Nhập nhiều quá thì vốn nằm chết trong kho. Nhập ít quá thì hết hàng giữa chiến dịch, mất doanh thu và tụt điểm sàn. Cả hai trường hợp đều có thể tránh được nếu bạn biết cách ước lượng số lượng nhập từ tốc độ bán thật và lead time thực tế của từng mã.
Tại sao ước tính "theo cảm giác" hay sai
Nhiều chủ shop nhập theo kinh nghiệm: "lần trước nhập 200 cái bán hết trong một tháng, lần này nhập 300 cho chắc". Logic này nghe ổn nhưng ẩn vài bẫy lớn.
Tốc độ bán thay đổi theo chiến dịch. Tháng trước bạn chạy ads mạnh, tháng này giảm ngân sách, tốc độ bán không còn như cũ. Nhập theo số cũ mà không điều chỉnh là nhập sai.
Lead time dài hơn bạn nghĩ. Từ lúc chốt đơn với xưởng đến khi hàng vào kho Việt Nam, cộng đủ từng chặng: xưởng chuẩn bị (3 đến 7 ngày với hàng có sẵn), gom hàng tại kho Trung Quốc (2 đến 5 ngày), vận chuyển đường biển (khoảng 18 đến 30 ngày) hoặc hàng không (3 đến 7 ngày, cước cao hơn nhiều), thông quan và giao về kho (2 đến 5 ngày). Tổng một lô đường biển thường mất 25 đến 45 ngày từ đặt đến có hàng bán. Nếu bạn không đếm từng chặng, bạn thường đặt trễ.
Không có vùng đệm cho biến động. Bán nhanh hơn dự kiến một chút, hoặc lô hàng trễ vài ngày, là cháy hàng ngay. Không có tồn an toàn thì không có chỗ chịu sai số.
Tốc độ bán thật (sell-through rate) là nền tảng
Trước khi tính bất cứ thứ gì khác, bạn cần biết mỗi ngày hoặc mỗi tuần SKU đó bán được bao nhiêu đơn trong điều kiện vận hành hiện tại của shop (ngân sách ads, số lượng nội dung, mùa trong năm).
Cách tính đơn giản nhất: lấy tổng đơn bán ra trong 4 tuần gần nhất, chia cho 28 ngày. Ra tốc độ bán trung bình mỗi ngày. Với mã mới chưa có lịch sử, lấy tốc độ bán của tuần thứ 2 và thứ 3 sau khi lên sàn (tuần đầu thường bất thường do traffic mới).
Ví dụ cụ thể: một mã bán được 280 đơn trong 4 tuần vừa rồi. Tốc độ bán = 280 chia 28 = 10 đơn mỗi ngày.
Lưu ý quan trọng: tốc độ bán này phải phản ánh điều kiện thực tế bạn sẽ duy trì trong kỳ nhập tới. Nếu bạn đang lên kế hoạch tăng ngân sách ads hoặc có chiến dịch sàn, điều chỉnh con số lên. Nếu sắp vào mùa thấp điểm, điều chỉnh xuống.
Công thức tính số lượng nhập
Khi đã có tốc độ bán và lead time, số lượng nhập cần đặt được tính theo logic sau:
Số lượng nhập = (Tốc độ bán mỗi ngày × Lead time) + Tồn an toàn - Tồn kho hiện tại
Giải thích từng thành phần:
- Tốc độ bán mỗi ngày × Lead time: đây là lượng hàng bạn sẽ bán ra trong suốt thời gian chờ lô mới về. Bạn cần có đủ hàng trong kho để bán xuyên suốt khoảng thời gian đó mà không bị gián đoạn.
- Tồn an toàn: vùng đệm cho biến động. Cách tính phổ biến là lấy tốc độ bán nhân với số ngày bạn chấp nhận để dự phòng, thường từ 7 đến 14 ngày. Mã bán chạy, mùa cao điểm, hoặc mã mà hết hàng gây mất điểm shop nghiêm trọng thì tồn an toàn nên cao hơn.
- Tồn kho hiện tại: trừ đi những gì đang có sẵn, tránh nhập dư.
Ví dụ với con số cụ thể: tốc độ bán 10 đơn mỗi ngày, lead time 35 ngày, tồn an toàn 10 ngày (tức 100 đơn), tồn hiện tại 80 đơn.
Số lượng nhập = (10 × 35) + 100 - 80 = 350 + 100 - 80 = 370 đơn.
Con số này không phải con số tối ưu tuyệt đối, nhưng nó dựa trên dữ liệu thật thay vì cảm tính, và bạn có thể giải thích tại sao mình chọn con số đó.
