Lên kế hoạch nhập hàng 1688 trước mùa sale Shopee và TikTok Shop không phải việc ngồi nhẩm "khoảng 1 tháng trước là đủ". Đó là tư duy gây ra chuỗi sự cố: hàng về trễ, flash sale mở mà kho trống, hoặc phải chạy đường bay giá gấp đôi vì đặt quá sát ngày. Bài này đi thẳng vào lịch đặt hàng cụ thể theo ngày, đếm ngược từ 9.9, 11.11, 12.12 dựa trên lead time thực tế từng phương thức vận chuyển, để bạn biết chính xác tuần nào cần bấm đặt đơn.
Tại sao nhập hàng 1688 cần lên kế hoạch sớm hơn bạn nghĩ
Con số lead time nhiều người hay dùng là "2-3 tuần" cho đường bay và "1 tháng" cho đường bộ. Nhưng đó là thời gian trong điều kiện bình thường, không phải mùa sale.
Lead time thực tế từ lúc bấm đặt đơn đến lúc hàng vào kho Việt Nam: 15-20 ngày với đường bay và 25-40 ngày với đường bộ hoặc đường biển. Con số này chưa bao gồm bất kỳ buffer nào, và không tính đến thời gian QC, dán nhãn, đóng gói ở đầu Việt Nam sau khi nhận hàng.
Trong tháng gần mùa sale lớn, nhà cung cấp trên 1688 bị quá tải đơn hàng từ rất nhiều phía. Bước xử lý đơn thay vì 1-2 ngày có thể kéo dài 4-7 ngày. Với seller nhỏ và shop không có lịch sử giao dịch lớn, thứ tự ưu tiên xử lý thường thấp hơn so với các đơn wholesale lớn. Cộng thêm 2-5 ngày trễ này vào mọi kế hoạch trong tháng 10 (trước 11.11) hoặc tháng 8 (trước 9.9).
Hết hàng giữa flash sale không chỉ là mất doanh thu ngày hôm đó. Shopee và TikTok Shop tự động hạ điểm shop khi hàng hết stock trong lúc đang có traffic cao, thuật toán đẩy đối thủ còn hàng lên trước mắt người mua. Hiệu ứng này kéo dài vài tuần sau mùa sale, nghĩa là bạn mất vị trí hiển thị ngay lúc cần nhất.
Nếu đặt hàng rush sát ngày sale vì không kịp, bạn chỉ có một lựa chọn thực tế: đường bay. Phí vận chuyển khi đó cao hơn 30-50% so với đặt trước 6-8 tuần và chủ động chọn phương thức. Tiền lãi từ mùa sale có thể bị ăn mòn một phần đáng kể vào chi phí logistics không cần thiết.
Lịch mùa sale Shopee và TikTok Shop: Các mốc cần ghim vào kế hoạch
Có 9 mùa sale chính trong năm mà cả Shopee và TikTok Shop đều đồng loạt đẩy: 3.3, 6.6, 7.7, 8.8, 9.9, 10.10, 11.11, 12.12, và Tết Nguyên Đán. Không phải mùa nào cũng quan trọng như nhau với mọi ngành hàng. Chủ shop cần tự xác định danh sách ưu tiên dựa vào sản phẩm đang bán và vốn nhập hiện có, vì không ai đủ tiền lẫn sức để chuẩn bị full inventory cho 9 mùa một năm.
Điểm quan trọng hay bị bỏ qua: pre-sale thường mở 5-7 ngày trước ngày sale chính. Hàng phải có trong kho Việt Nam trước khi pre-sale bắt đầu, không phải trước ngày sale chính thức. Tính sai mốc này là mất nguyên tuần đặt hàng sớm.
TikTok Shop thêm một biến số nữa: mega sale theo tháng và live flash sale không báo lịch trước. Điều này có nghĩa là duy trì tồn kho đệm tối thiểu quanh năm quan trọng không kém việc nhập lớn cho mùa sale cố định. Shop chỉ chuẩn bị hàng theo lịch sale mà không giữ buffer dễ bị hụt hàng giữa tháng khi live flash sale bất ngờ nổ lượng đơn.
Về trọng lượng từng mùa: 11.11 là đỉnh cao nhất trong năm ở cả Shopee và TikTok Shop. Đây là mùa cần stock lớn nhất và ngân sách quảng cáo cao nhất. Ngược lại, 9.9 thường nhẹ hơn về quy mô nhưng có vai trò khác: nhập ít hơn, thử nghiệm SKU mới, xem cái nào bán được trước khi dồn vốn lớn cho 11.11. Hai mùa này nên được lên kế hoạch liên kết với nhau, không tách rời.
