Rất nhiều chủ shop nhập hàng 1688 về chính ngạch mà không quan tâm đến hóa đơn đầu vào, vì thấy hàng về đủ, giấy tờ thông quan xong là coi như xong. Vấn đề thường chỉ lộ ra khi cơ quan thuế hỏi, khi kế toán cần đối chiếu, hoặc khi giá vốn bị tính sai từ đầu vì thiếu một khoản không ai để ý đến.
Hóa đơn đầu vào là gì trong bối cảnh nhập khẩu
Khi nhập hàng chính ngạch, hàng qua cửa khẩu, khai hải quan, nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT nhập khẩu. Sau khi thông quan, cơ quan hải quan cấp một bộ chứng từ gồm tờ khai hải quan, biên lai nộp thuế, và các giấy tờ liên quan. Đây chính là hồ sơ đầu vào mà kế toán và cơ quan thuế sẽ dùng để xác nhận nguồn gốc hàng hóa và số thuế đã nộp.
Tờ khai hải quan và biên lai nộp thuế VAT nhập khẩu là hóa đơn đầu vào tương đương trong nhập khẩu chính ngạch. Chúng thay thế hóa đơn VAT nội địa thông thường trong trường hợp này.
Điều này khác với hàng mua trong nước. Khi mua hàng nội địa từ nhà cung cấp có đăng ký thuế, bạn nhận hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT do Bộ Tài chính cấp số). Khi nhập khẩu, hóa đơn đó không tồn tại, và tờ khai hải quan đóng vai trò thay thế.
Ai cần quan tâm đến hóa đơn đầu vào này
Không phải mọi chủ shop đều chịu cùng mức ràng buộc, nhưng sẽ sai nếu nghĩ "mình nhỏ thì không cần quan tâm".
Hộ kinh doanh nộp thuế khoán. Nhóm này trả thuế theo mức ấn định dựa trên doanh thu khai báo, không kê khai từng hóa đơn. Nếu bạn đang ở đây, việc giữ tờ khai hải quan vẫn quan trọng để chứng minh nguồn gốc hàng khi có kiểm tra thực tế, dù bạn không cần kê khai để khấu trừ VAT.
Hộ kinh doanh và doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp kê khai (thuế VAT khấu trừ). Đây là nhóm cần quan tâm nhiều nhất. Số VAT đã nộp khi nhập khẩu (ghi trên biên lai nộp thuế hải quan) là thuế đầu vào có thể khấu trừ vào thuế VAT đầu ra bạn thu từ người mua. Nếu không giữ đủ chứng từ, bạn mất quyền khấu trừ và phải nộp lại số đó.
Doanh nghiệp có kiểm toán hoặc vay vốn ngân hàng. Đây là trường hợp mà thiếu chứng từ nhập khẩu gây vấn đề trực tiếp nhất. Ngân hàng và kiểm toán viên đều yêu cầu hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng tồn kho. Tờ khai hải quan là chứng từ đó.
VAT nhập khẩu tính thế nào và ảnh hưởng giá vốn ra sao
Khi hàng 1688 về qua đường chính ngạch, có hai loại thuế chính phải nộp tại cửa khẩu.
Thuế nhập khẩu (import duty). Mức thuế tùy theo mã HS code của từng loại hàng. Nhiều mặt hàng tiêu dùng phổ biến từ Trung Quốc có thuế nhập khẩu dao động, một số mặt hàng 0%, một số lên tới 20 đến 30%. Bạn cần tra mã HS đúng của hàng mình nhập để biết con số cụ thể. Thuế này tính trên trị giá hải quan (CIF: tiền hàng cộng cước vận chuyển cộng phí bảo hiểm).
Thuế VAT nhập khẩu. Sau khi tính thuế nhập khẩu, tiếp tục tính VAT trên (trị giá hải quan cộng thuế nhập khẩu). Mức VAT nhập khẩu phổ biến hiện tại là 10% cho phần lớn hàng hóa thông thường, một số nhóm hàng có thể thấp hơn.
Ví dụ đơn giản để thấy tác động: giả sử một lô hàng có trị giá CIF là 10 triệu đồng, thuế nhập khẩu 10% thì ra 1 triệu đồng thuế nhập khẩu. VAT nhập khẩu tính trên 11 triệu, mức 10% ra thêm 1,1 triệu. Tổng thuế phải nộp tại cửa khẩu: 2,1 triệu. Nếu bạn thuộc đối tượng khấu trừ VAT, 1,1 triệu đó được hoàn về sau khi bán hàng và nộp tờ khai. Nếu không, cả 2,1 triệu là chi phí thực và phải đưa vào giá vốn.
Điều này có nghĩa là giá vốn thật của hàng nhập chính ngạch luôn cao hơn giá trên 1688 cộng cước vận chuyển. Thuế tại cửa khẩu là một lớp chi phí riêng, và nếu tính thiếu lớp này, bạn đang định giá bán trên giá vốn sai.
Tại sao nhiều shop bỏ qua rồi vướng về sau
Có vài lý do phổ biến khiến chủ shop không chú ý đến hóa đơn đầu vào.
