Nhiều chủ shop nhập 1688 xong lại tìm xưởng mới cho đơn sau, vì giá kia thấp hơn vài tệ, hoặc đơn giản là tiện hơn. Điều đó có vẻ hợp lý khi nhìn từng đơn một, nhưng qua vài tháng bạn sẽ nhận ra mình đang trả giá cho sự tiện lợi đó bằng MOQ cao hơn, thời gian giao kéo dài hơn, và không có ai đứng phía bạn khi có vấn đề.
Nhà cung cấp quen làm được gì mà mới không làm được
Quan hệ với xưởng không phải chuyện tình cảm. Đây là đòn bẩy thực tế ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí, tốc độ và độ ổn định của chuỗi hàng của bạn.
Giá tốt hơn theo thời gian. Xưởng biết bạn là khách đặt đều, không quỵt, không đổi ý phút chót, thì họ có lý do để chào giá bớt lại. Mức giảm không nhất thiết lớn, khoảng 3 đến 8 phần trăm so với khách mới đặt lần đầu là phổ biến, nhưng trên vài chục đến vài trăm đơn một tháng thì con số đó gộp lại không nhỏ.
MOQ linh hoạt hơn. Với khách lạ, xưởng giữ MOQ cứng vì họ không biết bạn sẽ đặt tiếp hay không. Với khách quen đặt đều, họ thường sẵn sàng giảm MOQ cho những lần test mẫu mới hoặc thêm biến thể nhỏ. Đây là điều bạn khó mặc cả được nếu không có lịch sử đặt hàng ổn định.
Ưu tiên khi hàng cháy. Mùa cao điểm, gần Tết, 11/11, mùa lễ, xưởng nhận nhiều đơn hơn năng lực. Khi đó họ sắp xếp theo thứ tự: khách lớn và quen trước, khách mới sau. Nếu bạn là khách quen có lịch sử thanh toán đúng hạn, đơn của bạn ít có khả năng bị đẩy lùi lịch giao. Nếu bạn là khách mới gặp đúng cao điểm, bạn sẽ biết cảm giác đó là như thế nào.
Thông tin sớm hơn. Xưởng quen thường cho biết khi nào có nguyên liệu mới, khi nào họ sẽ tăng giá do đầu vào, hoặc khi nào năng lực sản xuất của họ sẽ bị kẹt vì đơn lớn. Những thông tin đó giúp bạn đặt sớm hơn hoặc tìm phương án dự phòng kịp, thay vì phát hiện ra khi đã muộn.
Xây như thế nào: ba đến sáu tháng đầu
Không có quan hệ nào bắt đầu bằng câu "mình là khách VIP, hãy ưu đãi đặc biệt". Quan hệ bắt đầu bằng hành vi nhất quán, đủ lâu để xưởng nhận ra bạn không phải khách chớp nhoáng.
Đặt đều, dù nhỏ. Một đơn mỗi bốn đến sáu tuần tốt hơn một đơn lớn mỗi sáu tháng. Tần suất quan trọng hơn khối lượng ở giai đoạn đầu vì nó cho xưởng thấy bạn đang bán được và sẽ tiếp tục đặt, không phải khách thử hàng rồi biến.
Thanh toán đúng hẹn. Nghe đơn giản nhưng nhiều người bỏ qua. Xưởng nhớ ai hay trì hoãn và ai trả đúng. Bạn muốn nằm ở nhóm thứ hai. Nếu thanh toán qua dịch vụ order agent thì xác nhận với xưởng sau khi agent xác nhận đã chuyển, tránh để họ phải hỏi.
Phản hồi cụ thể khi nhận hàng. Thay vì chỉ báo "hàng OK" hoặc "hàng lỗi, làm lại", hãy nói rõ: lỗi nằm ở đâu, bao nhiêu cái trong lô, ảnh kèm. Xưởng tốt sẽ dùng thông tin đó để kiểm soát chất lượng. Xưởng tồi sẽ phớt lờ. Và cách xưởng phản hồi với feedback cụ thể của bạn là một trong những tín hiệu đáng tin nhất để đánh giá họ.
Trao đổi ngắn định kỳ. Không cần lịch họp chính thức. Nhưng thỉnh thoảng hỏi thêm một câu ngoài đơn hàng: sắp tới xưởng có thêm mẫu mới không, nguyên liệu đang ra sao, tháng tới có kẹt công không. Người ta dễ ưu tiên cho ai trao đổi với họ như người làm ăn thật, không phải chỉ nhắn tin đặt hàng rồi im.