Lead time thực tế nhập hàng 1688 về Việt Nam: Phân tích từng chặng
Lead time tổng hợp từ 4 chặng cộng dồn:
Chặng 1: Xử lý đơn tại nhà cung cấp 1688. Thông thường 1-3 ngày làm việc. Trong tháng cao điểm trước sale lớn, có thể lên 4-7 ngày. Seller mới, đặt lần đầu, thường bị xếp sau các đối tác quen.
Chặng 2: Vận chuyển nội địa Trung Quốc đến kho tập kết hoặc cửa khẩu. 2-5 ngày tùy địa chỉ kho supplier. Supplier ở Quảng Châu, Nghĩa Ô, Hàng Châu có thể lệch nhau 1-2 ngày.
Chặng 3: Vận chuyển quốc tế. Đường bay 3-7 ngày, đường bộ qua cửa khẩu Lạng Sơn hoặc Móng Cái 5-10 ngày, đường biển 10-20 ngày tùy cảng đến và lịch tàu.
Chặng 4: Thông quan và nhận hàng tại Việt Nam. 1-3 ngày trong điều kiện bình thường. Trong mùa cao điểm, thông quan tại một số cửa khẩu có thể trễ thêm 2-3 ngày do khối lượng hàng hóa tăng đột biến.
Tổng thực tế: đường bay 15-20 ngày, đường bộ hoặc biển 25-40 ngày. Nếu đặt hàng trong 4 tuần trước ngày sale lớn, cộng thêm 3-5 ngày buffer vì mùa cao điểm tắc thông quan là chuyện thường gặp.
Về phân loại hàng hóa: hàng nhẹ dưới 3kg một đơn vị hoàn toàn có thể đi đường bay với chi phí hợp lý. Hàng nặng hoặc cồng kềnh như nội thất nhỏ, thiết bị, đồ gia dụng lớn buộc phải tính đường bộ hoặc đường biển, đồng nghĩa với việc cần đặt trước ít nhất 8-10 tuần. Xem chi tiết so sánh chi phí và thời gian các phương thức tại hướng dẫn ship hàng 1688 về Việt Nam giá rẻ nhất.
Framework đếm ngược: Tính ngày phải đặt hàng từ ngày sale
Công thức cốt lõi:
Ngày đặt hàng = Ngày sale - Lead time theo phương thức vận chuyển - Buffer an toàn 7 ngày - Thời gian QC và đóng gói tại kho Việt Nam (2-3 ngày)
Nói cách khác: hàng phải vào kho Việt Nam ít nhất 9-10 ngày trước ngày sale chính thức (đã tính cả pre-sale mở sớm 5-7 ngày và buffer xử lý kho).
Bảng tính cụ thể cho 3 mùa sale lớn:
| Mùa sale | Đường bay (15-20 ngày) | Đường bộ/biển (25-40 ngày) |
|---|---|---|
| 9.9 | Đặt trước 5-10/8 | Đặt trước 25/7-1/8 |
| 11.11 | Đặt trước 5-12/10 | Đặt trước 25/9-1/10 |
| 12.12 | Đặt trước 5-12/11 | Đặt trước 25/10-1/11 |
Những ngày này là deadline cuối cùng, không phải ngày mục tiêu thoải mái. Nếu đặt đúng deadline, bạn đang chạy với zero margin cho sự cố. Lý tưởng nhất: đặt sớm hơn 5-7 ngày so với con số trên.
Tình huống đang tìm nguồn hàng mới lần đầu: cần cộng thêm 7-14 ngày cho bước đặt sample và kiểm tra chất lượng trước khi đặt lô lớn. Không được gộp bước này vào lead time chính. Nếu chưa từng mua từ supplier đó, việc chờ sample kiểm tra là bắt buộc.
Ví dụ minh họa thực tế: một shop thời trang chuẩn bị cho 11.11, SKU áo khoác nữ từ nguồn hàng mới chưa từng đặt.
