Hàng về chậm 30 đến 45 ngày là chuyện bình thường khi nhập 1688 bằng đường biển. Vấn đề là nhiều shop chỉ nhớ đặt hàng mới khi tồn kho đã về gần không, rồi chờ hàng trong khi đơn vẫn vào, không có gì để giao. Đặt mức tồn an toàn đúng là cách duy nhất để khoảng thời gian chờ đó không thành khoảng thời gian mất doanh thu.
Tồn an toàn là gì và vì sao cần tính riêng
Tồn an toàn (safety stock) là lượng hàng giữ thêm ngoài lượng dự kiến cần bán trong kỳ. Nó không phải tồn để bán mà là tồn để đệm, bù cho hai thứ hay sai so với kế hoạch: tốc độ bán cao hơn dự kiến, và hàng về chậm hơn lead time thông thường.
Với hàng nhập trong nước, một shop có thể đặt bù và nhận hàng trong vài ngày. Với hàng 1688, khoảng cách giữa lúc đặt và lúc nhận hàng thường là 25 đến 45 ngày nếu đi đường biển (thêm thời gian gom hàng, xếp container, thông quan), hoặc 10 đến 18 ngày nếu đi hàng không. Trong khoảng thời gian đó, shop vẫn bán, vẫn chạy ads, và nếu tồn về không có gì để đệm thì hết hàng giữa chừng là điều dễ xảy ra.
Hết hàng giữa chiến dịch ads không chỉ mất doanh thu của những ngày đó. Một số sàn tính điểm hiệu suất listing dựa trên lịch sử giao hàng và tỉ lệ hủy đơn. Hủy đơn vì hết hàng để lại điểm xấu, ảnh hưởng thứ hạng về sau.
Hai biến số quyết định mức tồn an toàn
Công thức cơ bản cho tồn an toàn gồm hai phần:
Biến động tốc độ bán. Không ngày nào bán như ngày nào. Tuần chạy ads có thể bán gấp đôi tuần bình thường. Mùa cao điểm có thể gấp ba. Bạn cần đo khoảng dao động này: lấy tốc độ bán cao nhất trong một tháng gần đây (tính theo ngày) trừ tốc độ bán trung bình. Phần chênh lệch đó là mức biến động bán cần đệm.
Biến động lead time. 1688 về Việt Nam không phải lúc nào cũng đúng lịch. Hàng bị giữ ở kho gom, container bị delay, thông quan kẹt vào dịp lễ, đặc biệt trước Tết hay trong mùa 11/11 và 12/12 khi lượng hàng tăng đột biến toàn chuỗi. Lead time thực tế có thể dài hơn lead time thông thường vài ngày đến hơn một tuần. Đo thêm phần này: lấy lead time dài nhất bạn từng gặp trừ lead time trung bình.
Tồn an toàn tối thiểu xấp xỉ: (biến động tốc độ bán theo ngày) x (lead time trung bình) + (tốc độ bán trung bình theo ngày) x (biến động lead time).
Không cần phần mềm phức tạp để tính, một bảng tính đơn giản là đủ.
Ví dụ tính thực tế
Lấy một mã phụ kiện điện thoại làm ví dụ:
- Tốc độ bán trung bình: 20 đơn mỗi ngày
- Tốc độ bán cao nhất trong tháng: 32 đơn mỗi ngày (ngày chạy ads mạnh)
- Biến động tốc độ bán: 32 - 20 = 12 đơn/ngày
- Lead time trung bình đường biển: 35 ngày
- Lead time dài nhất từng gặp: 42 ngày (kẹt thông quan)
- Biến động lead time: 42 - 35 = 7 ngày
Tồn an toàn = (12 x 35) + (20 x 7) = 420 + 140 = 560 đơn vị
Tức là ngoài lượng tồn dự kiến bán trong kỳ, shop này nên giữ thêm khoảng 560 đơn vị để đệm. Nếu cả tuần sau đó bán mạnh hơn bình thường hoặc hàng về chậm hơn vài ngày, kho vẫn không cạn trước khi lô mới đến.
Con số này thay đổi theo từng SKU. Hàng bán chậm và đều không cần đệm nhiều. Hàng biến động lớn theo chiến dịch cần đệm cao hơn.
Điểm đặt hàng lại và tồn an toàn là hai thứ khác nhau
Dễ nhầm hai khái niệm này. Điểm đặt hàng lại (reorder point) là mức tồn kho tại đó bạn bấm đặt lô tiếp theo. Nó bao gồm lượng sẽ bán trong suốt lead time cộng với tồn an toàn.
