Hầu hết shop online bổ sung hàng theo cảm tính: thấy tồn xuống thấp thì đặt, hoặc thấy hết hàng rồi mới cuống lên gọi. Kết quả là vừa hụt đơn trong khoảng trống giữa hai lần nhập, vừa ôm tồn quá nhiều ở lô tiếp theo vì đặt hoảng. Cả hai cái đó đều tốn tiền theo cách khác nhau.
Vòng quay bán là gì và tại sao nó là điểm xuất phát
Vòng quay bán (sell-through rate) là tốc độ trung bình bạn bán hết một đơn vị tồn kho. Cách đơn giản nhất để đo: lấy số đơn bán ra trong một tuần, chia cho lượng tồn hiện có. Kết quả cho bạn biết trong bao nhiêu tuần thì kho cạn, nếu tốc độ giữ nguyên.
Ví dụ: bạn có 300 đơn vị trong kho và đang bán 60 đơn mỗi tuần. Tồn hiện tại đủ cho 5 tuần. Nếu lead time nhập bổ sung là 4 tuần, bạn chỉ còn 1 tuần đệm. Một tuần đệm là quá mỏng, đặc biệt khi hàng hay bị delay ở khâu thông quan hoặc lúc xưởng bận.
Đây là lý do đa số shop hết hàng không phải vì nhập chậm, mà vì họ bắt đầu quy trình nhập quá muộn. Khi bạn "thấy sắp hết" thì thực ra hàng đã nằm trong vùng nguy hiểm từ một, hai tuần trước đó rồi.
Tính lead time thực tế, không phải lead time lý thuyết
Lead time trên giấy của một đơn nhập 1688 đường biển thường là 18 đến 30 ngày kể từ khi xưởng xuất hàng. Nhưng lead time thực tế phải cộng thêm tất cả các chặng trước và sau đó.
Các chặng cần tính đủ:
- Thời gian sản xuất hoặc chuẩn bị hàng tại xưởng: thường 3 đến 7 ngày, dài hơn nếu đang mùa cao điểm hoặc đơn lớn.
- Ship nội địa Trung từ xưởng về kho gom: 1 đến 3 ngày.
- Gom hàng tại kho nếu bạn đặt nhiều nhà cung cấp: thêm 2 đến 5 ngày tùy đơn vị dịch vụ.
- Vận chuyển quốc tế đường biển: khoảng 18 đến 30 ngày tùy tuyến.
- Thông quan và về kho Việt Nam: 2 đến 5 ngày thông thường, có thể dài hơn mùa cao điểm hoặc lô bị kiểm tra thêm.
Cộng lại, một đơn nhập đường biển điển hình mất 25 đến 45 ngày từ lúc bạn chốt đặt đến lúc hàng vào kho sẵn để giao. Nếu bạn đặt theo đường hàng không thì nhanh hơn, nhưng cước cao hơn đáng kể, thường không phải lựa chọn mặc định cho hàng thông thường.
Lấy con số thực tế từ vài lô trước đây của chính bạn. Đừng dùng con số nhà cung cấp hứa, vì họ tính từ lúc xuất xưởng, còn bạn cần tính từ lúc bạn bấm đặt.
Xác định ngưỡng đặt hàng lại
Ngưỡng đặt hàng lại (reorder point) là mức tồn kho mà khi tồn chạm tới đó, bạn phải đặt ngay, không chờ thêm. Cách tính:
Ngưỡng đặt lại = Tốc độ bán trung bình mỗi ngày × Lead time thực tế (ngày) + Tồn an toàn
Tốc độ bán trung bình mỗi ngày là số đơn bán ra trong 30 ngày gần nhất chia cho 30. Dùng 30 ngày để san phẳng biến động tuần.
Tồn an toàn là lượng đệm cho biến động không lường trước: tốc độ bán tăng đột biến do chiến dịch, hoặc lô hàng về trễ hơn dự kiến. Quy tắc phổ biến là dùng từ 50 đến 100 phần trăm tốc độ bán của một tuần làm đệm. Shop chạy nhiều chiến dịch quảng cáo hoặc hay có livestream đột xuất nên để đệm lớn hơn, vì tốc độ bán của họ biến động mạnh hơn.
Ví dụ cụ thể: bạn bán trung bình 20 đơn mỗi ngày. Lead time thực tế là 35 ngày. Tồn an toàn bạn đặt ở mức 140 đơn (tương đương một tuần bán). Ngưỡng đặt lại là 20 × 35 + 140 = 840 đơn. Khi tồn kho chạm 840, bạn đặt ngay, không cần nhìn thêm.
Tính số lượng đặt mỗi lần
Biết khi nào đặt mới giải quyết một nửa vấn đề. Nửa còn lại là đặt bao nhiêu.