- 11/11: ngày sale chính
- 4/11: pre-sale mở, hàng phải có trong kho
- 2/11: hoàn tất QC và đóng gói (2 ngày)
- 13/10: hàng phải đến kho Việt Nam (tính ngược từ 2/11 trừ lead time bay 20 ngày)
- 6/10: deadline đặt đơn chính thức với supplier (thêm buffer 7 ngày)
- 28/9: deadline nhận sample và xác nhận chất lượng (cần 7 ngày kiểm tra trước 6/10)
- 14-21/9: đặt sample và bắt đầu tìm kiếm supplier
Đây không phải kế hoạch lý tưởng trên giấy. Đây là thực tế khi backtrack nghiêm túc từng bước từ ngày sale ngược về.
Lập kế hoạch tồn kho: Nhập bao nhiêu hàng cho mùa sale?
Cơ sở đầu tiên để ước tính: dữ liệu doanh số cùng kỳ năm ngoái. Nếu chưa có lịch sử, lấy GMV trung bình tháng hiện tại nhân hệ số uplift mùa sale. Hệ số thường dao động 2-4x tùy ngành hàng và mức đầu tư quảng cáo. Thời trang, gia dụng, phụ kiện điện tử có thể đạt 3-4x trong 11.11. Ngành thực phẩm, chăm sóc cá nhân thường ổn định hơn ở mức 2-2.5x.
Nguyên tắc safety stock: giữ thêm 20-30% trên số lượng forecast. Không giữ thêm tràn lan vì ảnh hưởng dòng tiền và làm chậm vòng quay hàng tồn kho. Cách tính vòng quay để không bị chôn vốn quá lâu: hướng dẫn tính vòng quay hàng tồn kho nhập 1688.
Phân loại SKU theo nhóm ABC trước khi quyết định số lượng:
- Nhóm A (bestseller, có lịch sử bán ổn định): tập trung phần lớn vốn nhập vào đây. Rủi ro thấp, tỷ lệ bán ra dự đoán được.
- Nhóm B (bán tốt nhưng không đều): nhập vừa đủ, không đẩy quá nhiều.
- Nhóm C (SKU mới hoặc bán chậm): chỉ nhập tối thiểu trước mùa sale. Dồn vốn vào nhóm C sát mùa sale là rủi ro tồn kho dài không đáng.
Trước khi chốt số lượng, tính giá vốn thực tế bao gồm toàn bộ chi phí nhập khẩu, không chỉ giá mua trên 1688. Nhiều shop lỗ trong mùa sale vì tính giá vốn thiếu rồi discount sâu. Hướng dẫn tính đúng từ đầu: cách tính giá vốn hàng nhập 1688.
6 lỗi hay gặp khi chuẩn bị hàng sỉ 1688 cho mùa cao điểm
1. Không order mẫu kiểm tra trước khi đặt lô lớn. Nhận hàng lỗi 5 ngày trước sale, không kịp hoàn hoặc đổi. Toàn bộ lô nằm kho. Bước kiểm tra mẫu không phải xa xỉ, đó là biện pháp phòng ngừa chi phí thấp nhất trong toàn bộ chuỗi nhập hàng. Quy trình kiểm hàng đúng cách trước khi thanh toán: hướng dẫn kiểm tra chất lượng hàng 1688.
2. Tính giá vốn chỉ theo giá 1688, bỏ sót phí dịch vụ order, phí vận chuyển, thuế nhập khẩu. Một SKU giá 50.000đ trên 1688 có thể có giá vốn thực 85.000-95.000đ khi tính đủ. Nếu đặt giá sale dựa trên con số 50.000đ, kết quả là lỗ khi chiết khấu sâu. Tính đầy đủ ngay từ đầu theo hướng dẫn tính phí nhập hàng 1688 cho người mới.
3. Dồn tất cả SKU vào một đơn hàng lớn để tiết kiệm phí vận chuyển. Logic đúng về chi phí nhưng sai về rủi ro. Nếu đơn hàng đó bị delay thông quan hoặc bị giữ kiểm tra, toàn bộ lô hàng cho mùa sale bị kẹt cùng lúc. Chia lô theo nhóm SKU và thời điểm cần dùng. Chấp nhận phí vận chuyển cao hơn một chút để đổi lấy sự phân tán rủi ro.
4. Quên tính thời gian QC, dán nhãn, đóng gói tại kho Việt Nam vào kế hoạch. Sau khi hàng về đến kho, vẫn cần 2-5 ngày để kiểm đếm, kiểm chất lượng, dán nhãn giá, đóng gói theo tiêu chuẩn sàn. Nhiều chủ shop tính "hàng về kho là xong" nhưng thực tế vẫn cần thêm 2-5 ngày làm việc trước khi hàng sẵn sàng giao.