Không ai nhắc. Công ty dịch vụ vận chuyển hoặc đơn vị làm thủ tục hải quan giao bộ chứng từ đầy đủ, nhưng nếu bạn không có người hướng dẫn đọc những giấy tờ đó, chúng dễ bị cất vào ngăn kéo và quên đi.
Kinh doanh nhỏ, chưa có kế toán. Khi mới bắt đầu và volume còn thấp, nhiều người tự quản lý tài chính theo cách đơn giản nhất: cộng tiền hàng, phí ship, còn lại là lãi. Hóa đơn và chứng từ thuế không nằm trong quy trình này.
Ảo tưởng rằng "chỉ nhập nhỏ thì cơ quan thuế không để ý". Ngưỡng để bị kiểm tra không chỉ phụ thuộc vào quy mô, mà còn phụ thuộc vào hành vi kê khai. Doanh thu sàn thương mại điện tử ngày càng được đối chiếu với số liệu từ nền tảng. Chênh lệch lớn giữa doanh thu và chi phí được khai báo là dấu hiệu dễ bị hỏi thăm.
Hậu quả hay gặp nhất không phải phạt lập tức. Thường là truy thu thuế cộng tiền phạt khi bị kiểm tra hồi tố. Hoặc mất quyền khấu trừ thuế đầu vào do không giữ đủ chứng từ hợp lệ, dẫn đến phải nộp lại số VAT đáng ra được hoàn. Với những shop nhập số lượng lớn, đây là khoản tiền không nhỏ.
Giữ chứng từ đúng cách
Sau mỗi lần nhập khẩu chính ngạch, bộ chứng từ cần giữ đủ thường bao gồm:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu (bản có xác nhận thông quan của hải quan)
- Biên lai nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT nhập khẩu
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice) từ nhà cung cấp Trung Quốc
- Vận đơn (bill of lading hoặc airway bill)
- Phiếu đóng gói (packing list)
Không cần giấy tờ phức tạp hơn mức này cho hàng tiêu dùng thông thường. Nhưng cần đủ những thứ trên và giữ ít nhất 5 năm theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán.
Nếu bạn dùng dịch vụ của công ty vận chuyển hoặc đơn vị khai thác hải quan, hãy yêu cầu họ giao bộ chứng từ đầy đủ sau mỗi lô, không chỉ xác nhận "hàng đã về". Nhiều đơn vị có quy trình chuẩn cho việc này, nhưng nếu không hỏi thì họ không tự gửi.
Tác động thực tế lên giá vốn và định giá bán
Một ví dụ để thấy rõ hơn: giả sử bạn nhập một mặt hàng có giá trên 1688 là 50 tệ mỗi cái. Tỷ giá khoảng 3.600 đồng một tệ (nên kiểm tra lại lúc tính, con số thay đổi theo thị trường), ra khoảng 180.000 đồng tiền hàng. Cộng cước vận chuyển về Việt Nam, giả sử 20.000 đồng mỗi cái. Trị giá CIF khoảng 200.000 đồng.
Nếu thuế nhập khẩu cho mặt hàng này là 15%, cộng thêm 30.000 đồng. Thuế VAT nhập khẩu 10% tính trên 230.000 đồng, cộng thêm 23.000 đồng. Tổng thuế tại cửa khẩu: 53.000 đồng mỗi cái.
Nếu bạn thuộc đối tượng không khấu trừ VAT (hộ khoán, hoặc không đủ điều kiện khấu trừ), giá vốn thực của một cái hàng đó là gần 253.000 đồng, không phải 180.000. Tính biên lãi từ con số 180.000 nghĩa là bạn đang bán lời trên giấy và lỗ thật.
Nếu bạn thuộc đối tượng có thể khấu trừ VAT và giữ đủ chứng từ, thì 23.000 đồng tiền VAT đó được hoàn về, giá vốn thực còn khoảng 230.000 đồng. Vẫn cao hơn đáng kể so với chỉ cộng giá hàng và cước.
Khi nào nên nhờ kế toán hoặc tư vấn thuế
Không phải ai cũng cần thuê kế toán ngay từ đầu, nhưng có vài mốc mà làm một mình sẽ tốn hơn nhờ người khác.
Khi bạn nhập số lượng lớn đều đặn (từ vài chục triệu đồng mỗi lô trở lên), khi bạn đang chuyển từ hộ cá nhân sang hộ kinh doanh có đăng ký, hoặc khi bạn bắt đầu bán ở quy mô mà sàn thương mại điện tử bắt đầu yêu cầu chứng từ thuế, đó là lúc nên ngồi xuống với kế toán hiểu về thương mại điện tử và nhập khẩu. Một buổi tư vấn thường giúp phát hiện những khoản đang bị bỏ sót hoặc đang bị tính sai theo cách tốn tiền lặng lẽ.
Tạm kết
Hóa đơn đầu vào khi nhập chính ngạch không phải thứ xa xỉ dành cho công ty lớn. Đây là cơ sở để bạn tính giá vốn đúng, không mất quyền khấu trừ VAT nếu đủ điều kiện, và không bị truy thu khi bị hỏi về nguồn gốc hàng. Giữ đủ chứng từ mỗi lô hàng là bước dễ làm nhất trong cả quy trình nhập, và là bước nhiều người bỏ qua cho đến khi đã quá muộn để sửa.