Những gì không nên làm
Không ép giá mỗi đơn. Bạn có thể thương lượng giá khi đặt lô lớn hoặc khi thấy nguyên liệu đầu vào giảm. Nhưng nếu mỗi đơn đều bắt đầu bằng "giảm thêm đi, chỗ khác giá thấp hơn", xưởng sẽ phân loại bạn là khách khó và để dành ưu đãi thật cho người khác. Bạn vẫn được đặt hàng, nhưng không bao giờ vào nhóm ưu tiên.
Không đột ngột biến mất rồi quay lại đặt gấp. Đặt một đơn lớn, im hai tháng, rồi nhắn "cần gấp tuần sau được không?" là hành vi mà xưởng không thể lên kế hoạch. Họ thường nhận, nhưng lịch giao sẽ là lịch còn trống, không phải lịch bạn muốn.
Không thay xưởng chỉ vì chỗ khác rẻ hơn vài tệ. Giá thấp hơn của xưởng mới chưa tính rủi ro: chất lượng không biết, lead time chưa biết, và bạn phải xây lại từ đầu. Trừ khi chênh lệch giá đủ lớn để bù được rủi ro đó, đổi xưởng chỉ vì giá là bán mất quan hệ đang có giá trị ngầm.
Khi nào thì nên duy trì hai nguồn
Một nguồn duy nhất là rủi ro tập trung. Xưởng đó ngừng hoạt động, hết nguyên liệu, hoặc tăng giá đột ngột, bạn không có phương án dự phòng. Nhưng duy trì hai đến ba xưởng cho một loại hàng không phải nghĩa là chia đều vốn cho tất cả.
Cách hợp lý hơn: có một xưởng chính (nguồn 70 đến 80 phần trăm đơn) mà bạn đầu tư xây quan hệ thật, và một xưởng phụ đặt nhỏ định kỳ để giữ quan hệ và theo dõi chất lượng. Xưởng phụ đủ quen để khi cần tăng đơn đột xuất họ không từ chối, nhưng không đủ lớn để bạn không thể thay nếu họ giảm chất.
Điều này cũng có nghĩa là ngay cả với xưởng phụ, bạn cũng nên đặt đều đặn dù lượng nhỏ, đừng để tài khoản lạnh quá lâu rồi mới liên hệ khi cần.
Rào cản ngôn ngữ và cách xử lý
Không biết tiếng Trung là bình thường. Hầu hết chủ shop Việt nhập 1688 đều qua dịch vụ order agent, và agent sẽ làm cầu nối liên lạc. Nhưng nếu bạn muốn xây quan hệ trực tiếp với xưởng (đặc biệt khi đặt số lượng lớn hoặc làm OEM), một số thứ giúp được:
Dùng bản dịch của 1688 và Wechat dịch tự động. Chat trực tiếp qua 1688 messenger có tính năng dịch tích hợp. Không hoàn hảo, nhưng đủ để trao đổi kỹ thuật và thương lượng đơn giản. Wechat cũng có dịch tự động nếu hai bên thêm nhau sau vài đơn.
Chuẩn bị mẫu câu cho các tình huống phổ biến. Đặt số lượng, hỏi thời gian giao, xác nhận mẫu, báo lỗi và yêu cầu bồi thường đều có thể làm qua văn bản chuẩn. Gõ tiếng Anh hoặc tiếng Việt vào Google Translate rồi gửi bản tiếng Trung là đủ cho phần lớn tình huống.
Với đơn lớn, nhờ agent dịch và xác nhận. Khi đơn trên vài chục triệu đồng, trả thêm phí dịch vụ để agent xác nhận rõ các điều khoản không phải chi phí, là bảo hiểm.
Tạm kết
Xây quan hệ với xưởng 1688 không cần kỹ năng đặc biệt. Cần thời gian, sự nhất quán, và cách đối xử đúng mực. Đặt đều, thanh toán đúng hẹn, phản hồi cụ thể và trao đổi thật. Sau ba đến sáu tháng, bạn sẽ thấy sự khác biệt khi cần giảm MOQ, cần giao gấp, hoặc cần ưu tiên trong mùa cao điểm. Đó là những lợi thế mà khách mới không có, và chúng không mua được bằng một đơn lớn duy nhất.