Điều chỉnh cho mùa vụ
Trước mùa cao điểm (Tết, 11/11, 12/12): tốc độ bán mùa cao điểm có thể cao gấp 2 đến 4 lần bình thường. Nếu có dữ liệu từ năm trước, dùng tốc độ bán đỉnh mùa để tính. Nếu không có, nhân tốc độ bán hiện tại với hệ số ước tính từ kinh nghiệm hoặc dữ liệu sàn. Đặt hàng đủ sớm để hàng về trước khi mùa bắt đầu, không phải trong lúc mùa đang chạy.
Sau mùa cao điểm: tốc độ bán giảm, tồn có thể dư. Lần nhập tiếp theo tính lại theo tốc độ bán thực tế sau mùa, không theo đỉnh.
Hàng trend ngắn: áp dụng thận trọng hơn. Lead time đường biển 30 ngày nghĩa là bạn đặt khi trend đang lên, nhưng hàng về có thể là lúc trend đã nguội. Nên nhân tốc độ bán hiện tại với hệ số giảm (khoảng 0,7 đến 0,8) để phòng trường hợp nhu cầu hạ nhiệt trước khi hàng về tới.
Điểm đặt hàng lại (reorder point)
Ngoài việc tính số lượng nhập mỗi lần, bạn cũng cần biết khi nào cần bấm đặt đơn mới. Đặt quá sớm thì chôn thêm vốn. Đặt quá trễ thì hết hàng.
Điểm đặt hàng lại = Tốc độ bán mỗi ngày × Lead time + Tồn an toàn
Đây là mức tồn kho mà khi xuống đến đó, bạn cần đặt đơn mới ngay. Không phải lúc tồn = 0, mà là đủ sớm để hàng mới về trước khi tồn an toàn cạn kiệt.
Với ví dụ trên: điểm đặt hàng lại = (10 × 35) + 100 = 450 đơn. Khi tồn kho chạm 450, đặt ngay, không đợi thêm.
Trong thực tế, đặt cảnh báo trong bảng tính hoặc phần mềm quản lý khi tồn chạm ngưỡng này. Với shop nhiều mã, ít nhất làm cho 10 mã bán chạy nhất (nhóm A trong phân loại ABC), vì nhóm này chiếm phần lớn doanh thu và hết hàng sẽ thiệt nhất.
Xử lý sai số trong thực tế
Dự báo luôn có sai số. Mục tiêu không phải là dự báo hoàn hảo, mà là sai số nằm trong vùng chấp nhận được.
Sai số nhỏ (bán nhanh hơn 10 đến 20% dự kiến): tồn an toàn xử lý được. Không cần hành động khẩn cấp, nhưng cần ghi nhận để điều chỉnh tốc độ bán trong lần tính tiếp theo.
Sai số lớn (bán nhanh hơn 30% trở lên): xem lại tốc độ bán, xác định nguyên nhân (ads mạnh hơn, sàn đẩy traffic, viral bất ngờ). Nếu nguyên nhân là nhất thời thì không cần nhập thêm ngoài kế hoạch. Nếu nguyên nhân là bền vững (tìm được KOC tốt, sàn tăng hiển thị ổn định), thì điều chỉnh lại tốc độ bán cơ sở và nhập thêm.
Bán chậm hơn dự kiến: đây thường xảy ra khi ngân sách ads giảm hoặc sàn thay đổi thuật toán. Không vội đặt thêm khi hàng đang ế. Xem lại tốc độ bán thực 2 đến 4 tuần gần nhất trước khi quyết định lần nhập tiếp.
Theo dõi và cải thiện theo thời gian
Sau mỗi lô nhập, ghi lại ba con số: số lượng nhập, ngày hết hàng (hoặc ngày tồn chạm đáy), và tốc độ bán thực tế so với dự kiến. Sau 5 đến 10 lô, bạn sẽ biết tốc độ bán của mình thường lệch lên hay xuống, và lead time thực tế của từng nhà cung cấp hay tuyến vận chuyển thường dài hay ngắn hơn báo giá.
Một cột theo dõi trong bảng tính đơn hàng nhập là đủ để bắt đầu. Không cần phần mềm phức tạp.
Tạm kết
Nhập đúng số lượng không cần phần mềm phức tạp hay mô hình thống kê. Cần ba thứ: tốc độ bán thật trong 4 tuần gần nhất, lead time đủ các chặng, và tồn an toàn đủ cho 7 đến 14 ngày biến động. Cộng ba thứ đó lại theo công thức đơn giản, trừ đi tồn hiện có, là ra số cần đặt. Làm đúng cho 5 đến 10 mã quan trọng nhất trước, rồi mở rộng dần khi bạn quen với quy trình.