Khi shop chỉ bán một hay hai mã, quản lý tồn kho còn nhớ được trong đầu. Nhưng khi danh mục lên đến mười, hai mươi mã trở lên, mỗi mã có lead time khác nhau, tốc độ bán khác nhau, và vốn nhập khác nhau, thì không có hệ thống là tiền đổ ra liên tục: lúc hết hàng mất đơn, lúc ôm tồn chôn vốn.
Vì sao nhiều SKU làm hỏng cách theo dõi cũ
Khi bán một mã, bạn tự nhiên để ý khi nào kho gần hết. Khi bán hai chục mã, bạn không thể để ý hết cùng một lúc. Vấn đề không phải bạn không cẩn thận. Vấn đề là số lượng mã vượt quá khả năng theo dõi thủ công.
Có ba tình huống hay xảy ra khi không có hệ thống:
- Hết hàng mà không biết. Mã bán chậm nằm lâu trong kho, bạn không chú ý. Đến khi nhớ ra thì tồn đã về không, đơn đang chờ. Phải xin hủy hoặc trả tiền cọc, điểm shop ảnh hưởng.
- Nhập quá nhiều vì lo. Thấy một mã đang chạy tốt, sợ hết nên nhập mạnh tay. Trend nguội sau vài tuần, kho ôm vài trăm kiện không bán được. Vốn nằm đó, không chuyển được sang mã khác.
- Nhập sai thứ tự ưu tiên. Dành vốn nhập mã C trong khi mã A đang sắp hết. Khi mã A hết hàng, tiền đã nằm trong mã C chưa cần gấp.
Ba tình huống này đều có một gốc chung: không biết mã nào cần nhập trước, mã nào có thể chờ.
Cách theo dõi tồn kho khi có nhiều mã
Bước đầu tiên là có một chỗ ghi tồn thật của từng mã, cập nhật thường xuyên. Không cần phần mềm đắt tiền lúc mới bắt đầu. Một bảng tính với vài cột cơ bản là đủ:
- Tên SKU
- Số lượng tồn hiện tại
- Tốc độ bán trung bình mỗi ngày (tính từ 14 đến 30 ngày gần nhất)
- Lead time thực tế của mã đó (từ lúc đặt đến khi hàng về kho)
- Ngày dự kiến hết nếu không nhập thêm
Cột cuối là quan trọng nhất. Lấy tồn hiện tại chia cho tốc độ bán mỗi ngày, ra số ngày còn lại. Ví dụ tồn còn 120 kiện, bán trung bình 8 kiện mỗi ngày, còn khoảng 15 ngày nữa là hết. Nếu lead time của mã này là 25 ngày, bạn đã trễ hạn đặt từ 10 ngày trước rồi.
Cập nhật bảng này ít nhất mỗi tuần. Nhiều shop cập nhật mỗi sáng thứ Hai, nhìn qua một lượt là biết mã nào cần hành động trong tuần.
Ngưỡng nhập lại là gì và đặt ở đâu
Ngưỡng nhập lại (reorder point) là mức tồn tối thiểu mà khi chạm đến, bạn phải đặt hàng ngay, không trì hoãn. Đây không phải mức "gần hết", mà là mức mà nếu đặt ngay bây giờ thì hàng về vừa kịp trước khi tồn về không.
Công thức cơ bản:
Ngưỡng nhập lại = Tốc độ bán mỗi ngày x Lead time (ngày)
Ví dụ cụ thể: mã bán 10 đơn mỗi ngày, lead time từ khi đặt đến khi nhận là 22 ngày (gồm xưởng sản xuất 3 đến 5 ngày, gom hàng và đóng gói 2 ngày, vận chuyển đường biển khoảng 18 đến 25 ngày, thông quan và giao về kho Việt Nam 2 đến 3 ngày). Ngưỡng nhập lại tối thiểu là 220 kiện.
Đây là ngưỡng để không hết hàng trong điều kiện bình thường. Nếu bạn thường xuyên chạy chiến dịch và tốc độ bán có thể tăng gấp đôi trong vài ngày, nên cộng thêm một khoảng đệm. Nhiều shop đặt đệm bằng 20 đến 30 phần trăm của ngưỡng cơ bản, tức là ví dụ trên sẽ trở thành khoảng 265 đến 285 kiện.
Mỗi mã có ngưỡng khác nhau vì lead time và tốc độ bán khác nhau. Cùng một nhà cung cấp nhưng hai mã khác nhau cũng có thể có ngưỡng rất khác nhau nếu một mã bán mạnh còn mã kia bán chậm.