5. Không có nhà cung cấp dự phòng. Nếu nguồn hàng chính báo hết stock hoặc trễ tiến độ, không có phương án B đồng nghĩa với việc shop vào mùa sale với kho trống. Với mỗi SKU quan trọng, tìm và lưu ít nhất một supplier thứ hai trên 1688. Không cần đặt hàng từ họ ngay, chỉ cần đã liên hệ, đã xem hàng mẫu, đã biết giá. Khi cần, bạn kích hoạt được ngay.
6. Không theo dõi tiến độ đơn hàng sau khi đặt. Đặt xong rồi đợi là cách tiêu tiền không kiểm soát. Cần check trạng thái đơn 48 giờ sau khi đặt (đã xử lý chưa), 5 ngày sau (đã giao đơn vị vận chuyển chưa), và theo tracking mỗi 2-3 ngày tiếp theo. Phát hiện delay sớm còn xử lý được. Phát hiện 2 ngày trước sale thì hết cách.
Câu hỏi thường gặp về kế hoạch nhập hàng 1688 trước mùa sale
Nhập hàng 1688 trước mùa sale bao lâu là vừa?
Tối thiểu 6-8 tuần cho đường bay và 8-10 tuần cho đường bộ hoặc đường biển. Tính từ ngày hàng phải có tại kho Việt Nam, không phải từ ngày sale trên sàn. Nếu đang tìm nguồn hàng mới lần đầu, cộng thêm 2-3 tuần cho bước lấy sample và kiểm tra chất lượng.
Kế hoạch tồn kho 9.9 khác 11.11 và 12.12 như thế nào?
11.11 là đỉnh cao nhất trong năm, cần stock gấp 2-3 lần mức bình thường và ngân sách quảng cáo cao nhất. 9.9 thường thấp hơn đáng kể, phù hợp để thử nghiệm SKU mới trước khi dồn vốn vào 11.11. 12.12 thường thấp hơn 11.11, và nhiều chủ shop tận dụng tồn kho dư từ 11.11 thay vì nhập hoàn toàn mới. Nếu hàng tồn từ 11.11 còn nhiều, đây là cơ hội thanh lý trước Tết thay vì giữ qua năm.
Có nên nhập đường biển để tiết kiệm chi phí trước 11.11 không?
Được, nhưng cần đặt trước ít nhất 10 tuần và chấp nhận rủi ro delay thông quan. Cách tiếp cận an toàn hơn: dùng đường biển cho số lượng lớn SKU core đã test (nhóm A), giữ phương án đường bay cho lô bổ sung nếu bán vượt dự báo. Không đặt toàn bộ vào đường biển nếu chưa có kinh nghiệm với cửa khẩu và đơn vị vận chuyển đó.
Làm sao ước tính số lượng cần nhập nếu mới bán lần đầu trên Shopee hoặc TikTok Shop?
Lấy doanh thu trung bình tháng hiện tại nhân 2-3x cho mùa sale đầu tiên. Thận trọng hơn thì nhân 2x, chuẩn bị ngân sách quảng cáo tốt hơn thì nhân 3x. Sau đó dùng dữ liệu thực từ mùa sale đó để điều chỉnh forecast cho mùa tiếp theo. Không có con số nào chính xác trước khi có dữ liệu thực.
Nhà cung cấp 1688 báo hết hàng gần ngày sale thì xử lý thế nào?
Tìm ngay supplier thứ hai trên 1688 với cùng keyword sản phẩm. Lọc theo số lượng đã bán và điểm đánh giá, liên hệ ngay và hỏi thẳng thời gian xử lý đơn hiện tại. Song song với đó, chuyển ngân sách quảng cáo sang SKU còn hàng thay vì tiếp tục push SKU sắp hết. Không có gì tệ hơn là đẩy traffic vào sản phẩm hết hàng giữa sale.
Nếu bạn thấy việc tính toán ngược các mốc này mỗi mùa sale tốn thời gian, Ordinex đang xây dựng tính năng lập kế hoạch nhập hàng trực tiếp trong nền tảng: nhập ngày sale, chọn phương thức vận chuyển, hệ thống tính ngược ra deadline đặt hàng và cảnh báo khi đến hạn. Scout (công cụ tìm nguồn hàng) và Orders (quản lý đơn nhập khẩu) đang trong giai đoạn private beta. Nếu muốn thử sớm, đăng ký tại ordinex.cc.