Lãi trên sổ sách không trả được tiền nhà cung cấp, không trả được cước vận chuyển, và không giữ được shop hoạt động khi đơn chạy chậm một tuần. Nhiều chủ shop nhập số lượng lớn vì muốn tận dụng giá sỉ tốt hơn, rồi phát hiện ra mình đang ngồi trên một đống hàng mà tài khoản gần như trống. Bài này nói về vòng xoay dòng tiền khi nhập hàng và cách lên lịch đơn nhập để không bao giờ rơi vào tình trạng đó.
Tại sao có lãi mà vẫn hết tiền
Đây là câu hỏi khiến nhiều người ngạc nhiên, nhưng câu trả lời rất đơn giản: lãi là khái niệm kế toán, còn dòng tiền là thực tế vận hành. Hai thứ không chạy cùng tốc độ.
Khi bạn đặt lô hàng từ 1688, tiền ra ngay: đặt cọc với xưởng (thường 30 đến 50 phần trăm giá trị đơn), thanh toán phần còn lại trước khi hàng rời kho, rồi trả cước vận chuyển trước hoặc khi nhận. Toàn bộ dòng tiền này xảy ra trước khi bạn bán được một đơn vị.
Sau đó hàng mất từ khoảng 18 đến 30 ngày để về tới Việt Nam nếu đi đường biển, cộng thêm vài ngày thông quan và giao về kho. Rồi hàng nằm kho chờ bán. Rồi bạn bán và sàn giữ tiền từ 7 đến 15 ngày trước khi chuyển về tài khoản. Tổng cộng từ lúc tiền ra đến lúc tiền về có thể kéo dài 45 đến 70 ngày hoặc hơn, tùy sản phẩm bán nhanh hay chậm.
Trong khoảng thời gian đó, nếu bạn đặt lô tiếp theo vì sắp hết hàng, tiền lại ra thêm một lần nữa. Nếu tốc độ ra lớn hơn tốc độ vào, tài khoản cạn dần ngay cả khi trên giấy bạn đang lãi.
Vòng xoay dòng tiền khi nhập: hiểu để tính
Có một khái niệm đơn giản giúp bạn hình dung vấn đề: chu kỳ chuyển đổi tiền mặt. Nó đo khoảng cách từ lúc bạn bỏ tiền ra đến lúc tiền bán hàng về tay.
Chu kỳ đó gồm ba phần:
- Số ngày hàng nằm kho (từ lúc hàng về đến lúc bán xong). Nếu bạn nhập 300 đơn vị và bán trung bình 30 đơn một ngày, hàng nằm kho khoảng 10 ngày. Nếu bán chậm hơn, số này tăng nhanh.
- Số ngày sàn giữ tiền trước khi chuyển khoản. Mỗi sàn có chu kỳ khác nhau, thường từ 7 đến 15 ngày sau khi đơn hoàn thành.
- Lead time nhập hàng: thời gian từ lúc đặt đến lúc hàng về kho Việt Nam, gồm sản xuất hoặc đóng gói, vận chuyển nội địa Trung, cước về Việt Nam, thông quan. Với hàng biển, tổng thường vào khoảng 25 đến 40 ngày tùy tuyến và mùa.
Cộng ba phần lại ra chu kỳ thực của bạn. Đây là số ngày tiền bị "nhốt" trong hàng tồn và khoản phải thu trước khi quay lại tài khoản. Khi nhập số lượng lớn hơn, giá trị tiền bị nhốt cũng lớn theo.
Sai lầm phổ biến: nhập một lần, lớn, để tiết kiệm phí
Logic này nghe hợp lý: nhập nhiều thì giá sỉ rẻ hơn, phí vận chuyển mỗi đơn vị thấp hơn. Về giá vốn thì đúng. Về dòng tiền thì đây là cái bẫy.
Khi bạn dồn toàn bộ vốn vào một lô lớn, bạn đang đặt cược rằng hàng sẽ bán đúng tốc độ bạn dự tính, không có sự cố thông quan, không có lô hàng lỗi, không có tuần bán chậm bất thường. Nếu một trong những điều đó xảy ra, bạn không có vốn để vận hành trong khi chờ tiền về.
Ngược lại, chia thành nhiều lô nhỏ hơn có cái giá là phí mỗi đơn vị cao hơn một chút, nhưng đổi lại bạn có:
- Tiền vốn chảy về liên tục thay vì về một cục lớn sau 60 ngày.
- Khả năng điều chỉnh số lượng nếu sản phẩm bán không như kỳ vọng.
- Rủi ro tập trung vào một lô giảm xuống.
Với hầu hết shop ở quy mô vừa, nhập 2 đến 3 lô vừa phải luân phiên thường kiểm soát dòng tiền tốt hơn là một lô khổng lồ sáu tháng một lần.
Cách lên lịch nhập để tiền không đứt quãng
Nguyên tắc cốt lõi: thời điểm đặt lô tiếp theo không phải khi hàng sắp hết, mà là khi số tiền dự kiến về từ lô trước đủ để trang trải chi phí lô mới.
