Hết hàng giữa chiến dịch quảng cáo không phải chuyện xui. Đó là kết quả của việc tính lead time thiếu, rồi đặt lại quá muộn. Bài này đi vào cách cộng đủ từng chặng để ra con số thật, và đặt điểm đặt lại đúng chỗ thay vì chờ đến lúc kệ đã gần trống.
Lead time "ghi trên 1688" không phải lead time thật
Khi nhà cung cấp trên 1688 nói "3 đến 5 ngày giao", họ đang nói về thời gian từ khi nhận đơn đến khi giao hàng ra khỏi xưởng hoặc kho của họ. Hàng ra khỏi xưởng xong vẫn còn một đoạn đường dài trước khi về tới kho của bạn ở Việt Nam.
Nhiều chủ shop tính lead time theo kiểu lấy con số này, cộng thêm vài ngày vận chuyển quốc tế, rồi coi như xong. Thực tế, giữa "hàng rời xưởng ở Trung Quốc" và "hàng nằm trong kho mình ở Việt Nam" có ít nhất bốn đến năm chặng riêng biệt, mỗi chặng có thể kéo dài và chặng nào cũng có thể kẹt.
Bản đồ từng chặng của một đơn hàng 1688
Để tính đúng, cần liệt kê từng chặng ra trước:
- Thời gian xử lý đơn của nhà cung cấp. Từ lúc bạn bấm đặt đến lúc họ bắt đầu đóng gói và chuyển hàng. Có thể từ 1 ngày đến 3 đến 5 ngày, tùy xưởng và tùy lúc. Mùa cao điểm (trước Tết Trung Quốc, trước 11/11) con số này giãn ra đáng kể.
- Ship nội địa Trung Quốc về kho gom. Từ xưởng đến kho gom ở các thành phố như Quảng Châu, Thâm Quyến, hoặc Nghĩa Ô. Thường 1 đến 3 ngày trong điều kiện bình thường. Nếu nhà cung cấp ở tỉnh xa hơn thì có thể 3 đến 5 ngày.
- Thời gian tại kho gom. Kho gom nhận hàng, kiểm, đóng lại, chờ đủ để ghép chuyến. Khoảng 1 đến 3 ngày nếu hàng về đúng lúc. Nếu bạn đặt từ nhiều nhà cung cấp và đang chờ gom chung, thời gian này phụ thuộc vào kiện cuối cùng về đến.
- Vận chuyển quốc tế từ Trung Quốc về Việt Nam. Đây là chặng lớn nhất và khác nhau nhiều theo tuyến:
- Đường hàng không nhanh: 3 đến 7 ngày (cước cao hơn rõ rệt, phù hợp hàng nhỏ nhẹ, giá trị cao).
- Đường bộ/đường sắt (tiểu ngạch hoặc chính ngạch qua cửa khẩu): 5 đến 12 ngày tùy tuyến và tình trạng cửa khẩu.
- Đường biển: 18 đến 30 ngày là khoảng thực tế tùy cảng xuất và cảng đích. Phù hợp hàng nặng, khối lớn, không gấp.
- Thông quan và giao về kho. Sau khi hàng vào Việt Nam, vẫn cần qua kiểm tra hải quan, nộp thuế (nếu chính ngạch), rồi đơn vị vận chuyển mới giao về địa chỉ của bạn. Thường 2 đến 5 ngày trong điều kiện bình thường, nhưng mùa cao điểm hoặc khi lô hàng bị giữ kiểm tra kỹ hơn thì lâu hơn.
Cộng tất cả lại ở mức trung bình: một đơn đường bộ thông thường thực tế mất khoảng 15 đến 25 ngày từ lúc bạn đặt đến lúc hàng về kho. Đường biển có thể 35 đến 45 ngày hoặc hơn nếu có trục trặc. Đường hàng không nhanh hơn, nhưng không phải hàng nào cũng đi được air vì cước.
Tại sao cần cộng thêm biên an toàn
Các con số trên là ở điều kiện không có gì trục trặc. Thực tế, trục trặc xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ:
- Nhà cung cấp chậm hơn dự kiến vì có đơn khác lớn hơn hoặc thiếu nguyên liệu.
- Hàng đến kho gom trễ một đến hai ngày, lỡ chuyến ghép, phải chờ chuyến tiếp.
- Cửa khẩu tắc vào cuối tuần hoặc ngày lễ Trung Quốc.
- Hải quan Việt Nam giữ lô để kiểm tra, nhất là hàng mới chưa có lịch sử thông quan.
