Phần lớn shop nhỏ tự đóng hàng vì nghĩ thuê 3PL tốn tiền hơn. Điều đó đúng ở giai đoạn đầu, nhưng đến một mức đơn nào đó thì công thức đảo ngược: tự đóng mới là lựa chọn đắt hơn, chỉ là khoản chi đó nằm trong công sức và thời gian, không hiện ra trong bảng kế toán.
Tự đóng hàng thực sự tốn gì
Nhiều chủ shop tính chi phí tự đóng bằng cách nhìn vào số tiền mua vật tư: hộp, băng keo, mút xốp, túi zip. Đó mới là phần hiện ra. Phần ẩn mới là thứ hay bị bỏ qua.
Thời gian. Đóng một đơn đúng chuẩn, dán nhãn, kiểm lại và bàn giao cho tài xế shipper mất khoảng 3 đến 7 phút tùy loại hàng và mức độ phức tạp của gói. Ở 50 đơn mỗi ngày, đó là 3 đến 6 tiếng làm việc thuần tay chân. Thời gian đó có thể đang lấn sang việc chạy ads, chăm sóc khách, hoặc tìm hàng mới, những việc tạo ra tiền trực tiếp hơn.
Sai sót. Khi lượng đơn tăng mà vẫn một mình đóng, tỉ lệ dán nhầm mã, thiếu phụ kiện, hoặc đóng nhầm size bắt đầu tăng theo. Một đơn đóng sai dẫn đến hoàn hàng, điểm shop giảm, và khách không mua lại. Chi phí của một lần sai không nằm trong dòng tiền tháng đó, nhưng nó ăn vào rating và doanh thu dài hạn.
Diện tích. Tự kho và tự đóng nghĩa là cần chỗ để hàng, chỗ để vật tư, chỗ di chuyển. Ở nhà thì dùng phòng khách hoặc kho nhỏ, miễn phí trên bề mặt nhưng có chi phí cơ hội nếu shop bắt đầu mở rộng.
Tắc nghẽn mùa cao điểm. Mùa 11/11, Tết, hay khi có chiến dịch flash sale, đơn tăng đột biến trong 2 đến 3 ngày. Một mình hoặc một nhóm nhỏ không thể đóng 300 đến 500 đơn trong ngày mà không làm chậm vận chuyển và nhận khiếu nại.
3PL tính phí gì và cơ cấu ra sao
Các đơn vị 3PL ở Việt Nam thường tính phí theo vài đầu mục, tùy dịch vụ:
- Phí lưu kho: tính theo m³ hoặc theo pallet mỗi tháng. Thường từ 30.000 đến 80.000 đồng mỗi m³ mỗi ngày, nhưng con số này biến động khá rộng tùy vị trí và quy mô kho, nên cần hỏi cụ thể.
- Phí pick and pack: tính theo đơn, từ khoảng 5.000 đến 15.000 đồng mỗi đơn cho hàng nhỏ đơn giản. Hàng có nhiều SKU trong một đơn, hoặc cần đóng gói đặc biệt thì cao hơn.
- Phí quản lý hàng nhập kho: một số đơn vị tính thêm khi bạn nhập lô mới vào kho.
- Phí tối thiểu hàng tháng: nhiều 3PL yêu cầu mức cam kết tối thiểu. Nếu số đơn thấp hơn ngưỡng đó, bạn vẫn trả mức sàn.
Những con số trên chỉ mang tính tham khảo. Báo giá thực tế khác nhau nhiều tùy quy mô đơn hàng, loại hàng, yêu cầu đóng gói và vị trí kho so với vùng giao hàng chính của bạn. Luôn lấy ít nhất hai ba báo giá trước khi quyết định.
Tính điểm hòa giữa tự đóng và thuê 3PL
Không có con số chung cho mọi shop. Điểm hòa phụ thuộc vào chi phí lao động thực tế của bạn, loại hàng, và mức phí của đơn vị 3PL bạn tiếp cận. Nhưng khung tính thì chung.
Phía tự đóng, cộng tất cả chi phí thật của một đơn:
- Giá vật tư đóng gói (hộp, băng keo, mút) chia cho số đơn
- Giá trị thời gian của bạn hoặc nhân công (nếu thuê người đóng)
- Chi phí lưu kho tại nhà hoặc mặt bằng thuê riêng, chia cho số đơn
- Tỉ lệ sai sót và chi phí xử lý đơn sai
Phía 3PL, tính tổng trên mỗi đơn gồm: phí pick and pack, phần phí lưu kho quy về mỗi đơn theo tốc độ bán, và phí quản lý lô hàng nhập kho chia đều.
Khi tổng chi phí 3PL trên mỗi đơn thấp hơn tổng chi phí tự đóng trên mỗi đơn, đó là điểm hòa. Ở hầu hết loại hàng nhỏ gọn, điểm đó thường nằm đâu đó từ 80 đến 150 đơn mỗi ngày, nhưng con số này thay đổi nhiều tùy thực tế của từng shop. Cách duy nhất để biết là tính với số liệu của chính bạn.
Một điều thường bị bỏ qua: khi vượt điểm hòa, 3PL không chỉ rẻ hơn trên mỗi đơn mà còn giải phóng thời gian của bạn, đây mới là khoản lợi lớn hơn về dài hạn.