Điểm đặt hàng lại = (tốc độ bán trung bình theo ngày x lead time trung bình) + tồn an toàn.
Với ví dụ trên: (20 x 35) + 560 = 700 + 560 = 1.260 đơn vị.
Khi tồn trong kho chạm 1.260 đơn vị, đó là lúc bạn đặt lô mới, không phải chờ đến lúc kho sắp cạn. Nếu chờ đến lúc tồn còn 200 hay 300 thì đã quá muộn với lead time 35 ngày.
Nhiều shop thiếu hàng vì nhầm hai mức này: họ giữ tồn an toàn đúng, nhưng điểm kích hoạt đặt hàng thì đặt quá thấp.
Điều chỉnh theo mùa và chiến dịch lớn
Tồn an toàn không phải con số cố định cả năm. Trước các chiến dịch lớn như 11/11, 12/12, Tết âm lịch, tốc độ bán tăng đột biến trong thời gian ngắn, đồng thời lead time cũng hay giãn ra vì cả chuỗi đều tắc. Hai yếu tố này cộng hưởng.
Cách xử lý thực tế:
- Tính lại tồn an toàn cho mùa cao điểm riêng, dùng số liệu bán của mùa cao điểm năm ngoái thay vì số trung bình năm nay.
- Đặt hàng sớm hơn ít nhất hai tuần so với lịch thông thường trước đợt cao điểm. Không phải vì hàng hết sớm hơn mà vì kho gom và đơn vị vận chuyển cũng bị tắc vào thời điểm đó.
- Không cắt tồn an toàn sau đợt cao điểm ngay. Khoảng vài tuần sau 11/11 hay 12/12, tồn của nhiều shop vẫn cao bất thường vì họ nhập thêm nhưng bán chậm lại. Giữ mức đệm cao đến khi tốc độ bán quay về bình thường thực sự, không phải về trên lý thuyết.
Đặt mức quá cao cũng là vấn đề
Tồn an toàn không phải càng nhiều càng tốt. Mỗi đơn vị tồn kho là tiền bị chôn. Với hàng 1688 vốn vòng quay chậm do lead time dài, giữ tồn quá nhiều đồng nghĩa với vốn không sinh lời trong kho thay vì đang mua thêm mã khác hay chạy ads.
Mức tồn an toàn hợp lý là mức đủ bù biến động thực tế đã đo được, không phải mức bạn đặt vì cảm giác sợ. Nếu chưa đo biến động bán và biến động lead time, hãy bắt đầu từ đó trước khi đặt con số.
Một dấu hiệu tồn an toàn đang đặt quá cao: tổng tồn kho của bạn liên tục cao hơn mức dùng hết trong hai đến ba lần lead time, không có mùa cao điểm nào sắp đến. Đó là dấu hiệu nên xem lại con số.
Tồn an toàn theo nhóm hàng khác nhau
Không phải mọi SKU đều cần cùng cách tính. Có vài nhóm cần chú ý riêng:
- Hàng theo mùa hoặc trend: tồn an toàn giảm nhanh sau mùa bán vì nhu cầu giảm đột ngột. Nếu nhập quá tay cho tồn an toàn mùa peak, hàng tồn sau mùa là tiền chết. Tính tồn an toàn mùa này riêng, đừng gộp với tồn quanh năm.
- Hàng có nguy cơ hết hàng nhà cung cấp: một số mặt hàng trên 1688 có xưởng sản xuất nhỏ hoặc MOQ cao, đôi khi xưởng hết hàng đột ngột và bạn phải chờ lâu hơn bình thường. Với nhóm này, tồn an toàn nên tính thêm phần rủi ro nguồn cung, không chỉ biến động vận chuyển.
- Hàng nặng hoặc cồng kềnh: cước vận chuyển chiếm tỉ trọng lớn trong giá vốn. Giữ tồn an toàn quá cao cho nhóm hàng này tốn kho và vốn bất hợp lý. Tính thêm chi phí tồn kho vào quyết định mức đệm cho những mặt hàng này.
Tạm kết
Tồn an toàn đúng không phải giữ thật nhiều hàng trong kho, mà là giữ đúng lượng cần thiết để chịu được biến động bán và trễ vận chuyển trong khoảng lead time dài của hàng 1688. Đo biến động thực tế, tính điểm đặt hàng lại tách biệt với tồn an toàn, và điều chỉnh trước mùa cao điểm: ba việc đó ngăn được phần lớn trường hợp hết hàng giữa chiến dịch.