Vì vậy, khi lên kế hoạch nhập, không nên dùng con số trung bình, mà nên dùng con số có tính thêm buffer. Cách đơn giản nhất là lấy lead time trung bình cộng thêm 30 đến 40 phần trăm làm dự phòng. Nếu bạn tính đường bộ thường mất 20 ngày, hãy lên kế hoạch với 27 đến 28 ngày. Nếu đường biển thường 35 ngày, hãy để 45 đến 50 ngày.
Khoảng buffer này không phải lãng phí, đó là chi phí của sự chắc chắn. Hàng về sớm hơn dự kiến 3 đến 5 ngày thì tốt. Hàng về trễ hơn 10 ngày mà bạn đã hết sạch giữa chiến dịch thì là vấn đề thật.
Điểm đặt lại: tính ngược từ khi nào sẽ hết hàng
Khi đã có lead time thực tế (bao gồm buffer), bước tiếp theo là dùng nó để tính điểm đặt lại, tức là ngưỡng tồn kho mà khi chạm vào bạn phải đặt đơn mới ngay.
Công thức cơ bản:
Điểm đặt lại = Tốc độ bán mỗi ngày x Lead time (ngày)
Ví dụ: một SKU đang bán 30 đơn mỗi ngày và lead time thực tế của bạn là 25 ngày, điểm đặt lại là 750 đơn. Khi tồn kho chạm 750, bạn đặt lô mới. Lô mới về đúng lúc bạn vừa bán hết đơn cuối.
Nếu muốn có thêm tồn an toàn để phòng biến động bán (ví dụ một ngày chạy ads tốt bán vọt lên 60 đơn), cộng thêm một lớp buffer nữa, thường bằng tốc độ bán trung bình nhân với 5 đến 7 ngày. Điểm đặt lại lúc này là 750 + 150 = 900 đơn.
Con số cụ thể sẽ khác nhau giữa các SKU. SKU bán đều thì buffer ít hơn. SKU mà ads hay chạy spike thì buffer nhiều hơn.
Lỗi phổ biến khi tính lead time
Có một vài lỗi hay gặp, biết trước để tránh:
- Dùng lead time tốt nhất thay vì lead time thực tế. Một lần nào đó hàng về 14 ngày thì không có nghĩa là lần nào cũng vậy. Hãy dùng trung bình của nhiều lô, không phải lần nhanh nhất.
- Quên chặng thông quan và giao về kho. Nhiều người tính đến lúc hàng "cập bến Việt Nam" rồi ngừng. Nhưng từ cảng hoặc cửa khẩu về kho của bạn vẫn mất thêm vài ngày.
- Không cập nhật lead time sau khi đổi nhà cung cấp hoặc đổi tuyến. Bạn đổi sang nhà cung cấp ở tỉnh khác, hoặc thử tuyến mới, thì lead time thực tế sẽ khác. Cần tính lại thay vì dùng con số cũ.
- Không tính khác nhau theo mùa. Lead time dịp Tết Nguyên Đán (nhà cung cấp nghỉ từ 7 đến 15 ngày), dịp 11/11 (kho gom và vận chuyển tắc nghẽn), khác hẳn lead time bình thường. Cần có ước tính riêng cho hai mùa này.
Tính lead time khi đặt từ nhiều nhà cung cấp cùng lúc
Nếu một đơn gom hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau rồi ghép chuyến tại kho gom, lead time thực tế của cả lô phụ thuộc vào nhà cung cấp chậm nhất, không phải trung bình. Kiện cuối cùng về đến kho gom mới chạm vào thủ tục ghép hàng và xuất đi.
Điều này có nghĩa là khi gom nhiều nguồn, bạn nên:
- Hỏi từng nhà cung cấp về thời gian xử lý đơn trước khi xác nhận đặt.
- Để ý nhà cung cấp nào thường chậm nhất và đặt họ trước hoặc chờ xác nhận của họ trước.
- Có phương án tách chuyến nếu một nguồn chậm quá, thay vì giam cả lô chờ.
Một lô gom 5 nguồn mà 4 nguồn về đúng hạn và 1 nguồn chậm 4 ngày thì cả lô trễ 4 ngày. Cái này dễ bị bỏ qua khi ngồi tính trên giấy.
Tạm kết
Lead time thật không phải con số nhà cung cấp viết trên trang sản phẩm. Đó là tổng của tất cả các chặng từ lúc đặt đến lúc hàng vào kho bạn, cộng thêm buffer thực tế để bù trừ cho những lần không suôn sẻ. Tính đúng con số này, đặt điểm đặt lại dựa trên nó, và bạn sẽ không còn đặt hàng vì hoảng loạn khi kệ đã gần trống, mà đặt vì đã tính được từ trước khi cần.