Tháng tốt nhất năm ngoái của shop mình: doanh thu 1.2 tỷ. Mình nhìn app ngân hàng, thấy số dư 380 triệu, nghĩ là đủ để nhập lô hàng mới.
Không đủ. Mình đang âm dòng tiền 220 triệu mà không biết.
Số dư tài khoản nói dối
Lý do rất đơn giản. Khi bạn chạy shop trên TikTok hay Shopee, tiền về mỗi ngày. Nhưng bạn vẫn còn đang nợ hoặc đang kẹt ở bốn chỗ:
- Công nợ với nhà cung cấp 1688: đơn vừa đặt 15 ngày trước, chưa thanh toán đủ.
- Hàng trên tàu: tiền đã trả, hàng chưa tới kho.
- Hàng trong kho: tiền đã trả, hàng chưa bán ra.
- Hàng đã ship chờ về tiền: platform giữ 7 đến 14 ngày mới giải ngân.
Cộng lại, phần lớn "tiền" của shop đang kẹt ở bốn chỗ trên, không nằm trong tài khoản ngân hàng.
Một ví dụ cụ thể
Giả sử một SKU:
- Giá nhập landed: 80k một món.
- Bán ra: 180k một món.
- Bán được 300 món một tháng.
Nhìn qua, margin 100k một món, lời 30 triệu tháng. Đẹp.
Nhưng để giữ nhịp bán đó, bạn cần đặt lô mới mỗi 30 ngày, 300 món tương đương 24 triệu tiền hàng. Shipping và thuế cộng thêm khoảng 4 triệu. Chu kỳ đặt đến khi về kho mất 15 đến 20 ngày.
Nghĩa là lúc nào bạn cũng phải có ít nhất 2 lô hàng treo: 1 lô đang về, 1 lô đang bán. Đó là 56 triệu tiền chết cho 1 SKU duy nhất, chưa tính khoản platform còn đang giữ.
Nếu shop bạn đang chạy 10 SKU tương tự, vốn chết cỡ 560 triệu. Đó là vốn lưu động thật của shop, không phải số trong app ngân hàng.
Cách tính dòng tiền thật mỗi tháng
Không cần Excel 20 tab. Bạn chỉ cần trả lời 4 câu:
- Tháng này tôi sẽ chi bao nhiêu cho hàng sắp đặt?
- Tháng này platform sẽ giải ngân bao nhiêu từ đơn đã bán?
- Chi phí cố định tháng này là bao nhiêu (kho, nhân sự, phí platform)?
- Sau khi trừ tất cả, số dư cuối tháng còn bao nhiêu?
Làm 12 tháng như vậy, bạn sẽ thấy những tháng cao điểm (tháng 10 đến 12) cần đẩy stock trước, và những tháng thấp điểm cần giãn đơn nhập.
Nếu số dư cuối tháng âm ở bất kỳ tháng nào, bạn phải điều chỉnh lịch nhập hoặc tìm thêm vốn trước khi tháng đó tới, không phải sau.
Quy tắc đơn giản để tránh vỡ dòng tiền
- Không scale SKU nào mà chưa tính xong 12 tháng dòng tiền của nó.
- Luôn giữ buffer tối thiểu 1.5 tháng chi phí cố định trong tài khoản.
- Mỗi cuối tháng đối soát tiền thực về từ platform với số mình dự đoán.
- Chênh lệch trên 10% là cờ đỏ, phải tìm nguyên nhân trong tuần đó.
Ordinex Pilot dùng vào chuyện gì
Cashflow module của Ordinex Pilot vừa ship tuần trước làm đúng 4 câu hỏi trên. Bạn nhập SKU, lịch restock, chi phí cố định, nó vẽ ra timeline 12 tháng kèm cảnh báo những tháng dưới ngưỡng an toàn.
Đang mở cho nhóm seller đầu tiên. Nếu bạn đang bán cross-border mà dòng tiền đang đau đầu, để lại email tại ordinex.cc, bên mình sẽ mời vào.