Phân loại SKU để biết cái nào cần giữ chặt
Khi có hai chục mã trở lên, theo dõi tất cả như nhau vừa tốn thời gian vừa không cần thiết. Phân loại SKU theo đóng góp doanh thu giúp bạn biết cái nào cần giữ chặt và cái nào có thể nới lỏng.
Cách chia đơn giản nhất là theo doanh thu tích lũy trong ba mươi ngày gần nhất:
- Nhóm A: Khoảng 20 phần trăm số mã, đóng góp khoảng 70 đến 80 phần trăm doanh thu. Đây là nhóm không được để hết hàng. Ngưỡng nhập lại cao, đệm an toàn dày, theo dõi mỗi ngày.
- Nhóm B: Khoảng 30 phần trăm số mã, đóng góp thêm khoảng 15 đến 20 phần trăm nữa. Theo dõi hàng tuần, ngưỡng nhập lại bình thường.
- Nhóm C: Phần còn lại, đóng góp rất ít. Đây là nơi vốn hay bị chôn. Hạn chế tồn kho của nhóm này, nhập lượng nhỏ hơn, và thường xuyên đánh giá lại xem mã đó còn đáng giữ không.
Danh sách này không cố định mãi. Một mã C có thể thành mã A nếu trend bật lên, và một mã A có thể trượt xuống B nếu thị trường bão hòa. Xem lại phân loại mỗi một đến hai tháng.
Tránh chôn vốn trong tồn không cần thiết
Hết hàng làm mất doanh thu, nhưng ôm tồn thừa cũng làm mất doanh thu theo cách khác: vốn bị khóa trong kho, không chuyển được sang mã đang thiếu hoặc cơ hội mới.
Một vài nguyên tắc để tránh ôm tồn quá nhiều:
- Nhập theo tốc độ bán thật, không theo kỳ vọng. Tốc độ bán ba mươi ngày gần nhất là con số thực. Kỳ vọng "sẽ đẩy mạnh" chưa phải số thực. Nhập theo số thực trước, khi có bằng chứng tốc độ tăng mới nhập thêm.
- Đặt giới hạn tồn tối đa cho từng mã. Lấy số tháng tồn kho tối đa bạn chấp nhận nhân với tốc độ bán tháng, ra giới hạn. Khi nhập thêm, đừng nhập quá mức đó. Với hàng 1688 nhập từ Trung Quốc, hầu hết shop giữ tồn khoảng 45 đến 60 ngày bán là hợp lý, không nên ôm quá 90 ngày trừ khi có lý do cụ thể.
- Theo dõi tỉ lệ hàng không bán được. Nếu một mã có tốc độ bán đang giảm dần qua từng tháng, đừng nhập thêm theo thói quen cũ. Đánh giá lại xem trend đã đổi chưa trước khi bỏ thêm vốn.
Bán cùng một mã trên nhiều sàn: bẫy tồn hay gặp
Nếu bạn bán cùng một SKU trên cả TikTok Shop và Shopee, tồn kho thật là một con số nhưng hai sàn hiển thị riêng. Khi bán mạnh cùng lúc trên cả hai, dễ xảy ra cùng một kiện được bán hai lần.
Cách đơn giản nhất để giảm rủi ro này là chia tồn thật ra theo tỉ lệ bán của từng sàn, rồi cập nhật thủ công mỗi ngày hoặc mỗi khi có đơn lớn. Ví dụ tồn thật 200 kiện, sàn TikTok bán mạnh hơn thường chiếm 60 phần trăm thì để 120 trên TikTok, 80 trên Shopee. Khi tổng đơn về gần hết, giảm tồn trên cả hai sàn cùng lúc, không chờ cạn một sàn rồi mới sửa sàn kia.
Cách này không hoàn hảo nhưng đơn giản, không cần tích hợp phần mềm. Khi shop phát triển và số đơn lớn hơn, đây là lúc cân nhắc phần mềm đồng bộ tồn kho đa sàn.
Tạm kết
Quản lý tồn kho nhiều SKU không phức tạp về kỹ thuật, nhưng cần có hệ thống để không bỏ sót. Biết ngưỡng nhập lại của từng mã, cập nhật tồn thường xuyên, và phân loại SKU để tập trung vào nhóm quan trọng nhất là ba việc đủ để giữ shop không hết hàng mà cũng không chôn vốn. Bắt đầu từ bảng tính đơn giản, và chỉ nâng cấp công cụ khi bảng đó thật sự không còn đủ dùng.