hàng 1688 về Việt Nam với chi phí thấp nhất để có thêm dữ liệu so sánh.
Với nhà cung cấp mới chưa có lịch sử, cộng thêm buffer 3-5 ngày cho đến khi có tối thiểu 3 đơn để đo. Ghi log lead time theo từng đơn: ngày đặt, ngày xác nhận, ngày hàng qua biên, ngày hàng vào kho. Ba điểm dữ liệu đủ để có con số đáng tin và cải thiện độ chính xác ROP dần theo thời gian.
Ví dụ tính ROP theo từng nhóm ngành
Phụ kiện điện thoại (nhu cầu ổn định, air freight 14 ngày): Doanh số 8 sản phẩm/ngày, safety stock 30 SP. ROP = 8 × 14 + 30 = 142 SP. Khi tồn kho xuống 142, đặt đơn ngay hôm đó.
Thời trang (nhu cầu biến động theo mùa, lead time 16 ngày): Dùng doanh số trung bình ngoài chiến dịch 5 SP/ngày, safety stock 40 SP. ROP = 5 × 16 + 40 = 120 SP.
Đồ gia dụng (bán chậm, lead time 18 ngày): Doanh số 2 SP/ngày, safety stock 15 SP. ROP = 2 × 18 + 15 = 51 SP.
SKU bán chạy nên xem lại ROP mỗi tháng vì cả doanh số lẫn lead time đều có thể thay đổi. SKU bán chậm xem lại mỗi quý hoặc khi Shopee điều chỉnh chương trình ảnh hưởng đến danh mục. Kết hợp ROP với phân tích giá vốn hàng nhập 1688 để quyết định số lượng đặt mỗi đơn cho tối ưu chi phí vận chuyển và lưu kho.
Khi nào cần điều chỉnh ROP ngoài chu kỳ bình thường
Tết Trung Quốc (tháng 1-2): Nhà máy đóng 2-3 tuần, phục hồi năng suất thêm 1-2 tuần. Cộng thêm 21-28 ngày vào lead time khi tính ROP cho đơn Q4. Nghĩa là đơn Q4 phải đi trước Tết TQ 6-8 tuần nếu muốn hàng về kịp cao điểm Tết Việt Nam.
Tuần Vàng Quốc khánh TQ (tháng 10): Đóng 7 ngày, buffer nên cộng thêm 10-14 ngày vào lead time tính toán.
Trước chiến dịch lớn (11.11, 12.12, Tết VN): Tính lại ROP với doanh số kỳ vọng 150-200% ngày thường. Không dùng số ngày bình thường cho đơn trước chiến dịch.
SKU mới chưa có lịch sử: Dùng doanh số của sản phẩm tương đương trong cùng danh mục, xem xét lại sau 30 ngày bán thực tế đầu tiên.
Nhà cung cấp báo tồn kho thấp hoặc nhà máy đang bận: Coi đây là tín hiệu kích hoạt ROP bất kể mức tồn kho của bạn đang ở đâu. Đặt đơn dự phòng hoặc kích hoạt nguồn thay thế. Đây là tình huống thường gặp ở các shop chưa đa dạng hóa nhà cung cấp, xem bài những lỗi hay gặp khi đặt hàng 1688 để biết cách phòng tránh.
Câu hỏi thường gặp về điểm đặt hàng lại hàng 1688
Có nhiều SKU thì phải tính ROP cho từng SKU một không?
Phải. ROP là con số theo từng SKU vì doanh số và lead time khác nhau giữa các sản phẩm. Tuy nhiên, bạn có thể nhóm SKU theo nhà cung cấp có lead time tương đương để giảm khối lượng tính toán. Nếu 10 SKU từ cùng một xưởng đều có lead time 15-16 ngày, dùng 16 ngày cho cả nhóm là chấp nhận được.
Tôi gửi hàng sẵn ở kho forwarder TQ. Lead time tính thế nào?
Tính từ ngày yêu cầu xuất hàng từ kho forwarder. Bỏ qua bước xử lý xưởng vì hàng đã đóng gói, còn lại khoảng 8-14 ngày air freight. Nhớ theo dõi tồn kho tại kho forwarder song song với tồn kho tại Việt Nam, vì hai con số này hoạt động như hai ROP riêng biệt.
Shopee hiển thị số tồn kho. Dùng số đó để theo dõi ROP có được không?
Không hoàn toàn. Shopee hiển thị tồn kho bạn nhập vào hệ thống, không phải tồn kho thực tế đã kiểm đếm. Nếu không cập nhật sau mỗi đợt nhận hàng hoặc sau mỗi đợt hoàn trả, con số sẽ lệch. ROP cần dựa trên số tồn kho thực đếm hoặc hệ thống quản lý kho riêng của bạn.
Tồn kho chạm ROP nhưng chưa có tiền để đặt đơn thì xử lý sao?
Đây là vấn đề dòng tiền, không phải vấn đề ROP. ROP chỉ cho biết thời điểm phải đặt, còn tiền để đặt phụ thuộc vào vòng quay vốn của shop. Nếu ROP thường xuyên chạm nhưng vốn chưa về, cần xem lại cấu trúc vốn vận hành. Bài vốn tối thiểu để nhập 1688 bán Shopee có thể giúp bạn tính con số này theo quy mô thực tế.
Tính ROP xong rồi mà vẫn bị hết hàng. Vấn đề ở đâu?
Ba nguyên nhân phổ biến nhất: doanh số trung bình tính sai vì bao gồm cả tuần sale; lead time dùng con số nhà cung cấp cam kết thay vì lead time thực tế đo được; không điều chỉnh ROP trước chiến dịch lớn. Kiểm tra lại ba điểm này trước khi kết luận công thức không hoạt động.
Chúng tôi đang xây tính năng theo dõi tồn kho và tính toán ROP tự động theo từng SKU trong Ordinex Scout, hiện đang mở private beta cho một số chủ shop nhập 1688. Nếu bạn muốn thử sớm, đăng ký tại ordinex.cc.