Mỹ phẩm và thực phẩm nhập từ 1688 mang theo một rủi ro mà hàng tiêu dùng thông thường không có: hạn sử dụng. Khi hàng về kho mà không có hệ thống theo lô, chủ shop thường phát hiện ra hàng hết hạn hoặc sắp hết hạn vào lúc tệ nhất, khi khách đã nhận hàng và phàn nàn, hoặc khi mở kho ra đếm thì không biết lô nào nhập trước.
Vì sao hàng mỹ phẩm nhập 1688 cần quản lý theo lô riêng
Với áo quần hay phụ kiện điện thoại, nếu tồn nhiều hơn kế hoạch thì vốn bị chôn nhưng hàng không bị hỏng. Với mỹ phẩm và thực phẩm thì khác. Tồn quá lâu là tồn hết hạn, và hàng hết hạn không phải là hàng tồn kho cần xả, mà là hàng phải vứt đi.
Ngoài ra, nhiều sản phẩm mỹ phẩm từ xưởng Trung Quốc được đóng theo đợt sản xuất riêng. Hai lô cùng tên sản phẩm, cùng xưởng, có thể khác nhau về công thức pha hoặc nguyên liệu tùy đợt nhập. Nếu khách phàn nàn về mùi khác hay kết cấu đổi, bạn cần biết lô đó là lô nào mới truy được gốc vấn đề. Không theo lô thì không truy được.
Đây cũng là yêu cầu pháp lý ngày càng rõ hơn với hàng tiêu dùng nhập khẩu tại Việt Nam. Cơ quan quản lý có thể yêu cầu truy xuất xuất xứ và lô sản xuất. Nếu không có hồ sơ, shop không chỉ mất hàng mà còn mất thêm thời gian và tiền giải quyết hậu quả.
Xác định thông tin lô ngay khi nhận hàng
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là ghi thông tin lô ở ngay thời điểm nhận hàng vào kho, không phải sau đó.
Khi một kiện mỹ phẩm về, mở kiểm tra và ghi lại ba thông tin:
- Ngày sản xuất và hạn sử dụng từ bao bì gốc. Với mỹ phẩm Trung Quốc, hai thông số này thường ghi theo dạng "生产日期" (ngày sản xuất) và "保质期" (hạn bảo quản). Nếu bao bì không có nhãn phụ tiếng Việt thì phải đọc bao bì gốc.
- Mã lô nội bộ bạn tự đặt theo quy tắc nhất quán. Ví dụ: LOT-KCBS-0125 nghĩa là kem chống bắn sáng, tháng 1 năm 2025. Quy tắc này do bạn chọn, miễn nhìn vào biết là lô nào, nhập khi nào.
- Số lượng đơn vị trong lô và vị trí để trong kho (kệ nào, vị trí nào).
Ghi vào đâu? Nếu chưa có phần mềm kho, một file Google Sheets đơn giản là đủ. Cột: mã lô, tên sản phẩm, ngày nhận, hạn sử dụng, số lượng, vị trí kho. Quan trọng là ghi ngay, không phải ghi sau khi nhớ ra.
Nguyên tắc FEFO: xuất hàng theo hạn chứ không theo thứ tự nhập
Phần lớn người mới quen với FIFO (first in first out): nhập trước xuất trước. Với hàng có hạn, quy tắc này đúng nhưng chưa đủ. Quy tắc cần áp dụng là FEFO (first expired first out): hàng hết hạn sớm nhất thì ra kho trước, bất kể nó nhập lúc nào.
Lý do: nếu bạn nhập một lô cũ còn 8 tháng và một lô mới còn 14 tháng, FIFO cho ra lô cũ trước và đúng. Nhưng nếu bạn nhập thêm một lô thứ ba còn 6 tháng vì giá tốt, FEFO buộc bạn phải xuất lô 6 tháng đó trước lô 8 tháng, dù lô 6 tháng nhập sau. Không có hệ thống theo lô, bạn không phát hiện ra điều đó kịp.
Cách thực hiện trong kho nhỏ:
- Khi nhập lô mới, để lô mới vào phía trong hoặc phía sau, lô cũ hơn/hạn ngắn hơn để phía trước để lấy ra trước.
- Dán nhãn rõ ngày hết hạn lên mặt ngoài của từng thùng hoặc từng nhóm hàng trong kho.
- Mỗi tuần hoặc mỗi hai tuần, scan qua danh sách lô để kiểm tra xem lô nào sắp hết hạn trong 60 đến 90 ngày tới.
Đặt ngưỡng cảnh báo hạn sử dụng
Hàng mỹ phẩm nhập từ 1688 thường có hạn từ 12 đến 36 tháng kể từ ngày sản xuất. Nhưng thời gian vận chuyển và kho bãi đã ăn mất một phần. Tính sơ: từ ngày sản xuất đến khi hàng về kho bạn, nếu đi đường biển thì mất khoảng 3 đến 5 tuần (cộng thêm thời gian sản xuất, đóng hàng và thông quan), đường bộ nhanh hơn nhưng cũng mất 1 đến 2 tuần. Hàng về đến tay khách thêm vài ngày nữa. Vậy tính từ ngày bạn nhận hàng vào kho, thời gian thực tế để bán là ngắn hơn hạn in trên bao bì.