Cách tính đơn giản nhất cho hàng bán đều:
Số lượng đặt = Tốc độ bán trung bình × Chu kỳ nhập mong muốn + Tồn an toàn - Tồn hiện tại dự kiến khi hàng về
Chu kỳ nhập mong muốn là bạn muốn lô này đủ dùng trong bao lâu. Với hàng bán đều, đặt cho 4 đến 6 tuần thường hợp lý. Ngắn hơn thì phải nhập liên tục, tốn công quản lý. Dài hơn thì cột vốn nhiều, rủi ro tồn chết nếu sản phẩm hạ nhiệt.
Một điểm cần tính thêm: MOQ của nhà cung cấp. Nếu MOQ bắt đặt tối thiểu 200 đơn nhưng tính toán cho thấy bạn chỉ cần 120, bạn có hai lựa chọn. Một là chấp nhận ôm thêm 80 đơn và để đó bán dần. Hai là thương lượng MOQ thấp hơn, hoặc ghép với mã khác cùng xưởng để đủ ngưỡng.
Điều chỉnh lịch khi tốc độ bán thay đổi
Lịch nhập bổ sung không phải thứ cài một lần dùng mãi. Tốc độ bán thay đổi theo chiến dịch, theo mùa vụ, và theo sản phẩm già đi trong vòng đời. Nếu bạn không cập nhật tốc độ bán định kỳ, ngưỡng đặt lại sẽ lệch dần so với thực tế.
Mấy tình huống hay xảy ra:
- Tốc độ bán tăng đột biến vì chiến dịch lớn hoặc KOC review. Nếu không nhận ra sớm, bạn chạm ngưỡng đặt lại sớm hơn dự kiến và có nguy cơ hết hàng trước khi lô kế tiếp về. Cần phát hiện sớm và đặt nhanh hơn kế hoạch.
- Tốc độ bán chậm lại sau khi chiến dịch kết thúc hoặc sản phẩm bão hòa. Nếu vẫn đặt theo số lượng cũ, bạn sẽ dần ôm tồn ngày càng nhiều hơn. Nên giảm số lượng đặt xuống và xem xét lại liệu mã này còn đáng tiếp tục nhập không.
- Tiệm cận mùa cao điểm: tốc độ bán tăng trước Tết, 9/9, 11/11, 12/12. Nhưng lead time cũng tăng vì xưởng bận và kho cảng tắc. Cần đặt sớm hơn bình thường và dự trữ đệm lớn hơn.
Xem lại ngưỡng đặt lại và tốc độ bán ít nhất mỗi tháng. Với hàng có tốc độ bán biến động mạnh, xem lại mỗi hai tuần.
Quản lý nhiều SKU: đừng theo dõi cùng một cách
Không phải mọi mã đều cần cùng một mức độ giám sát. Phân nhóm SKU theo mức độ ưu tiên:
- Nhóm A (chiếm phần lớn doanh thu): kiểm tra tồn và tốc độ bán hàng tuần. Ngưỡng đặt lại phải luôn cập nhật. Đây là nhóm mà hết hàng gây thiệt hại nhiều nhất.
- Nhóm B (bán đều, đóng góp vừa): kiểm tra hai tuần một lần. Có thể dùng ngưỡng đặt lại cố định trong một vài tháng trước khi cần điều chỉnh.
- Nhóm C (bán chậm, đóng góp ít): kiểm tra hàng tháng. Câu hỏi quan trọng hơn không phải "khi nào đặt lại" mà là "có nên đặt lại không".
Nếu bạn đang quản lý bằng tay trong một file, hãy đánh dấu màu hoặc dùng công thức để tự động tính "còn bao nhiêu tuần tồn" cho từng mã. Khi con số đó chạm gần lead time, đó là lúc đặt.
Tồn an toàn cho hàng 1688 dài ngày
Một điểm đặc thù khi nhập 1688 so với mua hàng nội địa: lead time dài hơn nhiều, và biến động lead time cũng lớn hơn. Một lô đường biển có thể về đúng 25 ngày, hoặc kéo tới 40 ngày nếu bị kiểm tra thêm ở hải quan hay gặp thời tiết xấu.
Vì vậy, tồn an toàn cho hàng nhập 1688 cần tính theo hai yếu tố: biến động tốc độ bán và biến động lead time. Nếu cả hai đều cao (sản phẩm hay bùng đơn, lead time hay trễ), tồn an toàn cần lớn hơn, có thể từ 10 đến 14 ngày bán thay vì 7 ngày.
Điều này có nghĩa là vốn nằm trong tồn an toàn lớn hơn so với nhập hàng nội địa. Đó là chi phí thực, cần được tính vào khi đánh giá hiệu quả của từng mã hàng.
Tạm kết
Lịch nhập bổ sung tốt không phải là biết đặt hàng khi nhìn thấy kho gần trống. Nó là biết đặt hàng khi tồn kho chạm ngưỡng tính toán được từ tốc độ bán thật và lead time thật, đủ sớm để hàng về trước khi kho cạn. Tính đúng một lần, đặt đúng ngưỡng, kiểm tra lại định kỳ khi tốc độ bán thay đổi, là cách phần lớn vấn đề hết hàng và ôm tồn có thể tránh được mà không cần phần mềm phức tạp.