Những gì 3PL không thay được
Trước khi chuyển sang 3PL, cần rõ ràng về những gì họ sẽ không làm tốt bằng bạn tự làm, ít nhất là trong giai đoạn đầu.
Kiểm soát chất lượng đóng gói. 3PL đóng theo quy trình chuẩn của họ. Nếu hàng của bạn đặc thù (dễ vỡ, cần bọc xốp kỹ, cần kèm quà tặng tay làm), bạn phải viết rõ quy trình và nghiệm thu chặt ở đầu. Không thể mặc định họ biết sản phẩm của bạn như bạn biết.
Xử lý tình huống bất thường. Khi khách than hàng đến thiếu phụ kiện, hoặc hộp dập góc, 3PL sẽ điều tra theo quy trình. Phản hồi chậm hơn bạn tự xử lý tại chỗ. Với shop đang xây dựng rating, mỗi ngày chờ phản hồi là một ngày thêm điểm xấu.
Thử nghiệm cách đóng gói mới. Nếu bạn đang test xem đổi mẫu hộp có tăng unboxing experience hay không, làm tại kho 3PL phức tạp hơn nhiều. Thay đổi thường mất vài tuần thỏa thuận và điều chỉnh quy trình.
Kiểm soát tồn theo SKU chi tiết. Một số 3PL nhỏ quản lý kho theo cách không đủ minh bạch cho shop có nhiều biến thể màu sắc, size. Nếu bạn phụ thuộc vào con số tồn kho từng ngày để chạy ads và quản lý nhập, cần kiểm tra kỹ hệ thống báo cáo của 3PL trước khi ký.
Khi nào nên bắt đầu tìm 3PL
Không cần đợi đến khi "chắc chắn" vì điểm đó thường đến muộn hơn thực tế đòi hỏi. Một vài dấu hiệu thực tế hơn:
- Bạn đang đóng hàng quá 11 giờ đêm thường xuyên vì đơn chiều không kịp đóng ban ngày.
- Tỉ lệ giao muộn của bạn bắt đầu tăng, không phải vì shipper mà vì bạn bàn giao trễ.
- Bạn đã từ chối chạy một chiến dịch hoặc hạn chế ngân sách ads vì sợ không đóng kịp.
- Bạn phải thuê người thêm chỉ để đóng hàng, và con số chi phí lao động đó đang tiến gần mức phí 3PL.
Bất kỳ một trong bốn điều trên xuất hiện, đó là lúc nên chủ động tìm hiểu báo giá thay vì đợi thêm.
Cách chọn 3PL phù hợp hàng nhập 1688
Hàng nhập 1688 có một vài đặc điểm cần kiểm tra kỹ khi chọn 3PL:
Khả năng nhận lô hàng từ công ty vận chuyển xuyên biên giới. Hàng từ Trung Quốc về thường qua các đơn vị vận chuyển chuyên tuyến như Vietjet Cargo, J&T, hoặc các công ty order. 3PL cần có kinh nghiệm nhận và kiểm hàng từ các nguồn này, không phải chỉ quen nhận hàng từ nhà máy trong nước.
Quy trình nhập kho và QC. Khi lô hàng mới về, ai kiểm đếm, ai ghi nhận lỗi, và quy trình gửi báo cáo cho bạn như thế nào. Đây là bước quan trọng vì nếu 3PL nhận nhầm số lượng hoặc không ghi nhận hàng lỗi, bạn sẽ mất quyền đòi bồi thường từ nhà cung cấp.
Tốc độ xử lý và giờ cut-off. Mỗi sàn có giờ cần bàn giao đơn để kịp giao hôm sau. 3PL cần biết và tuân theo cut-off đó. Hỏi thẳng: cut-off của họ là mấy giờ, và tỉ lệ đơn bàn giao đúng hạn của họ trong tháng gần nhất là bao nhiêu.
Tính linh hoạt với đơn nhỏ. Một số 3PL lớn ưu tiên khách có vài trăm đơn mỗi ngày. Nếu bạn đang ở mức 50 đến 100 đơn, cần tìm đơn vị có phân khúc phù hợp hoặc mức tối thiểu không quá cao.
Mô hình lai: tự đóng một phần, thuê một phần
Không phải lựa chọn nào cũng phải toàn bộ hay không gì cả. Một số shop dùng mô hình lai:
Hàng evergreen bán đều, quy trình đóng gói đơn giản, đi qua 3PL. Hàng mới test, hàng đặc thù, hoặc hàng cần gift wrapping theo yêu cầu, tự đóng để kiểm soát chất lượng. Mùa cao điểm overflow qua 3PL khi đơn vượt quá khả năng tự xử lý.
Mô hình này cho phép duy trì kiểm soát chất lượng trên những SKU cần sự chú ý, đồng thời bớt gánh nặng vận hành trên phần đơn thông thường.
Tạm kết
Câu hỏi không phải "3PL có đắt không" mà là "so với tự đóng, cái nào rẻ hơn tính trên mỗi đơn, khi tính đủ thời gian và sai sót". Ở giai đoạn vài chục đơn mỗi ngày, tự đóng thường có lợi hơn. Khi số đơn tăng lên mức bạn không còn đủ giờ để làm việc tạo ra giá trị cao hơn, đó là lúc 3PL bắt đầu có lý về kinh tế. Biết điểm hòa của mình trước khi kiệt sức mới là cách chuẩn bị đúng.