Để làm được điều đó, bạn cần biết ba con số:
- Ngày hàng dự kiến về (dựa trên lead time thực đã trải qua, không phải lời hứa của nhà cung cấp).
- Tốc độ bán hiện tại (đơn mỗi ngày, mỗi tuần).
- Ngày sàn chuyển tiền (dựa trên lịch quyết toán của từng sàn).
Từ ba con số đó, bạn dựng một lịch đơn giản: lô này dự kiến bán hết ngày nào, tiền về ngày nào, và vào thời điểm tiền về đó bạn cần đặt lô tiếp theo để không bị đứt hàng.
Ví dụ đơn giản: bạn nhập 400 đơn vị, bán trung bình 25 đơn một ngày, hàng sẽ cạn sau khoảng 16 ngày. Hàng biển mất 30 ngày về, tức bạn phải đặt lô tiếp trước ngày hàng cạn ít nhất 30 ngày, nghĩa là đặt ngay từ ngày đầu tiên lô này về kho. Tiền từ lô này bắt đầu về tài khoản sau khoảng 7 ngày bán, bạn tính được có bao nhiêu tiền sẵn sàng vào thời điểm cần đặt cọc lô sau.
Không cần bảng tính phức tạp. Một tờ giấy ghi ba con số đó và cập nhật mỗi khi đặt lô mới là đủ để không bị bất ngờ.
Giữ vùng đệm tiền mặt
Lịch nhập dù tính kỹ đến đâu cũng không tính trước được mọi thứ. Hàng bị giữ ở hải quan thêm một tuần, một đợt lỗi sản phẩm phải xử lý khiếu nại, sàn trả chậm trong dịp lễ: những sự cố này không hiếm và đều làm dòng tiền chậm lại.
Vì vậy, ngoài vốn nhập hàng, cần giữ một khoản đệm riêng không dùng vào hàng. Mức cụ thể tùy quy mô, nhưng một cách tính thực tế: giữ đủ tiền để trang trải chi phí vận hành cố định (thuê kho, nhân sự nếu có, phí nền tảng) trong ít nhất 4 đến 6 tuần, không phụ thuộc vào tiền bán hàng về.
Đây không phải tiền chết. Đây là khoản bảo hiểm giúp bạn không phải bán đổ bán tháo hàng tồn để lấy tiền mặt khẩn cấp, và không phải dừng nhập vào đúng thời điểm sản phẩm đang chạy tốt.
Theo dõi dòng tiền theo tuần, không theo tháng
Nhiều chủ shop nhìn P&L theo tháng và thấy OK. Vấn đề là trong một tháng có thể có tuần dòng tiền âm nặng, cụ thể là tuần vừa đặt lô mới và chưa có tiền về từ lô cũ.
Theo dõi tuần cho bạn thấy điểm đứt đó sớm hơn, đủ thời gian để điều chỉnh. Ví dụ: nếu bạn thấy tuần tới chi ra 30 triệu đặt cọc lô mới nhưng tiền từ lô cũ chưa về, bạn còn thời gian hoãn đặt thêm vài ngày hoặc đàm phán giãn đặt cọc với nhà cung cấp. Phát hiện lúc đã đặt rồi thì không còn lựa chọn.
Theo dõi đơn giản: mỗi tuần ghi ra tiền dự kiến ra (đặt cọc, thanh toán lô hàng, cước) và tiền dự kiến vào (quyết toán sàn). Hai cột đó đủ để thấy tuần nào nguy hiểm.
Nhập lớn hơn thì buffer phải lớn hơn theo
Khi quy mô tăng lên, tất cả các con số đều nhân lên: tiền đặt cọc nhiều hơn, cước nhiều hơn, hàng nằm kho nhiều hơn. Nhưng buffer không phải lúc nào cũng được tăng theo.
Một dấu hiệu nguy hiểm: tỷ lệ tiền đệm so với tổng giá trị hàng đang nằm kho giảm dần khi bạn mở rộng. Khi lô nhập chỉ 20 triệu, giữ 5 triệu đệm là hợp lý (25%). Khi lô nhập lên 200 triệu, giữ 5 triệu đệm là không đủ. Buffer nên tăng tuyến tính theo giá trị tồn kho, không phải theo số tuyệt đối cố định.
Không có công thức cứng cho tỷ lệ này vì phụ thuộc vào ngành hàng, tốc độ bán, và mức độ biến động. Nhưng nếu bạn cảm thấy lo mỗi lần sắp đặt lô mới, đó thường là dấu hiệu buffer đang mỏng.
Tạm kết
Quản lý dòng tiền khi nhập hàng không phức tạp về mặt kỹ thuật, nhưng đòi hỏi kỷ luật theo dõi đều đặn. Biết chu kỳ chuyển đổi tiền mặt của mình, lên lịch nhập theo dòng tiền thực tế chứ không phải theo cảm giác sắp hết hàng, chia lô thay vì dồn vào một lô lớn, và giữ đủ buffer để chịu được sự cố. Bốn thứ đó không cứu được một sản phẩm kém, nhưng sẽ giữ shop không chết vì lý do sai: hết tiền khi đang lãi.