Hàng về đúng thời điểm cầu lên là tiền. Hàng về sau khi cầu đã qua là tồn kho. Khoảng cách giữa hai kết quả đó thường không phải do chọn sản phẩm sai, mà do đặt hàng trễ vì không tính lead time vào lịch mùa vụ.
Tại sao nhập theo cảm giác mùa vụ hay trễ
Phần lớn người bán bắt đầu nghĩ đến hàng mùa vụ khi đã thấy cầu tăng. Thấy khách hỏi nhiều mặt hàng Tết, thấy chủ đề bắt đầu xuất hiện trên TikTok, thấy đối thủ chạy camp. Lúc đó mới lên 1688 tìm hàng, đặt mẫu, chốt xưởng, rồi đặt số lượng.
Nhưng từ lúc chốt đơn đến lúc hàng về kho Việt Nam mất từ khoảng 20 đến 35 ngày với hàng đường biển thông thường (thêm vài ngày nếu có thông quan chậm hoặc kho gom đang tắc dịp cao điểm), và thêm vài ngày nữa để kiểm hàng, nhập kho, dán nhãn. Tổng cộng dễ mất bốn đến năm tuần từ khi đặt đến khi hàng thực sự sẵn sàng bán.
Nếu bạn bắt đầu đặt khi cầu đã tăng rõ, hàng sẽ về lúc cầu đang ngang hoặc bắt đầu giảm. Lãi mỏng hơn, tồn nhiều hơn, và áp lực xả hàng sau mùa đè vào dòng tiền.
Xây lịch mùa vụ cho ngành hàng của bạn
Không có lịch mùa vụ chung cho tất cả. Lịch của shop bán đồ trang trí nhà khác hẳn shop bán phụ kiện thể thao hay shop bán đồ chơi trẻ em. Mỗi ngành có nhịp riêng và bạn cần dựng lịch từ dữ liệu của ngành bạn đang bán, không phải từ cảm giác.
Cách bắt đầu: lấy lịch năm và đánh dấu các mốc quan trọng theo ngành.
Mốc lớn toàn thị trường: Tết Nguyên Đán, ngày 8/3, ngày 30/4, ngày 1/6, Trung Thu, ngày 20/10, Black Friday và 11/11, rồi Giáng Sinh và 12/12. Đây là những dịp cầu tăng trên hầu hết các ngành hàng. Mỗi mốc này bạn cần hàng sẵn sàng bán ít nhất hai tuần trước, và nhiều ngành cần một tháng vì khách bắt đầu mua sớm.
Mốc riêng theo ngành: Đồ học sinh tăng theo năm học mới (tháng 8 đến tháng 9). Đồ thể thao ngoài trời tăng theo mùa khô (tháng 12 đến tháng 4 tùy vùng). Đồ gia dụng tăng mạnh dịp dọn nhà trước Tết. Mỹ phẩm và skincare có đỉnh vào mùa lạnh. Hàng chống nắng, quạt, máy làm lạnh tăng theo mùa hè. Nếu bạn đã bán được một năm, nhìn lại dữ liệu bán hàng của mình là nguồn chính xác nhất.
Đảo ngược từ ngày bán về ngày đặt: Khi đã biết thời điểm cần hàng, trừ ngược lại lead time. Ví dụ nếu bạn cần hàng sẵn sàng vào ngày 20 tháng 12 cho mùa Giáng Sinh, và lead time thực tế của bạn là 30 ngày, thì ngày đặt hàng là khoảng 20 tháng 11. Nếu bạn đi đường biển mất 25 ngày và thêm một tuần gom hàng cộng thông quan, ngày đặt phải là tháng 11 đầu tháng.
Lead time thực tế không phải là số xưởng ghi trên 1688
Xưởng ghi "3 đến 5 ngày xử lý" và "vận chuyển 15 đến 20 ngày" thường là con số lý tưởng. Thực tế gồm nhiều chặng và mỗi chặng có thể chậm hơn dự kiến.
Cộng đủ các chặng:
- Xưởng xử lý và đóng gói: ghi trên trang 1688 là 3 đến 7 ngày. Dịp cao điểm (trước Tết Trung Quốc, trước 11/11 Trung Quốc) có thể kéo dài gấp đôi vì xưởng đang chạy nhiều đơn cùng lúc.
- Giao từ xưởng về kho gom ở Trung Quốc: thường 1 đến 3 ngày trong nội địa Trung Quốc.
- Gom hàng tại kho: nếu bạn đặt nhiều nhà cung cấp, cần chờ đủ hàng từ các xưởng về mới gom được. Tính thêm 2 đến 5 ngày tùy số lượng đơn.
- Vận chuyển đường biển về Việt Nam: khoảng 18 đến 30 ngày tùy tuyến và đơn vị vận chuyển. Hàng lẻ (LCL) thường chậm hơn hàng nguyên container (FCL).
- Thông quan và giao về kho Việt Nam: 2 đến 5 ngày trong điều kiện bình thường. Dịp Tết hay cao điểm có thể kéo thêm.
- Kiểm hàng nhập kho, dán nhãn phụ, chuẩn bị bán: 1 đến 3 ngày tùy quy trình của bạn.
Cộng lại, lead time thực tế trong điều kiện bình thường rơi vào khoảng 28 đến 40 ngày. Nếu nhập dịp xưởng Trung Quốc nghỉ Tết (thường từ cuối tháng 1 đến giữa tháng 2), cộng thêm một đến hai tuần nữa vì xưởng đóng cửa.