Kinh nghiệm thực tế: đặt hai ngưỡng cảnh báo:
- Ngưỡng vàng: còn 90 ngày đến hết hạn. Đây là lúc tăng tốc đẩy hàng, ưu tiên lô này trong đơn hàng tiếp theo, có thể giảm giá nhẹ để đẩy nhanh.
- Ngưỡng đỏ: còn 30 ngày. Lúc này hàng gần như không bán được qua sàn vì khách e ngại, và bạn cũng không nên giao hàng cận hạn. Nếu đến ngưỡng đỏ mà còn tồn nhiều, cần xem lại lý do: nhập quá nhiều, bán chậm hơn dự báo, hay hạn trên bao bì không khớp với thông tin lúc đặt hàng.
Kiểm tra hạn sử dụng khi đặt hàng, không phải khi nhận hàng
Một lỗi hay gặp là chỉ kiểm tra hạn khi hàng về. Lúc đó đã muộn vì hàng đã trả tiền, đã qua vận chuyển. Nếu xưởng giao lô cũ, bạn mất phí vận chuyển và mất thời gian.
Khi đặt hàng mỹ phẩm qua 1688, hỏi rõ xưởng:
- Ngày sản xuất dự kiến của lô sẽ giao. Xưởng uy tín có thể cung cấp thông tin này.
- Cam kết hạn tối thiểu còn lại khi giao: ví dụ yêu cầu "hạn còn ít nhất 18 tháng kể từ ngày giao hàng". Ghi điều này vào trao đổi chat, không chỉ nói miệng.
- Ảnh thực tế bao bì để kiểm tra trước, đặc biệt với lô đầu tiên từ xưởng mới.
Nếu nhận hàng về mà hạn ngắn hơn thỏa thuận, đây là cơ sở để yêu cầu bồi thường hoặc đổi hàng. Nhưng bạn phải có bằng chứng từ lúc đặt, không phải sau khi nhận.
Ghi chép lô để truy xuất khi có sự cố
Nếu một khách phàn nàn về dị ứng hoặc sản phẩm bị đổi màu, bước đầu tiên của bạn là xác định họ nhận lô nào. Từ mã đơn hàng suy ra ngày xuất kho, từ ngày xuất kho tra lại lô đã xuất ngày đó.
Để làm được điều này, cần ghi thêm một cột trong bảng kho: "lô đã xuất" cho mỗi đơn hoặc mỗi ngày. Không cần phức tạp. Chỉ cần biết: ngày đó bạn xuất từ lô nào.
Nếu sự cố xảy ra với nhiều khách cùng lúc, bạn có thể khoanh vùng ngay về lô và hỏi xưởng. Nếu không có hồ sơ lô, bạn chỉ có thể nói "chúng tôi sẽ điều tra" nhưng không điều tra được gì.
Khi nào cần nghĩ đến phần mềm kho thay vì spreadsheet
Sheet Excel hoặc Google Sheets đủ dùng cho shop dưới 20 đến 30 SKU và tồn kho dưới vài trăm đơn vị mỗi tháng. Khi vượt qua ngưỡng đó, việc tra lô bằng tay bắt đầu mất thời gian và dễ sai sót.
Dấu hiệu cần công cụ tốt hơn:
- Bạn có hơn 3 đến 5 lô đang hoạt động cùng lúc cho cùng một sản phẩm.
- Bạn bán trên nhiều sàn và không biết sàn nào đang rút từ lô nào.
- Nhân viên kho và bạn không đọc sheet theo cùng một cách, dẫn đến xuất nhầm lô.
Lúc đó, các phần mềm kho nhỏ có hỗ trợ quản lý lô (lot tracking) sẽ giúp giảm thao tác tay và giảm lỗi. Không cần đầu tư hệ thống lớn, chỉ cần công cụ có tính năng theo lô và cảnh báo hạn.
Tạm kết
Quản lý lô và hạn sử dụng không phải là việc của shop lớn mà là việc của bất kỳ ai bán mỹ phẩm hoặc thực phẩm nhập. Chi phí của một lô hết hạn không chỉ là tiền hàng bị vứt đi, mà còn là đánh giá xấu từ khách nhận hàng cận date, rủi ro pháp lý nếu bị kiểm tra, và thời gian xử lý sự cố mà không truy được gốc. Ghi lô ngay khi nhận hàng, áp dụng FEFO khi xuất, đặt ngưỡng cảnh báo 90 ngày và 30 ngày: bốn thứ này có thể làm bằng một file sheet đơn giản và không tốn thêm một đồng chi phí vận hành.