Quy tắc an toàn: Lấy lead time bạn đã trải qua thực tế, cộng thêm bảy ngày làm buffer. Không nên dùng con số tốt nhất đã từng xảy ra một lần để lập kế hoạch cho cả mùa.
Dịp cao điểm Trung Quốc cũng là rủi ro của bạn
Người bán Việt hay quên một biến ngoài tầm kiểm soát: lịch của phía xưởng. Có hai dịp Trung Quốc ảnh hưởng lớn nhất đến lead time.
Tết Nguyên Đán Trung Quốc (Spring Festival): Xưởng nghỉ thường từ khoảng 20 tháng 1 đến 10 tháng 2 (thay đổi theo năm). Trước Tết, xưởng chạy gấp để giải phóng đơn tồn, chất lượng kiểm soát có thể lơ hơn bình thường. Sau Tết, công nhân chưa về đủ nên xưởng chạy chậm trong 1 đến 2 tuần. Nếu bạn cần hàng cho mùa 30/4 hay đầu hè, đặt trước Tết Trung Quốc là an toàn nhất. Đặt ngay sau Tết dễ gặp delay.
Ngày 6/18 và ngày 11/11 Trung Quốc: Hai dịp khuyến mãi lớn nhất Trung Quốc. Xưởng đang chạy hàng cho thị trường nội địa Trung, kho gom và các đơn vị vận chuyển đều tắc. Lead time dịp này kéo dài thêm một đến hai tuần so với bình thường. Nếu bạn cần hàng cho dịp 11/11 Việt Nam (tháng 11), không nên đặt vào tháng 10 vì sẽ cạnh tranh với làn sóng 11/11 Trung Quốc.
Đặt trước bao nhiêu thì đủ an toàn
Không có con số tuyệt đối. Có một cách tính thực tế.
Bước 1: Ước lượng tốc độ bán trong mùa cao điểm. Nếu bạn đã bán mùa trước, lấy tốc độ đó làm chuẩn, điều chỉnh theo độ tăng trưởng dự kiến. Nếu đây là lần đầu, tham khảo số đã bán của các shop top trong cùng ngành trên sàn.
Bước 2: Tính số ngày mùa cao điểm bạn cần hàng. Mùa Tết bán mạnh thường khoảng 3 đến 4 tuần trước Tết. Dịp 11/11 bán rải từ đầu tháng 11 đến giữa tháng, khoảng 2 tuần thực sự bùng.
Bước 3: Nhân tốc độ bán mỗi ngày với số ngày cần phủ, cộng thêm 15 đến 20 phần trăm làm buffer cho sự cố (delay từ xưởng, spike nhu cầu bất ngờ). Đây là số lượng cần về kho trước ngày mở bán.
Bước 4: Trừ ngược theo lead time để ra ngày đặt hàng. Ghi vào lịch và đặt reminder trước ngày đó một tuần.
Một điểm hay bị bỏ qua: số lượng đặt dịp mùa vụ thường lớn hơn lô test ban đầu nhiều lần. Nếu lô test bạn nhập 100 cái, lô mùa vụ có thể 500 đến 1.000 cái. Nhiều xưởng có MOQ (số lượng tối thiểu) riêng cho từng mức giá và chỉ tặng giá tốt từ mức nào đó. Hỏi giá xưởng trước để biết giá vốn thực tế ở số lượng bạn định đặt.
Khi lịch mùa vụ xung đột với dòng tiền
Đặt hàng sớm là đúng về mặt logistics, nhưng đôi khi mâu thuẫn với thực tế dòng tiền. Vốn bị chôn trong hàng tồn từ lô trước, hoặc bạn chưa có đủ tiền để đặt lô lớn một lúc.
Một cách xử lý thực tế là tách làm hai đợt đặt:
- Đợt đầu: đặt lượng cơ sở đủ để phủ doanh số tối thiểu trong mùa cao điểm, đặt sớm theo lịch.
- Đợt hai: đặt bổ sung khi cầu bắt đầu tăng thật, nhưng phải tính trước lead time để hàng về kịp còn mùa.
Cách này giúp không chôn quá nhiều vốn trước, nhưng vẫn có hàng kịp thời. Đợt bổ sung phải chốt không muộn hơn bốn đến năm tuần trước khi bạn cần hàng, không phải khi đang hết hàng.
Lịch mùa vụ là tài sản tích lũy
Năm đầu bán hàng, bạn sẽ trễ ít nhất một mùa. Đó là chuyện bình thường. Điều quan trọng là ghi lại: mùa nào bán mạnh, bắt đầu từ lúc nào, bao lâu, và số lượng cần là bao nhiêu. Năm sau lịch của bạn sẽ chính xác hơn nhiều.
Ghi luôn những gì đã xảy ra với lead time thực tế: lô nào về đúng hạn, lô nào trễ bao nhiêu ngày và do đâu. Dữ liệu này không có trong sách hướng dẫn nào. Nó chỉ có trong lịch sử đặt hàng của chính bạn.
Sau hai đến ba năm giữ lịch và ghi chép, bạn sẽ biết ngành hàng của mình theo từng quý, từng tháng, và từng dịp lễ. Lúc đó việc đặt đúng lúc không còn là đoán mò, mà là quy trình.
Tạm kết
Mùa vụ không phải điều bí ẩn, nó có thể dự đoán được. Vấn đề là đặt hàng sớm đúng theo lead time thực tế, không phải theo cảm giác "gần đến mùa rồi". Dựng lịch mùa vụ của riêng bạn, cộng đủ lead time từng chặng, và đặt hàng trước khi thị trường bắt đầu nóng. Hàng về đúng lúc là lợi thế. Hàng về trễ là vốn kẹt và cơ hội bỏ lỡ.